Hoe scheidt u plichten met een klein personeel?

Het verdelen van boekhoudkundige verantwoordelijkheden is essentieel bij het houden van accurate boeken en het verminderen van het risico op fraude. Bijvoorbeeld, een werknemer die contantbetalingen telt, moet ook niet verantwoordelijk zijn voor het besturen van het geld aan de bank.

In een kleiner bedrijf zonder een grote boekhoudkundige afdeling is het scheiden van plichten makkelijker gezegd dan gedaan. In feite is een van de grootste risico's voor kleine bedrijven het gebrek aan scheiding van de belangrijkste taken, waardoor de kans op risico's en blootstelling aan slechte boekhoudpraktijken wordt vergroot.

Of u nu wettelijke risico's heeft om uw processen nu te corrigeren of gewoon uw bedrijfsstructuur wilt aanpassen om eventuele problemen in de toekomst te voorkomen. Hier zijn enkele ideeën om u te helpen verdelen verantwoordelijkheden, zelfs wanneer u Er zijn niet veel medewerkers beschikbaar.

Vereis periodieke vakanties

Veel bedrog is ontdekt wanneer de boekhouder haar eerste vakantie in jaren neemt of een manager is gedwongen om een ​​zieke dag te nemen die een lang record van perfecte aanwezigheid breekt. In deze situaties proberen de vervangers hun toegewezen dagelijkse taken uit te voeren maar merken dat de nummers uit zijn. Wanneer het management onderzoekt, vinden ze hun perfecte medewerker altijd aan het werk om iemand anders te voorkomen dat hij de fraude ontdekt.

Het probleem is dat medewerkers die altijd aan het werk komen vaak gezien worden als de meest waardevolle en betrouwbare medewerkers. Dit zorgt voor een kans om hun onafhankelijkheid en het gebrek aan iemand te controleren van hun werk.

Laat geen werknemer maanden of jaren gaan zonder een echte vakantie te nemen. Een goede medewerker verdient de pauze, en je hebt de kans om slecht te halen. In feite, beschouw het als een rode vlag als een werknemer nooit een werkdag mist, ongeacht hoe ziek of hoe hij behoefte heeft aan een vakantie die hij of zij zou kunnen zijn.

Werknemers roteren van andere locaties of verschuivingen

Veel consumentgerichte bedrijven hebben slechts één of twee medewerkers op een bepaalde tijd in een winkel.

Als iemand alleen is, voelt hij zich meer verleidelijk om te stelen en minder angst om te raken.

Als u vakanties wilt maken, wilt u de medewerkers rondrennen. U kunt ze meestal op hun favoriete locaties houden, maar hebben ze af en toe werkzaam bij verschillende winkels of verschillende verschuivingen. Op die manier kunt u kijken naar trends zoals geldontvangsten altijd afnemen als een bepaalde werknemer een specifieke shift werkt, terwijl andere met dezelfde shift werken.

Verzend boekhoudtaakjes

U hoeft uw boekhouding niet op één plaats te doen. In plaats van uw frontline medewerkers of managers alles te proberen, kunt u taken uitzenden.

• Medewerkers in elke winkel kunnen verkopen en andere ruwe boekhoudkundige gegevens opgeven.
• Een senior manager op uw grootste locatie kan verantwoordelijkheid nemen voor het machtigen van aanpassingen aan klantrekeningen.
• Een accountant in een centraal kantoor kan uw rekeningen afstemmen en uw jaarrekening opstellen.

Als u meerdere locaties of meerdere gekwalificeerde werknemers niet heeft, is dat goed. Uitgegeven boekhouddiensten kunnen u helpen bij het invullen van de leemten.

Creëer duidelijke beleidslijnen en procedures

Terwijl veel mensen ervoor kiezen om te werken voor kleine en groeiende bedrijven omdat ze geen bureaucratie hebben van grote bedrijven, is het belangrijk om beleid en procedures vast te stellen in elk grootschalig bedrijf.

Onthoud dat fouten veel vaker gebeuren dan oneerlijkheid.

Als iemand een taak krijgt om alleen te begeleiden met wat begeleiding over hoe hij het kan doen, kan hij het op een manier doen die de kans op kostbare kosten aanzienlijk vergroot. Als u iemand een duidelijk proces geeft om te volgen en te verklaren dat u het zo wilt doen om het risico op fouten te verminderen, zal hij waarschijnlijk het precies doen hoe u hem heeft gevraagd het te doen.

Dit is vooral belangrijk voor medewerkers die een hoge mate van autonomie hebben en managers niet altijd hun werk controleren. Aan de andere kant, ook als u taken deelt en de medewerkers vertelt hoe u ze kunt uitvoeren, moet u ervoor zorgen dat u op elk moment naar u kan om hulp of begeleiding.