Eenvoudige home business filing systemen

Zelfs in deze digitale wereld is het verrassend hoeveel papier een thuisbedrijf kan ophalen. Daarnaast is er zoveel mogelijk in huisbedrijven te volgen, van uw financiële accounts, marketingstrategieën, projecten, klanten en meer. Het is essentieel om vroegtijdig organisatorische systemen te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat u in staat bent om te vinden wat u nodig heeft wanneer u het nodig hebt.

Wat u moet opslaan en organiseren

In zekere mate zullen de items die u nodig hebt om een ​​systeem van indiening te ontwikkelen, veel van uw bedrijf afhangen.

Bijvoorbeeld, als u een tastbaar product verkoopt, heeft u iets nodig dat uw inventaris volgt. Hier is echter een algemene lijst van artikelen die u in uw huisonderneming moet bijhouden:

• Bedrijfs- en marketingplannen.
• Juridische documenten (dwz LLC papierwerk, bedrijfsvergunning en registratie van intellectuele eigendom, contracten)
• Contacten (professioneel, klanten, leveranciers, dienstverleners, enz.)
• Financiële informatie (Winst- / verliesrekening, balans, betalingen / vorderingen)
• Belastingen
• Bedrijfsuitgaven (ontvangsten)
• Projecten

Samen met deze lijst voegt u items toe die specifiek zijn voor uw bedrijf.

Systemen voor het organiseren van uw huisbedrijf

Odds gebruikt u een verscheidenheid aan methoden om uw papieren en andere belangrijke informatie op te slaan en te verwerken. De belangrijkste factor is het kiezen van een methode die het beste voor u werkt. Iedereen heeft een andere manier van denken en organiseren. Bijvoorbeeld, voor sommige mensen is het zinvol om bestanden alfabetisch te organiseren, maar voor anderen vinden ze het makkelijker om per datum te organiseren.

Als u niet zeker bent wat voor u het beste werkt, probeer dan een, en als u ernaar streeft, handhaaft u een ander systeem.

Hier zijn drie manieren om uw bestanden en informatie te organiseren:

Eenvoudig bindmiddelbestandssysteem:

Voor kleine bedrijven die niet te veel papierwerk genereren, is het bindersysteem een ​​goede keuze.

Het is ook ideaal voor mensen die alles op één plaats willen hebben of die hun informatie nodig hebben om mobiel te zijn. Het bindersysteem maakt gebruik van een groot drie ringbinder, bladbeschermers en sectieverdelers. Gebruik de sectieverdelers om uw bedrijfscategorieën te organiseren, zoals afwachtende bestellingen, voltooide bestellingen, meesterkopieën van verschillende vormen … enz. Vanaf daar begint u de bestanden in de lakbeschermers te verzamelen.

Zodra het bindmiddel vol wordt - aan het einde van de week, maand of drie maanden - is het tijd om te zuiveren. U zult gewoon bestellingbestanden en andere historische records overzetten naar een traditioneel archiefsysteem dat de organisatie van uw bindmiddel nauwkeurig weerspiegelt.

Traditioneel bestandssysteem:

De traditionele archiefsystemen maken gebruik van een archiefkast, bestanden hangen en manila-mappen. Bijna elke onderneming zal uiteindelijk dit soort filing nodig hebben, aangezien hun bedrijf groeit.Er is maar te veel papierwerk opgebouwd met verloop van tijd niet om er een te hebben. En aangezien de belastingrecords voor zeven jaar behouden moeten worden, moet u al deze gegevens opslaan. Traditionele filing systemen zijn ideaal voor items die moeten worden bewaard, maar niet regelmatig toegankelijk, zoals belastingen van het vorige jaar en bedrijfsvergunning. Hier zijn een paar tips om uw traditionele filing systeem op de grond te krijgen en succesvol:

• Denk aan welk type systeem u eigenlijk wilt gebruiken. U kunt nuts kopen van koele kantoorbenodigdheden en het meest uitgebreide en kleurrijke filingsysteem in de wereld ontwerpen, maar als het niet past bij uw werkstijl, wordt het verspilling van de opzettijd en het geld.
• Maak een systeem voor het beheren van uw papier waarmee u de minste hoeveelheid "aanraking" kunt gebruiken. U wilt voorkomen dat u stapels papier opbouwt en meerdere stukken aan elk stuk handelt. Werk in plaats daarvan om beslissingen te nemen over waar een stuk papier de eerste keer moet gaan als je het aanraakt.
• Plaats tijd voor indiening. Het is makkelijk om deze taak als de pest te vermijden, maar het is nodig en zal uw bedrijf veel vlot helpen. Vooral ontvangsten en andere items die op fiscale tijd worden gebruikt, houden deze spullen georganiseerd, waardoor uw belastingen veel gemakkelijker worden ingediend.

Elektronisch bestandssysteem:

De digitale wereld heeft de behoefte aan papieropslag niet volledig uit de weg geruimd, maar het heeft informatie veel gemakkelijker opgeslagen. Digitale systemen kunnen facturen creëren, verzenden en beheren, en het kan uw bedrijfsfinanciën bijhouden en vervolgens worden geïmporteerd in belastingsoftware voor e-filing. U kunt ontvangstbewijzen scannen en opslaan in een bestand op uw computer (hoewel u waarschijnlijk ook de papieren versie moet houden). Elektronische systemen kunnen uw klanten, klanten en prospect informatie opslaan in een klantrelatie management systeem voor makkelijke toegang, emailing, facturering en meer. Online systemen kunnen worden gebruikt om uw ideeën op te slaan, u te helpen bij het beheren van projecten, het organiseren van informatie of onderzoek.

Net als papierbestandssystemen moet uw digitale filingsysteem een ​​organisatiestructuur hebben, met behulp van mappen en bestanden opgeslagen op uw computer of in de cloud. Voor het makkelijkste beheer, gebruik dezelfde structuur en bestandsnamen in uw digitale systeem zoals u in uw papiersysteem doet.

Om uw digitale bestanden te beschermen, back-up ze op een aparte harde schijf of naar een online opslag systeem.

Een combinatie van bovenstaande

Kansen zijn dat u meer dan één systeem moet gebruiken om alle gegevens en materiaal te beheren die u in uw bedrijf moet opslaan. Eerst moet u bepalen wat voor u het beste werkt en implementeer het dan. U heeft bijvoorbeeld een bindersysteem om u te helpen het dagelijks beheer van uw bedrijf te organiseren, zoals uw schema, marketing en kopieën van uw formulieren. Uw traditionele systeem kan al uw langlopende papieren houden, zoals belastingen, vergunningen en bedrijfsvergunningen van voorgaande jaren en intellectuele eigendomsregistraties. U kunt een digitaal systeem gebruiken om uw ideeën, zoals Evernote, op te slaan en projecten te volgen.

Aan de andere kant wil je misschien zo digitaal mogelijk zijn, met behulp van een online takenlijst en kalender, alle ontvangsten in je computer scannen en software of online services gebruiken voor al uw zakelijke bedrijfsbehoeften. Toch wil je nog steeds een systeem voor het beheren van het papier dat wordt gegenereerd. De sleutel is om het systeem te vinden dat makkelijk is om vast te houden en de informatie te vinden die u nodig hebt, wanneer u het nodig hebt.

Bijgewerkt September 2016 Leslie Truex