Fouten

Het afschaffen van een trustrekening kan verschrikkelijke gevolgen hebben voor de carrière van een advocaat, zelfs soms tot het punt van ontevredenheid. Maar wetenscholen doen een onmogelijke taak om wetenscholestudenten op te leiden over hoe u een IOLTA-vertrouwensrekening kunt verwerken. Buiten het onderwerp op een theoretisch niveau een dag in een wetenschapsethieklasse te bespreken, krijgen de meeste advocaten weinig of geen training over hoe ze een trustrekening kunnen beheren alvorens hun eigen te openen.

Hoewel er veel manieren zijn waarop vertrouwen in rekeningen worden gediscrimineerd, zijn er drie algemene fouten die advocaten maken bij het beheren van hun IOLTA-accounts.

1. "Lening" van geld uit het trustrekening.

Er is geen legitieme manier om te lenen vanuit een trust account. Soms gebruiken advocaten trustrekeningfondsen voordat ze recht hebben om dit te doen, terwijl ze in andere situaties geld gebruiken die zij nooit het recht hebben om te gebruiken. Beide aanpak opent de deur voor de advocaat om in ernstige problemen te komen.

Er zijn drie manieren waarop onjuiste leningen uit het trustrekening plaatsvinden:

(a) De advocaat neemt vertrouwenrekeninggeld voordat het wordt verdiend. Dit gebeurt vaak wanneer een advocaat geldstroomproblemen heeft. In deze situatie heeft de advocaat een behuizing ontvangen die hij (hopelijk) in het trustrekening heeft geplaatst en de advocaat zal het geld zelf betalen als het werk voltooid is.

De advocaat zal echter niet de werkzaamheden voltooien alvorens enige overheersende kosten moeten worden betaald - loonlijst, kantoorhuur, kosten in gevorderd tariefgeval, enzovoort. Dus de advocaat gaat vooruit en neemt meer van vertrouwen dan hij of zij heeft in feite recht op het vertrouwenrekening in dat geval.

(b) De advocaat leent geld uit cliëntfondsen met het doel om het terug te brengen . Wanneer de cash flow problemen oplopen tot meer ernstige financiële problemen, en de advocaat duizenden dollars heeft in klantenfondsen die in een trustrekening zitten, kunnen sommige zich voordoen aan de verleiding om geld uit het trustrekening te lenen om over te blijven. De advocaat kan het rationaliseren door te denken dat als hij de kantoorrekeningen niet kan betalen, hij niet in bedrijf kan blijven, en als hij niet in bedrijf kan blijven, kan hij zijn klanten niet verzorgen. Zo neemt hij een beetje geld uit het trustrekening om hem alleen te houden totdat zijn cashflow verbetert. De advocaat kan alle voornemen hebben om de gelden zo spoedig mogelijk te vervangen, maar dit soort situaties meestal sneeuwballen en eindigt erg voor de advocaat - evenals de klant.

(c) Defstal van de vertrouwensrekening. Deze situatie kan echt niet worden genoemd om te lenen, en het verwijst niet naar de oplichterij die wordt gepleegd op advocatenkantoren. In de interne diefstal situatie van de vertrouwensrekening, ofwel de advocaat of iemand met toegang tot het trustrekening, is het punt van hebzucht of wanhoop bereikt dat ze gewoon beslissen om geld te nemen die niet van hen is.Prokureurs met drugsverslaving problemen of gokverslaving kunnen bijzonder kwetsbaar zijn voor deze fout, maar andere keren gebeurt het om redenen die niet duidelijk zijn.

Als dit door een advocaat wordt gepleegd, is deze fout van de vertrouwensrekening het meest waarschijnlijk om een ​​juridische carrière te beëindigen. Maar zelfs als het is gepleegd door een advocaat of een boekhouder, is de advocaat nog steeds de een op de haak om de geld terug te betalen.

2. Commingling advocatenfondsen met klantengeld.

Een tweede grote fout bij advocatenkantoorbeheer houdt verband met advocaatfondsen met klantengeld. Dit komt vaak door het gebrek aan inzicht in hoe een trustrekening moet werken.

