Makkelijk e-mailbeheer voor bezet huishoudelijke eigenaars

Email biedt een geweldige, betaalbare manier om uw huisbedrijf te bemarken, in contact te blijven met klanten en klantenservice te bieden; het kan echter ook vervelend en verspillingstijd zijn. Tenzij u een virtuele assistent huurt, moet u een manier vinden om e-mail te beheren waarmee u tijdig kunt reageren, maar toch niet de hele dag beantwoorden. Hier zijn tips voor het beheren van uw e-mail.

1) Verminder de hoeveelheid e-mail die u ontvangt.

Er zijn verschillende manieren om het aantal e-mails in je inbox te beperken.

De eerste is een antwoord op de meest voorkomende vragen die u op uw website ontvangt met een FAQ-pagina. Op deze pagina schrijf je de vraag en beantwoord het dan. Verwijs mensen erop op uw contactpagina, en suggereer dat ze er eerst na kijken om te kijken of hun vraag beantwoord is. Door zoveel mogelijk informatie op uw website te verstrekken, kunnen uw bezoekers hun antwoorden krijgen zonder u te mailen.

De tweede manier om de email die u ontvangt te verminderen, is om u te abonneren op lijsten die u niet leest. Als u vindt dat u nieuwsbrieven en andere zakelijke updates verwijdert of sortert, maar niet lezen, is het tijd om u te abonneren. Als u op de hoogte bent van een blog, is het beter om een ​​feedreader te gebruiken die alle nieuwe berichten opneemt en opneemt zonder uw inbox te vullen.

Een derde manier is om je e-mail te "wassen" om spam te blokkeren en ongewenste e-mail te stoppen. MailWasher biedt gratis en pro-versies die kunnen helpen bij het blokkeren van spam-, junk-e-mail- en phishing-oplichting.

2) Beperk het aantal e-mailaccounts dat u hebt.

Sommige huiseigenaren maken meerdere accounts, zoals een voor klantenservice en een voor technische hulp, en denken dat het hen zal helpen om e-mail te sorteren en te beheren. Maar meerdere accounts creëren alleen meer werk, tenzij je een virtuele assistent hebt die de taak heeft om één of meer e-mailaccounts te managen.

Uiteindelijk heeft u alleen twee accounts nodig; een voor persoonlijke en een voor zaken.

3) Beperk het aantal keren dat u elke dag e-mail controleert.

Het controleren van e-mail lijkt op een goede activiteit, maar toch is het een van de grootste tijdverspreiders, net achter sociale media. Omdat e-mail snel en direct is, is er een idee dat je er altijd op moet, maar dat is niet waar. Terwijl u uw klanten of klanten niet te lang wilt laten hangen, hoeft u geen e-mail te ontvangen op het moment dat het aankomt. In plaats daarvan, controleer e-mail twee of drie keer per dag. Wanneer u het controleert, verbindt u zich aan om alles in uw mailbox te behandelen op dat moment.

4) Ontwikkel een systeem voor het omgaan met en sorteren van e-mail.

Met de meeste e-mailprogramma's kunt u mappen maken waarin u e-mail kunt sorteren. U kunt bijvoorbeeld mappen maken voor "to-do", "receipts", "read-to-read", enz.Elke e-mail die binnenkomt wordt beantwoord en / of gesorteerd. Als u een visueel persoon als ik bent, kunt u Google's Gmail-programma gebruiken om meerdere inboxen te maken. Wanneer e-mail komt in de hoofdinbox, sorteer het op inboxen 'beantwoorden', 'om te beantwoorden', 'te lezen' en 'klantinfo'. Al deze gespecialiseerde inboxen verschijnen in verschillende secties op de Gmail-pagina. Een ander voordeel voor Gmail is het gebruik van labels, zoals ontvangsten, om e-mail te markeren.

5) Verwijder, verwijder, verwijder.

Als u veel onnodige e-mail ontvangt, verwijder het zo snel mogelijk. Overweeg het gebruik van een web-based email om ongewenste mail te verwijderen voordat u naar uw e-mailprogramma downloadt. Als u e-mail op internet gebruikt, scant u eerst de junk eerst en verwijder deze. Dit laat alleen de items achter waarop u moet reageren. Raadpleeg # 1 over het verminderen van de e-mail die u ontvangt als u vindt dat u de typen e-mail of veel e-mail van een enkele afzender verwijdert.

6) Leg je mailbox leeg.

Dit is veel moeilijker dan je denkt. En wanneer het leeg is, is het even zo uitdagend om het leeg te houden. In eerste instantie zal deze taak moeilijk zijn omdat de kans is dat u veel e-mail hebt en het is tijdrovend om door elk stuk te gaan sorteren of verwijderen. Eén optie is om de zoekfunctie te gebruiken om e-mail te vinden van plaatsen die u veel contact met u opnemen. Bijvoorbeeld, als er een nieuwsbrief is waarvoor u zich abonneert, zoek u de nieuwsbrief op naam of e-mailadres.

Nadat u de lijst met nieuwsbrief e-mails hebt, kunt u het in bulk sorteren door alles te selecteren en in te vullen in uw folder 'te lezen' of 'nieuwsbrief'. Of u kunt bedriegen door alle items in uw postvak te selecteren en in een folder te plaatsen met de naam 'In te dienen'. Dit leest uw inbox leeg zonder dat u elk stuk e-mail moet inleveren, maar u heeft de e-mail ook niet verloren. Zodra je postvak leeg is, pleeg je om elke e-mail te beheren die aankomt op de aangegeven tijd die je erop heeft gepland.