5 Kritieke gebeurtenisplanfouten Elke gebeurtenisbeheerder moet vermijden!

Laten we het zien, de wet van Murphy zegt dat als er iets mis kan gaan dan zal het waarschijnlijk! Dat is gewoon een fundamenteel feit van het leven dat we vaak moeten leven.

Maar als het gaat om evenementenplanning, zal een bevoegde evenementenmanager altijd kijken naar de wet van Murphy, door het potentieel te herkennen dat dingen mis gaan en daarvolgens plannen.

Als evenementenmanager is het absoluut uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw speciale gebeurtenis vlot en met zo weinig haakjes zo menselijk mogelijk is.

In de echte wereld is het niet haalbaar om alle mogelijkheden te dekken, maar op zijn minst moet u zich bewust zijn van kritieke gebeurtenisplanning fouten die elke gebeurtenisbeheerder moet vermijden.

Forewarned is forearmed dus we gaan in een aantal essentiële tips die u misschien helpen bij het voorkomen van een ongekende ramp tijdens uw volgende speciale gebeurtenis.

1. Slechte communicatie - dit is waarschijnlijk de meest voorkomende fout die door onervaren gebeurtenisplanners wordt gemaakt en is tenminste te vermijden, omdat slechte communicatie letterlijk een ramp kan spelen.
   Slechte communicatie is vaak het resultaat van een gebrek aan aandacht voor detail, vooral als het gaat om uw event checklist. Het is van essentieel belang dat u effectief communiceert met zowel uw intern event team als uw leveranciers. Hoewel het niet in je belang is om micromanage te maken of jezelf overlast te geven, moet je bovenop het communicatieproces staan ​​en ervoor zorgen dat iedereen die betrokken is bij het evenement precies weet wat er van hen verwacht wordt en op welke tijdschaal.

1. Slechte of vermiste rampenplanning - herinner je de wet van Murphy? Dingen zullen waarschijnlijk verkeerd gaan in de aanloop tot en natuurlijk tijdens uw aanstaande speciale gebeurtenis. Dat is normaal en te verwachten. Een professionele gebeurtenisplanner zal vooruit denken, de potentieel bepalen dat er iets misgaat en een goede noodplanning op zijn plaats heeft. Wat als je in de registratie op de dag geen storing zou hebben, wat als je niet genoeg eten of drinken zou hebben, wat als er niet genoeg parkeerplaatsen beschikbaar zijn, wat als je keynote speaker niet tijdig aankomt, wat als het geluid systeem of projectiesysteem geven problemen op de dag van uw evenement - zou u kunnen omgaan? Wilt u een plan B hebben?
2. Onvoldoende vervoer - ben je helemaal zeker dat het transport dat u heeft georganiseerd om afgevaardigden en aanbieders van en naar uw evenement te krijgen, voldoende is? Het is belangrijk om in de weken voorafgaand aan uw evenement te controleren en zelfs (op het laatste moment) op de dag van het evenement zelf dat al uw transportbehoeften voldoende worden voldaan. Nogmaals, denk hierbij aan de noodzaak - wat gebeurt er als een voertuig of voertuigen op de dag van uw evenement worden afgebroken, heb je een reserveplan?
3. Gebrek aan duidelijke signage - er is niets frustrerend voor de afgevaardigden dan een speciale gebeurtenis bijwonen en onzeker of verward zijn over waar de volgende presentatie of demonstratie wordt gehouden. Vermijd dit door ervoor te zorgen dat u voldoende signage toont die gemakkelijk te lezen en begrepen kan worden. Het is beter om hier overboord te gaan dan uw deelnemers verloren en verward te maken en voortdurend vragen te vragen.
4. Onvoldoende personeel bij de hand - op de dag van je speciale evenement zal je waarschijnlijk een zeer groot aantal deelnemers hebben. Maak geen vergissing om op slechts een of twee personen te vertrouwen op de vragen of bezwaren van de afgevaardigde. Zorg er absoluut voor dat u uw cijfers kent en vooral ervoor zorgt dat u tussen uw event planning team en personeel van de leveranciers beschikt over voldoende personeel.

En tenslotte is er een oud gezegde dat gaat 'veronderstelling maakt een ezel van jou en mij' en dat is nog nooit zo lastiger geweest dan bij toepassing van gebeurtenisbeheer. Nooit, ooit aannemen dat alle bases bedekt zijn - zorg dat ze zijn! Als in ieder geval twijfel is het beste beleid altijd te controleren en te controleren. Verlaat de dingen niet tot het laatste moment en vind jezelf branden op de dag van je evenement.