Soorten boekhoudinformatiesystemen

Boekhoudinformatiesystemen verzamelen en verwerken transactiedata en communiceren de financiële informatie aan belanghebbende partijen. Er zijn veel soorten boekhoudkundige informatiesystemen en als gevolg hiervan variëren ze sterk. Een aantal factoren beïnvloeden deze systemen, zoals het type bedrijf, de omvang van het bedrijf, het volume van de gegevens, het type gegevensbeheersingsbehoeften en andere factoren.

Elektronische Data Processing (EDP) Systemen

De meeste bedrijven, behalve de kleinste, gebruiken geautomatiseerde systemen, ook wel elektronische gegevensverwerking (EDP) systemen genoemd.

Deze systemen behandelen elke stap in het boekhoudproces vanaf het opnemen van de financiële transactie bij de opstelling van de jaarrekening. Bedrijven verbeteren hun systeemtechnologie voortdurend om concurrerend te blijven en in overeenstemming te blijven met de Sarbanes-Oxley Act van 2002. Zelfs de kleinste bedrijven kunnen ervoor kiezen om systemen zoals Quickbooks te gebruiken.

Basis van zakelijke transacties en bedrijfsprocessen

Om te begrijpen hoe deze boekhoudkundige informatiesystemen werken, moet u de basis boekhoudkundige termen "zakelijke transacties" en "bedrijfsprocessen" begrijpen. Belangrijker nog, je moet begrijpen hoe zakelijke transacties en processen samenkomen om financiële rapporten te genereren. Met betrekking tot boekhoudinformatiesystemen kunnen zakelijke transacties worden verdeeld in verschillende soorten bedrijfsprocessen:

1. Inkomsten en retourprocessen, systemen en controles

De zakelijke transacties die onder deze bedrijfsprocessen vallen, zijn grote hoeveelheden dagelijkse verkoop-, retour- en cashinvesteringen.

2. Uitgaven en retourprocessen, -systemen en -controles

De zakelijke transacties die onder deze bedrijfsprocessen vallen, zijn grote volumes uitgaven, rendementen en cash outflow transacties. Loon- en vaste activa aankoop transactie zijn ook in deze categorie.

3. Conversieprocessen, -systemen en -controles

De transacties onder deze categorie zijn grondstoffen en transacties in gang.

4. Administratieve processen, systemen en controles

De zakelijke transacties die administratief zijn, zijn investeringen, leningen en kapitaaltransacties.

Al deze zaken transacties resulteren in T-accounts die zijn ingesteld in de General Ledger processen, systemen en controles. Uit de algemene grootboek worden zowel interne als externe financiële staten ontwikkeld. Interne financiële rapporten kunnen een verouderingsschema zijn voor debiteuren of een statusrapport over verkoopinventaris. Externe financiële rapporten zijn de winst- en verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht.

Soorten boekhoudinformatiesystemen

Er zijn meerdere typen of categorieën boekhoudkundige informatiesystemen. Wat een bedrijfskantoor gebruikt, hangt af van het type bedrijf, de omvang van het bedrijf, de behoeften van het bedrijf en de verfijning van het bedrijf:

Handmatige systemen

Handmatige boekhoudinformatiesystemen worden meestal gebruikt door zeer kleine bedrijven en thuisbureaus. Als een systeem helemaal handmatig is, zou het het volgende nodig hebben: brondocumenten, algemene grootboek, algemene tijdschrift en speciale tijdschriften of dossiers die u nodig heeft.

Legacy Systems

Legacy systemen zijn vaak in bestaande bedrijven en werden gebruikt voordat de informatietechnologie zo verfijnd is als vandaag. Alhoewel de oudere systemen ouderwets zijn, hebben ze bepaalde voordelen voor het bedrijf. Ze bevatten waardevolle historische gegevens over het bedrijf. Het vaste personeel heeft de neiging om te weten hoe het systeem te gebruiken en te begrijpen. Een erfenis systeem is meestal aangepast aan de specifieke behoeften van een individueel bedrijf. U vindt dit soort aanpassingen niet in generieke boekhoudsoftwarepakketten.

Helaas hebben legacy systemen ook aanzienlijke nadelen. Vaak hebben ze geen documentatie. Het is meestal moeilijk om vervangende onderdelen te vinden omdat hardware en software achterhaald kunnen worden. Zelfs de computertaal die oudere systemen gebruiken, is meestal een oudere taal.

De meeste legacy systemen zijn van nu toe gebouwd.

Vervanging van Legacy Systems

U kunt uw legacy systeem volledig vervangen door een nieuw, up-to-date systeem. Dat is nogal een dure oplossing. U kunt ook uw legacy systeem bijwerken. U kunt een procedure gebruiken genaamd schermschrapen, dat is een techniek die de gegevens op het computerscherm laat zien en vertaalt, zodat een nieuwere toepassing het kan lezen. U kunt ook een enterprise application integratie systeem instellen. Dit soort systemen netwerken de verschillende toepassingen in uw legacy systeem, zoals inventaris, loonlijst en anderen.

Als u een SMB bent, kunt u uw boekhoudinformatiesysteem up-to-date houden om uw concurrentie in uw bedrijf te behouden, tenzij u de kleinste, hone-based variëteit bent. Er zijn veel mogelijkheden om uit te kiezen.