Hoe u goede zakelijke records opslaat - de makkelijke manier

25 mei 2015

U heeft een bedrijf gestart en iemand (waarschijnlijk uw bankier) zei: "Bevat u goede bedrijfsrecords?" Als er een blanco blik op je gezicht is, heeft u wellicht wat hulp nodig om het proces van het opnemen van een bedrijf vast te stellen. Als u vragen hebt, zijn hier de antwoorden:

Waarom moet ik goede bedrijfsrecords houden?

Rekening houden voor zakelijke doeleinden is een verantwoordelijkheid, niet alleen iets extra dat je doet als je extra tijd hebt.

Als bedrijfseigenaar, moet u goed registreren van uw zakelijke activiteiten:

• In geval van een rechtszaak, om uw positie te herstellen
• Op belastingtijd, > een nauwkeurige bedrijfsbelastingopgave voorbereiden Als u door een overheidsinstelling
• Dus geverifieerd wordt, weet u hoeveel geld u heeft
• (dus u bent niet overgedragen aan de bank ) Om vragen te beantwoorden van klanten en verkopers.
• En dat zijn gewoon de belangrijkste doeleinden. U wilt goede records houden, zodat u weet of uw bedrijf geld maakt.

Welke records moet ik houden?

Het gemakkelijke antwoord hierop is 'alles'. U moet records bijhouden op:

Klanten of klanten.

In geval van vragen moet alles in verband met de transacties die u met klanten of klanten heeft gehad, worden bewaard. Ze hebben je geld gegeven, en je hebt een verantwoordelijkheid om te laten zien waar het ging. Bewaar gegevens over facturen, debiteuren en betalingen.

• Vendors. Het houden van platen is ook belangrijk in uw omgang met leveranciers (die mensen betalen u voor diensten en producten.) Bewaar uw bestellingen en betalingbewijs.
• Medewerkers.

Uw bedrijf is wettelijk verplicht om uitstekende personeelsrecords te houden.

• Financial. Fortax doeleinden en in geval van een audit, heb je records nodig van alle zakelijke transacties, leningen, activa aankopen en meer. Bewaar met name de bedrijfskosten, inclusief zakenreizen, kilometers, maaltijden en entertainment.
• Contracten en juridische documenten, inclusief die welke betrekking hebben op de oprichting van uw bedrijf, met enig contract dat u heeft aangegaan. Dit omvat vergunningen en licenties, registraties van handelsmerken, octrooien of auteursrechten, en eventuele leningen of kredietlijnen.
• E-mails en andere zakelijke communicatie. Er zijn voor- en nadelen hierop; zie het artikel van Susan Heathfield over internet en email beleid.
• Hoe en waar moet ik deze records bijhouden?

U kunt alle records op een fysieke locatie, in een recordboek of een archiefsysteem bewaren. U kunt ook op uw computer of "in de cloud" records houden met een juiste back-up, natuurlijk. Het maakt niet uit waar je die records vasthoudt, zolang ze snel en volledig toegankelijk zijn wanneer ze nodig zijn. Hoe lang moet ik deze bedrijfsrecords houden?

Hoe lang je records moet houden hangt af van het type records. Het is altijd veilig om alles voor altijd te houden, maar dat wordt een beetje overweldigend.

Bewaar belastingrecords totdat je er zeker van bent dat die records niet worden gecontroleerd. William Perez bij Tax Planning heeft de details over het houden van fiscale platen. Bewaar alle records die u gebruikt om uw bedrijfsbelasting op te stellen, naast de retourzending.

Medewerkersrecords dienen te worden gehouden zolang er kans bestaat dat u ze nodig heeft.

Dit hangt af van het type record en het soort actie dat mogelijk is tegen uw bedrijf. Sommige informatie over de bewaring van de werknemers moet door de wet worden bewaard. (Ja, het is complex.) U moet ook ten minste een jaar werkaanvragen houden.

De IRS heeft een artikel over hoe lang zakenregisters, fiscale doeleinden en andere zakelijke doeleinden te behouden.

Hoe maak ik deze record-taken eenvoudiger?

1.

Zoek goede zakelijke boekhoudsoftware

en gebruik het. Zoek software die u toelaat om de factuur te betalen en dat geeft u 2. Maak een systeem aan om informatie te verzamelen, controleer dan of het juist is, schrijf het op de juiste plaats, controleer het periodiek en doe er zo nodig aan. 3. Maak het een gewoonte.

Het belangrijkste wat u kunt doen om zakelijke records makkelijk te maken, is het creëren van de gewoonte om te registreren wat u in uw bedrijf doet zoals u dat doet.

Dit heeft betrekking op financiële verslagen, maar voor elk soort transactie of omgaan met andere partijen. Zet het schriftelijk en houd wat je hebt geschreven.