Laura A. Calloway, een advocaat van de juridische praktijk bij de Alabama State Bar, zei: "Veel advocaten begrijpen niet wat en niet in het vertrouwensrekening gaat. Sommigen leiden alles, inclusief verdiende kosten, door de vertrouwensrekening, gebruik ervan als een enkelvoudig algemeen tijdschrift voor hun bedrijven. Anderen nemen 'behouders' zonder te begrijpen dat, in ieder geval in bepaalde rechtsgebieden als Alabama, er geen sprake is van een niet terugbetaalbare behoud. Zet een borg tegen toekomstig werk in vertrouwen zoals ze zouden moeten, vooral als ze nu het nodig hebben om de lichten aan te houden. '

Sommige van de gebruikelijke manieren waarop advocaten hun geld betalen met klantenfondsen omvatten:

a) Een controle voor twee doeleinden

. Een advocaat vertelt de cliënt dat de wettelijke kosten $ 1, 000 zullen zijn en de rechtbankvergoeding zal $ 200 zijn, zodat de cliënt de advocaat een cheque voor $ 1, 200 schrijft. Sommige advocaten leggen het volledige cheque in het bedrijfsaccount omdat de meeste geld gaat toch naar de advocaat. Bar-verenigingsregels vereisen echter dat de cheque in het trustrekening komt, ook al heeft de advocaat onmiddellijk het volledige honoraria van de advocaat aan het recht, aangezien het depotgeld gedeelte van die cheque in vertrouwen moet worden gehouden. (b) Persoonlijke fondsen in vertrouwen met klantenfondsen

. Sommige staatsbandenverenigingen verbieden advocaten om persoonlijke middelen in een trustrekening te hebben, terwijl anderen prokureurs mogelijk maken om een ​​kleine hoeveelheid in de rekening te houden om de kosten te dekken die verband houden met de werking van het account (hoewel de aanbevolen praktijk alle rechtenrekeningskosten aftrekt van het bedrijfsaccount). Maar nergens is een advocaat toegestaan ​​een trustrekening te gebruiken als een bedrijfsrekening, een spaarrekening of een plaats om de activa te verbergen. Soms worden advocaten gewoonlijk niet begrepen dat zij geen rekening kunnen betalen, zoals hun kantoorkosten direct uit het vertrouwensrekening, zelfs wanneer de cheques worden opgeschreven uit geld die al is verdiend. Andere keren hebben advocaten opzettelijk de vertrouwensrekening misbruikt als een manier om de activa te verbergen. Bijvoorbeeld, Calloway zegt dat ze advocaten heeft gezien persoonlijke middelen in de trust account om een ​​IRS heffing voor terugbelasting te vermijden. Dit is een duidelijke ethische overtreding.

(c) Niet verworven vergoedingen of vergoedingen van het vertrouwensrekening

verwijderen. Calloway zegt dat ze een aantal advocaten heeft gezien die hun vertrouwensrekening gebruikt als een regenachtige spaarrekening.In plaats van alle kosten te verwijderen nadat ze zijn verdiend, vertraagt ​​de advocaat het geld uit het vertrouwen om het risico van uitgaven te verminderen. Calloway zegt dat dit zowel een slechte zakelijke praktijk is als een ethische schending. Terwijl het staats-IOLTA-fonds kan profiteren van de extra rente-inkomsten, moet de advocaat dat geld daadwerkelijk verplaatsen naar de zakelijke rekening of een soort spaarfonds. 3. Het falen van klantenfonds niet goed opvolgen.

De derde belangrijke manier waarop advocaten hun vertrouwensrekeningen opschroeven, houden door gedetailleerde records van de klantenrekeningtransacties van elke klant niet te houden. Er zijn verschillende manieren waarop advocaten deze fout maken.

(a) Niet de klantnaam op de cheques van de vertrouwensrekening plaatsen.

Hoewel de meeste advocaten het goed vinden om kopieën te houden van hun cheques, controleert ze niet altijd dat ze de naam of het bestandsnummer van de klant op elke cheque moeten noteren wanneer het wordt uitgegeven. Hoewel het makkelijk is om te onthouden waarom een ​​cheque een maand geleden is geschreven, kan het moeilijk zijn om te onthouden waarom het nu al een jaar is geschreven. Prokureurs die denken dat ze nooit een probleem zouden hebben om uit te vinden wat er in hun trust accounts staan, zouden de impact van catastrofale gebeurtenissen of natuurrampen moeten overwegen. Hoewel dat niet zo vaak gebeurt, worden soms wetsbureaus en al hun records vernietigd. Een brand kan de papierbestanden vrij snel verbranden, evenals de computerharddisk vernietigen. Een orkaan of een tornado kan de factuurgegevens voor mijl verspreiden. Deze dingen gebeuren met advocaten. Als een advocaat de administratie van een bedrijfskredietrekening moet reconstrueren met behulp van bankrekening en kopieën van oude cheques die van de bank zijn besteld, zal de opdracht vrijwel onmogelijk zijn, tenzij deze cheques aangeven welk geld in de transactie werd gebruikt.

