Hoe u uw managementvergaderingen productieve gebeurtenissen maakt

U hoeft niet erg ver te zoeken om artikelen van deskundigen op tijdsbestuur, bewerkte leidinggevenden en andere goeroes te vinden en pundits te ontkennen bijeenkomsten en te suggereren dat u deze vaak moeizame bedrijfsduur vermijdt, krimpt of anderszins afbreekt misbaksels.

Niettemin moeten we soms ontmoeten. En ja, er is een aantal goede adviezen beschikbaar van deskundigen op tijdbeheer, agenda controle en regels van orde.

De focus hier is een beetje anders, en biedt een aantal beproefde en echte begeleiding die de managers helpt om vijf gemeenschappelijke vergaderingen te veranderen in pijnloze en productieve gebeurtenissen.

Vijf gemeenschappelijke oplossingen

1. Vernietig de dood door "Rond de tafel" updates . U kent deze vergadering. Breng achttien mensen in een kamer en vergt vervolgens elke persoon een update te delen die typisch klinkt als een poging om hun bestaan ​​te rechtvaardigen en een geval te maken voor hun betoog in de grote werkzaal van bekendheid. CEO's en senior leiders zijn berucht om deze vergaderingen te runnen, naïef te geloven dat dit een geweldige manier is voor iedereen om te horen wat er over het bedrijf gebeurt. In werkelijkheid stemmen mensen meestal uit en richten zich op het plannen van hun eigen update die niemand zal luisteren.

In plaats daarvan: In alle opzichten, kom samen met je collega's, teamleden of belangrijke collega's, maar doe niet voor de 'around the table' benadering. Bied informatie op een uitzonderingsbasis aan.

Deel relevant nieuws, inclusief financiële resultaten, grote klanten wint of updates over organisatorische initiatieven. Ook het aanbod voor particulieren uitbreiden om belangrijke problemen te verhogen. Als er iets opmerkelijk en niet algemeen bekend is, is er iemand die het moet delen. Als een groep hulp nodig heeft van een andere groep, verhoogt u het verzoek.

Anders verplicht u niet alle deelnemers om te delen.

2. Statusbijeenkomsten in het algemeen. Dit kunnen brutale tijdmoordenaars zijn, met name wanneer ze inlopen als terugkerende gebeurtenissen en slecht beheerd worden.

In plaats van : Nooit een vergadering bel voor iets wat je kan opzoeken. Maak gebruik van de technologische tools van de dag om ervoor te zorgen dat uw werkgroepen een actuele en zichtbare status update handhaven, waarbij iedereen het met een klik van een muis kan zien. Als u moet ontmoeten, snij de geplande ontmoetingsperiode in de helft, of gebruik agile benaderingen en laat een korte stand-up-sessie achter. Wees draconisch over de afwijkingen en afleidingen die deze sessies verlengen. Focus op het delen van de status en vereisen dat mensen problemen buiten dit forum aanpakken.

3. Ongestructureerde brainstormvergaderingen. De meeste brainstormingsbijeenkomsten zijn zo slecht vergemakkelijkt dat we uiteindelijk ideeën onderdrukken, het idee van de baas ondersteunen of goede lijsten van koele dingen opwekken die nooit meer worden gehoord of gezien.

In plaats daarvan: Werk om het brainstormonderwerp te definiëren en deel het met uitnodigers voor de sessie. Verzamel hun input en consolideer en post het of deel het zonder toewijzing aan de ideeën. Gebruik de live sessie om te springen en voortbouwen op de ingediende ideeën, toe te voegen aan de lijst.

Weerstaan ​​de drang om ideeën te evalueren in deze sessie. Inclusief andere technieken die de socialiseringsdruk minimaliseren, zoals hersenschrift. En boven alles, consolideer de ideeën en creëer een proces om ze te evalueren en ze te archiveren voor een makkelijke groepsreferentie in toekomstige sessies en situaties.

4. Operaties beoordelingen die de Inquisitie blijken te zien. Als u ooit heeft meegemaakt door een sessie waar de ontmoetingsleider - gewoonlijk een executive - zich richt op één of andere worstelingfunctie of zoekt naar de zwakke plek in ieders presentatie en dan de boodschappers genadeloos gretst, weet u hoe destructief dit formaat is. Doe dit proces niet door.

In plaats daarvan: houd de diepe functionele duiken en corporate proctology examens privé en focus op het delen van belangrijke operationele indicatoren, problemen en kansen.

De groepsbijeenkomst is niet de tijd of plaats om een ​​onderscheidend gebied of individu te scheuren. Stel een vervolgvergadering ter plaatse op, maar doe niemand anders aan uw zichtbare kruisonderzoek over dit onderwerp. Wees niet terug op de verantwoordingsplicht voor verbetering, maar elimineer wreedheid en wat betekent dat je publieke shaming uit je meeting management repertoire hoort.

5. Vergaderingen die problemen veroorzaken die spontane beslissingen vereisen. Opvallend of ironisch is de vergaderzaal een van de slechtste plaatsen voor snelle beslissingen. Als u een probleem voor het eerst opheft en een besluit vraagt, worden mensen ter plaatse op de hoogte gebracht, en ze zullen u verzetten om deze aanpak te gebruiken.

In plaats daarvan: Werk onophoudelijk voor groepsbijeenkomsten om belangrijke belanghebbenden te betrekken bij kwesties en opties. Geef hun input, bied je perspectieven en werk aan broker gedeelde interesses. Gebruik het vergaderforum om de belangen van de belanghebbenden te valideren en hun aanbevelingen te identificeren. Terwijl u nog steeds geen onmiddellijke beslissing krijgt zonder nog een stap of twee, heeft u uw werkrelaties versterkt met uw pre-sessiewerk.

De bodemlijn voor nu:

We zijn van nature gemeenschappelijke wezens en zelfs met een verscheidenheid aan technologische hulpmiddelen die ons in staat stellen om te verbinden zonder op dezelfde plek te zijn, soms helpt het gewoon om face-to- gezicht. Gebruik deze tijd verstandig en laat uw respect voor deelnemers zien door vergaderingen te produceren die tijd investeren en de kwaliteit van informatie delen in een niet-bedreigende omgeving maximaliseren.