9 Stappen naar een meer productieve werkdag

In de hectische werkplek van vandaag hebben downsizing en stijgende werklast ons gedwongen om slimmer te werken. Tim Kehl, een gespecialiseerde werk-leven balans specialist in Madison, Wisconsin, biedt een paar tips hieronder over hoe je slim en efficiënter werkt.

Voor aanvullende strategieën, controleer deze tips voor tijdbeheer en tips over werk-leven saldo.

Werken slim en efficiënter

Met behulp van de tijd is efficiënter een belangrijke vaardigheid die iedereen van de receptionist aan de beheerspartner kan leren.

Het aannemen van de juiste combinatie van tijdbeheerpraktijken kan stress verminderen en u bespaar tot een uur per dag. Hieronder staan ​​negen tips over hoe u slim werkt en efficiënter bent.

1. Gebruik technologie om georganiseerd te worden. U kunt niet uw meest productieve zijn als u ongeorganiseerd bent en omringd wordt door rommel. Ontdoen van die willekeurige stapels papieren en notities en gebruik een eenvoudig elektronisch archiefsysteem. Er zijn tal van softwareprogramma's die u kunnen helpen om een ​​breed scala aan klant- en productgegevens te organiseren, waardoor u snel en gemakkelijk toegang kunt krijgen. Voer ook een persoonlijk plannenprogramma in waarmee u een agenda, doe-lijsten, werkplannen en een directory van contacten kunt houden.

2. Groepeer inkomende berichten. Voortdurend het controleren en beantwoorden van uw e-mail, voicemail en andere berichten onderbreekt uw gedachtegang en bemoeilijkt de productiviteit, vooral bij banen die creatief, innovatief of strategisch denken vereisen.

Leer reageren op inkomende berichten in batches en overwegen ze slechts drie of vier keer per dag te controleren.

3. Adopt een 'one-touch' benadering. Gebruik het principe 'Doen, Delegeren, Verwijderen of Bestand' voor het omgaan met e-mails, brieven, rekeningen, sms'jes, spraakberichten en andere verzoeken.

4. Drop-time wasters. Er wordt veel tijd verspild door het uitstellen, het doen van drukke werkzaamheden, het bezoeken van afleidende websites (met name sociale media-sites), onnodige bijeenkomsten, rapporten over te bewerken en interactie met chattige collega's die altijd roddelen of klagen.

Concentreer op de taken en activiteiten die eigenlijk de naald van het bedrijf verplaatsen en verminderen of elimineren die niet.

5. Neem regelmatige mini-pauzes. Zelfs de drukste mensen moeten hun gedachten twijfelen en hun benen nu en dan uitrekken. Neem periodiek een adem van vijf tot tien minuten van uw bureau af. Neem een ​​snelle wandeling naar buiten als je maar kan, doe een aantal stretchoefeningen of loop een paar keer omhoog en omlaag de trap. Praat met iemand die je leuk vindt. Drink water. Eet een gezonde snack zoals verse groenten en fruit. Kortom wegtrekken van je werk zal je lichaam ontspannen en je geest verjongen. Bovendien wordt u minder in de avond wanneer u thuis gaat in de avond.

6. Delegate. Je hoeft het niet allemaal te doen. Werkelijk. Andere mensen zijn redelijk in staat om enkele taken te verrichten die u over het algemeen voor uzelf reserveert. Overweeg welke taken u met anderen kunt delen. Begin vervolgens langzaam met een aantal van deze verantwoordelijkheden. Hiermee kunt u zich richten op uw prioriteitspunten, terwijl uw collega's een kans krijgen om te groeien en te schijnen.

7. Leer om nee te zeggen. Zulk een klein woord, maar toch moeilijk te zeggen. Wanneer iemand u vraagt ​​iets te doen die niet uw passie of prioriteit is, beleefd maar stevig afwijzen.

Herinner je eraan dat het zeggen dat nee op een ding je de vrijheid geeft om iets te zeggen dat je meer tijd vervult en meer tijd en vaardigheden waard heeft.

8. Stop met het streven naar perfectie. Je zult het zelden bereiken, en het is bijna altijd onnodig. Perfectionisme leidt vaak tot microbeheersing, slechte relaties met collega's, uitstel, lage productiviteit, depressie, stress en angst. De meest succesvolle mensen zijn degenen die tevreden zijn wanneer een baan goed gedaan is en hun behoefte aan perfectie voor de weinige, echt belangrijke dingen opslaan.

9. Weet wanneer u hulp vraagt. Als u op het werk overweldigd bent en dat onnodige stress veroorzaakt, lijd niet in stilte. Schud het Superwoman / Superman-beeld en leg uw situatie aan aan uw baas of toezichthouder. Onhoudbare werk situaties kunnen meestal worden verlicht, maar het zal wat zelfvertrouwen doen.

Als een gebalanceerd leven je steeds ontlont, of als je chronische stress ondervindt, praat dan met een professional (een raadgever, geestelijke gezondheidswerker of clerper). Profiteer van de diensten die worden aangeboden door uw medewerkersbijstandsprogramma (EAP). Het toestaan ​​van je leven om je week na week, maand na maand te overwinnen, kan leiden tot ernstige lichamelijke, mentale en sociale problemen. Wees positief en weet dat er oplossingen voor je problemen zijn, maar je moet hulp zoeken.