(b) Geen individuele grootboek voor elke klant houden.

Soms zijn advocaten van mening dat ze het accountbalans van elke cliënt in hun hoofd kunnen bijhouden. Op een gegeven moment kunnen ze dat niet. En zelfs als ze dat kunnen, wat gebeurt er met die klantrekeningen als er iets gebeurt met de advocaat?

Calloway beschreef een situatie die ze tegenkwam, waar een advocaat twee vertrouwensrekeningen had. Hij zou één account voor één maand gebruiken, en de volgende maand overstappen naar het andere trustaccount. Zijn overtuiging was dat door elke rekening een nulbalans te bereiken tijdens de maand waarin het werd gebruikt, zou hij geen individuele trustgroeiers moeten houden over het geld dat in de rekening bleef. Hij was vergist. Ethische regels vereisen dat elke cliënt een balans houdt zodat specifieke cliëntenfondsen kunnen worden geïdentificeerd.

Om te voldoen aan de vereisten inzake verenigingsvereisten, moeten de advocaten records houden waarin wordt aangegeven hoeveel geld elke cliënt op een bepaald moment in vertrouwen heeft. Deposito's en uitbetalingen moeten op een of andere manier duidelijk worden gevolgd, waardoor het makkelijker is om het vertrouwensaccountsaldo van elke klant te bepalen. Anders zou het vrij makkelijk zijn om het geld van een klant te besteden aan een andere klant.

(c) De individuele cliëntenbalans niet in evenwicht brengen tegen de totale rekening.

Prokureurs moeten niet alleen zorgen dat hun algemene trustrekening op het einde van de maand is gebalanceerd, maar ook dat ze ervoor zorgen dat elke individuele klantrekening evenwichtig is. Vergelijk de twee samen en balans ze tegen elkaar. Het vergelijken van de totale saldi laat soms een boekhoudfout zien die op een afzonderlijk account is gemaakt, waarbij een cheque of een borg niet werd over het hoofd gezien. Deze eenvoudige stap zal soms fouten opleveren die kunnen leiden tot een teruggetrokken vertrouwenrekeningcontrole. Hulp krijgen

Sommige advocaten beseffen dat hun vertrouwensrekeningen zijn opgeschroefd, maar ze weten niet hoe het probleem moet worden opgelost. Een oplossing is om contact op te nemen met een advocaat advocatenkantoor. Veel staatsbandenverenigingen bieden nu gratis advocatuuradministratieadvies aan hun barverenigingsleden aan, en een aantal privaatrechtelijke praktijkadviseurs adviseren hun diensten ook tegen een vergoeding.

Sommige advocaten kunnen bang zijn om hun vertrouwensrekening situatie te bespreken met een advocaat, met name bij een advocaat die werkzaam is voor de staatsbandenvereniging, vanwege de verplichte rapportagevereisten voor ethische schendingen. In veel staten sluiten de regels van professioneel gedrag echter specifiek uit dat hun advocatenkantoor adviseurs van dergelijke problemen aan hun ethische raad rapporteren. Nerino J. Petro, de praktijkbeheerder voor het Law Office Management Assistance programma van de Staatsbalk van Wisconsin, merkt op dat, hoewel regels van staat tot staat verschillen, sommige staten zoals Wisconsin regels hebben toegepast die vertrouwelijkheid geven aan advocaten die hulp van de staatsbalk zoeken assistent programma voor het juridisch kantoorbeheer (LOMAP).

Een beheersrekening goed beheersen kan een gedoe zijn, maar het verliezen van een wetvergunning over slordige registratie zou nog erger zijn. Advocaten die problemen hebben met het beheer van hun vertrouwensrekeningen, dienen het probleem snel aan te pakken door hulp te krijgen bij een gekwalificeerde accountant of bij een advocatenkantoor.