Informatie bij het vastleggen van gegevens tijdens de huurder

Als u voornemende huurders controleert om een ​​vacature op uw huurpand te vullen, ontvangt u veel telefoontjes van personen die het onroerend goed willen bekijken. De informatie kan overweldigend zijn, dus er zijn bepaalde dingen die u over elke huurder wilt vastleggen, of het gewoon een telefoongesprek is, een persoonlijk bezoek of als de huurder daadwerkelijk een huurapplicatie invult. Leer zeven vitale stukken informatie om toekomstige huurders te houden die u in de toekomst kunnen helpen.

3 redenen om records te houden over toekomstige huurders

U kunt wellicht weten dat u uw huidige huurders moet bijhouden, maar u mag het niet beseffen dat het belangrijk is om de huurders te houden die niet echt hebben gehoord huur uw appartement. Deze records zijn om drie redenen belangrijk.

1. U heeft al informatie als de huurder in de toekomst opnieuw belt.

2. Helpt u te begrijpen waarom huurder het appartement niet heeft gehuurd.

3. Dien als bewijs voor als u beschuldigd bent van huisvestingsdiskriminatie.

8 records om te houden tijdens de screening van huurders

De gegevens die u op toekomstige huurders houdt, hangt af van hoe ver de huurder eigenlijk in het aanvraagproces heeft gekomen. Voor een aantal potentiële huurders, alles wat u krijgt is een voornaam en telefoonnummer en voor anderen heeft u een ingevulde aanvraag en een borg om het appartement te houden.

1. Naam, telefoonnummer en datum genoemd:

Wanneer een toekomstige huurder belt om uw woning te informeren, moet u de volgende informatie in een spreadsheet plaatsen:

• Datum die zij hebben gebeld.
• Nummer waarnaar ze gebeld hebben.
• Hun Naam.

Zelfs als de huurder geen verdere interesse heeft in de woning, kan deze lijst u in de toekomst helpen. Wanneer u een toekomstige huurder belt, moet u het telefoonnummer zoeken in de spreadsheet. Hoewel deze methode niet dwaas is, omdat mensen hun telefoonnummer veranderen, kan het u helpen te ontdekken of een potentiële huurder eerder heeft gebeld.

Bijvoorbeeld, als een huurder die vijf maanden geleden belde opnieuw belt om een ​​woning te bekijken, moet u de mogelijkheid overwegen dat ze werden uitgesteld.

2. Spreadsheet van antwoorden op kwalificerende vragen:

U moet een lijst hebben met kwalificerende vragen die u aan elke potentiële huurder vraagt ​​voordat u het onroerend goed eens kunt bekijken. Deze vragen kunnen u een basiskennis geven van de situatie van de huurder.

Voorbeelden van kwalificerende vragen bevatten:

• Verwachte Invoerdatum
• Hoeveel Slaapkamers zoek je?
• Hoeveel mensen zullen in de woning wonen?
• Geschatte maandelijkse / jaarlijkse inkomens
• Heeft u huurhulp?
• Heb je een paar dieren?
• Wanneer kan u het object bekijken?

Deze vragen stellen u niet alleen in staat om te bepalen of een huurder bevoegd is om uw woning te huren, maar zal ook dienen als vergelijking met wat de huurder daadwerkelijk op de huurapplicatie invult, als zij tot op dat punt komen. Bovendien, als een toekomstige huurder opnieuw in de toekomst belt, kunt u hun huidige informatie vergelijken met de vorige informatie die u ter beschikking heeft.

3. Datum en tijd bekeken object:

Voor potentiële huurders die de stap hebben gemaakt van het opzetten van een afspraak om het object te bekijken, moet u de volgende informatie toevoegen aan de spreadsheet:

• Datum van afspraak
• Benoemingsdatum < Zagen ze op?
• Hebben ze gebeld om te annuleren?
• 4. Reacties op het eigendom:

Wanneer prospectieve huurders het onroerend goed bekijken, moet u notities maken van wat zij doen en niet van het onroerend goed houden. Dit kan u helpen bij het bepalen van de positieven en negatieven van uw woning. Sommige negatieven kunnen gemakkelijk worden opgelost, zoals een lelijke verfkleur, terwijl anderen, zoals een derde verdieping, niet zo makkelijk zijn opgelost. In deze situaties moet u proberen om de positieven te spelen, bijvoorbeeld als u op de bovenste verdieping bent, krijgt u het beste zonlicht en er zijn geen huurders boven u.

Deze positieven en negatieven kunnen ook dienen als advies voor toekomstige aankopen. Als veel huurders hebben gereageerd op het ontbreken van een wasmachine en droger in uw woning, kan dat iets zijn dat u wilt verzekeren dat er in de toekomst een eigendom is.

5. Completed Rental Application:

Als een prospectieve huurder een huuraccommodatie invult, moet u een kopie hiervan houden, zelfs als ze de eenheid niet verhuren. Dit is een goed bewijs in geval een potentiële huurder u probeert te beschuldigen van huisvestingsdiscriminatie. U kunt aantonen dat u de aanvrager heeft afgewezen omdat zij niet voldoen aan de kwalificatienormen die u voor alle aanvragers heeft, zoals hun inkomen niet gelijk was aan ten minste twee maal de maandelijkse huur. Als de voornemende huurder de eenheid niet verhuurt, kunt u de toepassing gebruiken om te vergelijken met de informatie die zij op de huurovereenkomst legt.

6. Achtergrondcontroles / Kredietcontroles / Werkverificatie

Als de voornemende huurder de initiële kwalificatiestandaarden volgt en u de volgende stappen uitvoert om kredietcontroles, achtergrondcontroles en werkverificatie te verrichten, dient u deze documentatie te houden. Als de voornemende huurder het toestel huurt, kan het in hun bestand gaan. Als u de aanvrager weigert wegens de informatie die in dit screeningsproces is ontdekt, heeft u bewijs waarom u de aanvrager afgewezen heeft, zoals dat zij niet werkte bij het bedrijf dat ze zeiden dat zij werkte.

7. Reden voor verwerping:

U moet duidelijk vermelden waarom u de aanvrager afgewezen heeft. U kunt de aanvrager alleen met wettelijke redenen afwijzen, zoals ze niet voldoen aan de minimale inkomstenvereisten, te veel mensen zouden in de huurwoning leven of ze hebben een hevige criminele geschiedenis. U moet zich houden aan de Fair Housing Wetten.

8. Deposito-overeenkomst:

Als een potentiële huurder een borg heeft ondertekend om de eenheid vast te houden en geld aan u heeft gegeven, houd u deze documentatie.Wetten van de staat zullen variëren, dus controleer met uw staat. Sommige staten geven huurders drie dagen om deze deposito terug te betalen zonder akkoord te sluiten.

Als een huurder deze overeenkomst ondertekent, komen zij ermee akkoord dat zij de eenheid huren of, als zij dat niet doen, erkennen dat zij een storting zullen storten die zij hebben neergelegd. Een getekende kopie van dit document kan u beschermen als een potentiële huurder probeert te beweren dat u hun storting onrechtmatig heeft gehandhaafd.