Verward door de cloud? Tips voor het kiezen van een provider

Zelfs computer-savvy advocaten die op vertrouwen op kantoorgebaseerde servers vertrouwen om de 'opslag in de ether' een goede geloofsopdracht te geven, kunnen gemakkelijk overweldigd worden door de verscheidenheid aan cloud-opslagdiensten die vandaag toegankelijk zijn. Aangezien ze een laatste band op een bureaublad of zelfs een laptopcomputer sloot, worden advocaten geconfronteerd met een groot aantal opties voor cloud-based opslag. Zoveel als sommigen van ons in de verleiding komen om de eerste aanbieder te kiezen die belooft om het te laten werken en veilig te maken, zouden anderen misschien een grondiger geredeneerde aanpak kiezen voordat ze hun gegevens overgeven aan de grote computer in de lucht.

Deze auteur heeft gepraat met Dallas-based Legal Founder en CEO Joe Kelly over hoe advocaten en anderen in het juridisch domein een shift van server naar cloud kunnen aanpakken en waar ze naar kunnen zoeken. Onze discussie volgt.

Lori Tripoli: Is er nog steeds veel verzet van advocaten om hun documenten op te slaan in de wolk?

Joe Kelly: Er is een klein beetje. Maar er is een nieuwe generatie advocaten die waarderen dat ze niet aan een server in hun kantoor zijn gekoppeld, zodat ze veilig overal kunnen werken. Sommige holdouts denken dat gegevens veiliger zijn in hun kantoor of in hun serverkamer, maar de realiteit is dat hun gegevens veel veiliger zijn met iemand zoals ons met onze firewalls, power backups, inbraak detectie en preventie systemen en al deze dingen die bij datacenters komen.

LT: Hoe hebben advocaten de beslissing om te bepalen welke cloud-based opslagbedrijf moet gebruiken? Zijn er andere factoren naast prijs, gebruiksgemak en veiligheid?

Joe Kelly: Er zijn veel opties voor consumentenklasse die er goed zijn, maar bieden geen gespecialiseerde toepassingen en diensten voor advocaten. Waar we heel anders zijn, huren we mensen die zich voor advocatenkantoren hebben gewerkt, en we krijgen ze gecertificeerd voor alle apps die we ondersteunen, wat zeer nuttig is voor migratie- of exportproblemen.

Wat maakt het product van uw bedrijf beter dan Dropbox?

Joe Kelly: Dropbox is gewoon bestandslage zonder veel van de functies en beveiligingen die de meeste advocatenkantoren nodig hebben. Bijvoorbeeld, bepaalde elektronisch opgeslagen records zijn beschermd volgens de HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), waarin wordt gesteld dat gedekte entiteiten zoals artsen en verzekeraars strenge beveiligingsnormen voor vertrouwelijke informatie houden. Als een advocatenkantoor voor een overdekte entiteit werkt, kan het ook onderworpen zijn aan HIPAA-eisen. We hebben een HIPAA-compliant aanbod dat voldoet aan die normen, die de off-the-shelf oplossingen mogelijk niet bieden.

Welk soort technische ondersteuning biedt u?

Joe Kelly: We hebben onbeperkte ondersteuning van 8 a. m. tot 5 p. m. in de eigen tijdzone van onze klanten, zodat ze geen tijdblokken moeten kopen voor technische diensten. Wij zijn 24 uur per dag beschikbaar, maar er is een vergoeding voor technische ondersteuning buiten de aangegeven uren.

Geef je training?

Joe Kelly: Wij kunnen elke gewenste aanpassing en training bieden aan onze klanten, met nominale kosten voor tijd en materiaal.

Wat gebeurt er met de informatie in de cloud als een advocatenkantoor breekt?

Joe Kelly: Als advocaten afbreken om een ​​nieuw bedrijf te starten en geen grote kapitaaluitgaven willen maken, kunnen zij contact met ons opnemen om ervoor te zorgen dat we erop zijn om hen te helpen en we werken met alle partijen om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens worden gemigreerd naar het nieuwe bedrijf.

Dat proces duurt meestal minder dan een week. Een ding om te overwegen is welk bedrijf de domeinnaam van de oude onderneming zal behouden en eventuele e-mails die erin zouden komen, doorsturen.

Hoe weet u of u bent gehackt?

Joe Kelly: De eerste verdedigingslinie is firewalls en een inbraak detectiepreventiesysteem (IDPS). Daarnaast loggen we alle gebruikers toegang tot bestanden en mappen. Onze beveiligingsadministratoren gaan door middel van logboeken regelmatig door en zoeken naar rare patronen, zoals als een gebruiker probeert toegang te krijgen tot een groot percentage van de bestanden van een firma. We staan ​​voor problemen met onze IDPS. Een IDPS blokkeert automatisch IP (Internt Protocol) adressen als er vreemd verkeer wordt gedetecteerd. We controleren eigenlijk zowel IDPS als beveiligingslogboeken.

Als een klant een overeenkomst beëindigt, wordt zijn gegevens vernietigd?

Joe Kelly: Wij verzenden een kopie van alle gegevens terug naar de klant in gecodeerde vorm.

We bewaren gegevens slechts 14 dagen. Als we ooit servers uit de commissie nemen, gebruiken we de afdeling Defensie Level 7 software om de stations volledig te wissen, zodat er geen data lek is.

Hoe werd u betrokken bij dit bedrijf?

Joe Kelly: Ik studeerde managementinformatiesystemen op school en startte vervolgens Business Network Consulting, een informatietechnologie en servicebedrijf, met kantoren in aanvankelijk Denver. Dat bedrijf werd toonaangevend in outsourcing van informatie technologie en advies voor middelgrote bedrijven. Toen we verder gaan groeien, bleven we belangstelling voor advocatenkantoren over cloud-oplossingen en voegde veel toe als klanten, en met de evolutie van internet snelheid en verbeterde technologie, konden we een sjabloon bouwen en een reeks toepassingen aanbieden die meerdere rechten zouden kunnen ondersteunen bedrijven.