Hoe u de perfecte keynote-luidspreker selecteert

Een van de belangrijkste entertainment-elementen voor een evenement is het selecteren van een grote keynote speaker en andere presentatoren voor de agenda. Bij het aanhalen van een buitenluidspreker om de rol te vervullen, kunnen eventplanners zich rechtstreeks met een professionele spreker contracten of kunnen ze vertrouwen op de deskundigheid van een luidsprekend bureau. Of het nu gaat om een ​​intern executive, bedrijfsleider of een professionele spreker, een succesvol programma zal de sprekers vroeg in het planningsproces identificeren.

Hier is hoe.

Advies van een expert

Diane Goodman, voorzitter van The Goodman Speakers Bureau, Inc. in Windsor, CT is een erkende marktleider in het aanbieden van professionele en nationaal erkende sprekers en entertainers voor bedrijfs- en organisatiegebeurtenissen. Zij is de deskundige auteur achter Survive The Search: Hoe de beste professionele spreker, , een 12-pagina-primer voor ontmoetings- en evenementplanners opbouwen en kiezen.

Goodman heeft de gids gestructureerd als een checklist van handige tips en vragen die beginnende en ervaren ontmoetingsplanners moeten intern adresseren voordat ze een huur halen of een spreker selecteren.

Wat u moet doen voordat u een Keynote-luidspreker selecteert

In de eerste plaats, zoals bij elk evenement, is vooraf planning altijd nuttig en soms kritisch om de beste spreker voor uw evenement te landen. Het is veel makkelijker om de beste luidsprekers te beveiligen door minstens zes tot 12 maanden voor het evenement te plannen.

In feite was de norm voor het boeken van een professionele of bekende spreker voorheen een jaar. Dit is natuurlijk niet altijd redelijk of realistisch, en vandaag zijn de boekingen bekend om slechts een paar maanden van tevoren te worden gemaakt. Maar als je het helpt, laat je jezelf niet in paniek tijdens de crunchtijd. U zult u later bedanken.

Om voldoende voorbereid te zijn op het starten van de keynote speaker search, adviseert Goodman de volgende stappen op elk evenement en de eerste interne checklist van de planner:

1. Bepaal logistiek / planning
2. Het publiek begrijpen
3. Vaststellen van de ontmoetingsdoelstelling
4. Definieer de verwachtingen van de luidspreker
5. Benchmark succes

Zodra u deze taken doordacht (en wellicht andere die specifiek zijn voor uw evenement of ontmoeting), moet u beginnen met het zoeken naar de hoofdspreker. Een keynote speaker kan verschillende rollen spelen voor een conferentie of vergadering. Heeft uw vergadering een zakelijke spreker nodig of zou uw publiek beter gediend worden door een inspirerende of motiverende spreker? Door deze checklist door te gaan, biedt u niet alleen een beter kader om uw luidsprekersoektog te kunnen uitvoeren, maar u bespaart tijd op het achterhoofd om interne goedkeuring te krijgen op uw eerste keuze van de luidspreker.

Wat te doen tijdens de Keynote Speaker Search

Nadat u de conceptuele richting van de vergadering kent, heeft u een betere ervaring met het vinden van een passende hoofdspreker. Waar de meeste gebeurtenisplanners zich vastzitten, zit het niet in het zoek- en selectieproces zelf, maar in de onderhandelingen over keynote speaker-tarieven.

Professionele hoofdsprekers met een gepubliceerd boek kunnen bedrijven runnen van $ 10.000 tot $ 20.000, inclusief reiskosten voor een evenement. Een best verkopende auteur van New York Times, daarentegen, kan zo veel als $ 40.000 per afspraak betalen. Hoewel deze nummers buitengewoon hoog kunnen zijn voor evenementenplanners die nieuw zijn voor de hoofdsprekersruimte, moet u de kosten relatief aanpakken. Hoe vergelijkt de spreker de vergoeding van de kosten van het ontbijtbuffet of het aantal mensen dat op de vergadering wordt verwacht?

The Bottom Line

Omdat gebeurtenisplanners dienen als het interne en externe gezicht van de zakelijke bijeenkomst, zal dit soort gestructureerde benadering van de spreker selectie helpen bij het verkrijgen van de benodigde interne goedkeuringen voor een budget en het verplaatsen van een programma naar voren.

Bij het plannen van een vergadering zijn er een van de twee scenario's: de zakelijke afspraakdatum is zonder inhoud goedgekeurd of de bedrijfsvergaderdatum is niet goedgekeurd zonder bevestigde inhoud.

Goodman's aanpak beveelt aan dat eventplanners een grondig inzicht hebben in de vergadering, wie eraan deelneemt, welke berichten worden meegedeeld, welk type spreker er nodig is en wat er in het verleden gewerkt is.

Deze stappen, gecombineerd met een aantal flexibele planning en voorplanning, zullen resulteren in een succesvol programma.