Hoe u uw balans in QuickBooks

QuickBooks is krachtige boekhoudsoftware die robuuste rapportage en inzicht geeft in de financiële gezondheid van de boeken van uw bedrijf. Natuurlijk berust dit op het allerbelangrijkste uitgangspunt dat gegevens met volledige nauwkeurigheid moeten worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat de accounts correct worden toegevoegd. Invoerfouten, afrondingsfouten en onvolledige grootboeken kunnen accounts veroorzaken om onjuist op te vullen en zo de nauwkeurigheid van uw QuickBooks-uitspraken te verminderen.

Als uw boeken niet afstemmen, moet u begrijpen dat Intuit een reeks tools bevat om zakenhebbers te helpen de bron van een boekhoudfout te vinden en het effectief aan te pakken. Als u deze problemen direct herstelt, kan u ervoor zorgen dat uw boeken accuraat en actueel zijn en uw rapporten kunnen worden vertrouwd.

1. Een proefbalans uitvoeren

Voor de juiste balans van uw saldo's moet de totale som van uw gerapporteerde activa gelijk zijn aan bruto passiva plus totaal eigen vermogen. Wanneer deze accounts niet precies dezelfde waarde opleveren, worden ze beschouwd als onevenwichtig voor boekhoudkundige doeleinden. QuickBooks biedt onmiddellijke feedback over de vraag of uw accounts worden gecompenseerd door een proefbalans uit te voeren, waarmee u een snel overzicht krijgt van de netto waarde van eventuele accounts die een positief of negatief saldo hebben. Voor het doel van een proefbalans wordt elke rekening die een evenwicht heeft van nul genegeerd. Uitvoer van een QuickBooks-proefbalans kan vereenvoudigen om te identificeren welke accounts mogelijk fouten kunnen hebben.

Nadat u deze informatie hebt bekeken, schrijf u elk account in dat u van mening is dat het probleem kan zijn en het bedrag waarmee dat account onjuist is.

2. Gegevens exporteren

Gebruik informatie uit uw proefbalans, identificeer een lijst met accounts die u denkt dat u moet worden opgeruimd. Klik bovenaan het QuickBooks venster op File -> Utilities -> Export -> Lists van IIF Files.

Dit moet een venster met de titel "Export" en een lijst met selectievakjes opleveren. Vink het selectievakje aan dat bovenaan de lijst staat 'Accountrekening'. Zodra u dit item hebt geselecteerd, klikt u op "OK" aan de rechterkant van het venster. QuickBooks moet dan een IIF-bestand maken en exporteren dat in Microsoft Excel kan worden geopend. Het is vaak een goed idee om dit bestand op te slaan door het opnieuw op te slaan als een XLS. Het converteren van de IIF naar een XLS-bestand voorkomt ook mogelijke problemen met de opmaak of beveiligde modus.

3. Identificeer het problematische account

Het bestand dat in de vorige stap is gemaakt, kan worden gebruikt om een ​​grootboek van elk account dat u in de eerste stap hebt geïdentificeerd, te bekijken. Begin door de eerste twee rijen in de dataset te verwijderen om de informatie makkelijker te beheren en sorteren. Bekijk de kolommen B en F, die respectievelijk de naam en het bedrag bevatten voor elke transactie in uw boeken.Om deze gegevens nuttiger te maken, sorteer de items in kolom F van laag naar hoog. Door of door de gesorteerde lijst van transacties te scrollen of gewoon de zoekfunctie van Excel te gebruiken, probeer dan de waarden te vinden die u in de eerste stap als onnauwkeurig heeft geïdentificeerd. Als u een van de waarden vindt, moet u ervoor zorgen dat u uw werk controleert door terug te keren naar QuickBooks en een QuickReport op de grafiek van accounts te laten uitvoeren.

4. Gebruik het hulpprogramma Rebuilding herstellen

Met uw geconstateerde problematische transacties kunt u nu uw beschadigde balans herstellen om de nauwkeurigheid van toekomstige rapporten te garanderen. De eenvoudigste manier om een ​​balans te herstellen, is in veel gevallen het herbouwen van het hulpprogramma dat wordt bijgeleverd met QuickBooks. Deze functie is ontworpen om automatisch defecte transacties in een account te vinden en te repareren door deze te vergelijken met gegevens uit de algemene balans. U kunt het heropbouwen van het hulpprogramma door te klikken op Bestand -> Hulpprogramma's -> Gegevens herstellen. Als u het specifieke probleem hebt geïdentificeerd, kunt u de foutieve transactie ook handmatig repareren door in de QuickBooks-ledger te gaan. Zorg er echter voor dat u uw werk controleert om te voorkomen dat een nieuwe fout wordt ingevoerd die het huidige probleem zou kunnen exaspereren.

5. Voorkom toekomstige problemen

Terwijl het heropbouwen van het hulpprogramma en de handmatige herziening meestal de bron van ongebalanceerde boeken kan ontdekken, kan het probleem zelf in een zeldzaam geval een lang en frustrerend proces zijn.

Bedrijfsbeheerders met uitgebreide boeken moeten mogelijk duizenden transacties doorzoeken om een ​​of meer vermeldingen te vinden die mogelijk onjuist zijn. Het is daarom belangrijk dat deze strategieën worden ontwikkeld om te voorkomen dat boeken in de toekomst weer in evenwicht worden gebracht. U moet beginnen met het beoordelen van uw grootboekinvoerproces om ervoor te zorgen dat u en uw medewerkers op de juiste manier transacties aan de algemene grootboek toevoegen. Bijvoorbeeld, veel mensen die geen accountants zijn, verwarren vaak debeten en kredieten. Overweeg om te investeren in training of samenwerken met een professionele boekhouder als u sprake bent van het verspillen van waardevolle uren om rekeningen op een routine basis te verzoenen.