Hoe u uw gegevens opbouwt (stappen naar zakelijke data back-up)

Gegevensbescherming is cruciaal om de continuïteit van uw bedrijf te beschermen. Als uw enige gegevens back-up op een computer is en de harde schijf defect of beschadigd raakt door een stroomstijging, is uw bedrijfsgegevens weg. En het hebben van papieren kopieën van bedrijfsgegevens is niet voldoende gegevensbescherming; wat als uw bedrijfslocatie op de grond brandt of ernstige overstromingen ervaart? Nogmaals, de gegevens die u nodig hebt om uw bedrijf voort te zetten, kunnen onherroepelijk verloren gaan.

Voor voldoende gegevensbescherming moet u een systeem voor back-up van gegevens opstellen die deze drie stappen volgen:

• archief bedrijfsgegevens regelmatig;
• gegevens back-ups maken op betrouwbare media;
• Houd bijgewerkte gegevensbackups op een beveiligde, off-site locatie.

De basisregel voor zakelijke gegevensbescherming is dat als het verliezen van de gegevens het bedrijfsleven zal verstoren, de backup weer oplevert. U kunt softwareprogramma's opnieuw installeren als u dat nodig hebt, maar het herstellen van de details van transacties of zakelijke correspondentie is onmogelijk als deze bestanden verloren gaan of beschadigd raken. In de rest van dit artikel worden alle bovenstaande stappen omschreven, zodat u een systeem voor gegevensbeheersystemen kunt opstellen die uw kritieke bedrijfsgegevens effectief beschermen tegen een ramp.

1) Kritische zakelijke gegevens archiveren

Archiveren van bedrijfsgegevens is meer dan een kwestie van goede huishouding; het kan een kwestie zijn van het overleven van uw bedrijf. Er zijn twee stappen om bedrijfsgegevens te archiveren voor succesvolle back-up van gegevens;

• het identificeren van de kritische gegevens die moeten worden gearchiveerd
• en het gebruik van een data archiveringsmethode op een regelmatig schema.

Wat moet worden gearchiveerd in een data backup? Executables, zoals softwareprogramma's, hoeven niet te zijn. U maakt geen nieuwe versies van uitvoerbare programma's en, zoals ik al heb gezegd, als een softwareprogramma verloren of beschadigd is, kunt u het vrij gemakkelijk opnieuw installeren.

Echter, alle bestanden die u hebt gemaakt en / of aangepast, moeten regelmatig worden back-up. Voor veel bedrijven omvat dit alles van boekhoudbestanden via e-mail.

U kunt uw back-uparchivering vereenvoudigen door alle bestanden die u op een enkel station op uw computer wilt archiveren, te bewaren. Stel bijvoorbeeld dat u back-upbestanden, tekstverwerkende documenten, spreadsheets, foto's en e-mail moet back-up maken. Eenvoudige boekhouding, Microsoft Office (inclusief Outlook) en Paintshop Pro allemaal op de D: / drive maken het makkelijker om alle bestanden die u hebt gemaakt of aangepast met behulp van die programma's, te archiveren. Het enige wat u hoeft te doen is de back-up van de drive. Terwijl u geen uitvoerbare bestanden hoeft te maken, doet het ze niet pijn als u dat doet.

Nadat u de kritische gegevens hebt gekozen die u wilt archiveren, is het eenvoudig om een ​​back-upsoftware te installeren en te gebruiken om uw bedrijfsgegevens op een regelmatig schema te archiveren.

Ik adviseer je data 's nachts back-up te maken. Er zijn veel backup softwareprogramma's beschikbaar die u toelaten om een ​​schema in te stellen die uw gegevens automatisch archiveert. Zoek naar back-upsoftware die zip-bestanden beveiligt en versleutelt om schijfruimte te besparen en gegevensbeveiliging te verhogen.

Reserveer mogelijk over uw computernetwerk, indien mogelijk, uw gegevens backup bestanden op een aparte harde schijf van de originele bestanden.

Als dit niet mogelijk is omdat u een stand-alone computer hebt, zet u de gegevens backup bestanden in een aparte map, en verhoog uw schema voor het maken van fysieke back-ups.

Welk soort fysieke gegevens backup systeem is het beste voor gegevensbescherming?

De tweede stap van gegevensbescherming is het creëren van data backups - niet slechts een keer, maar op een regelmatig schema. Maar voordat u dit doet, moet u zich bewust zijn van de verschillende back-upsystemen die beschikbaar zijn en de beperkingen van sommige back-upmedia.

2) Back-ups maken van fysieke gegevens

Fysieke data back-ups zijn noodzakelijk vanwege de mogelijkheid van computerfouten of -schade. Zelfs een klein ongeval, zoals het koperen van een kopje koffie op uw laptop, kan al uw gegevens vernietigen als dat de enige plaats is waar uw gegevens zich bevinden. U moet minstens een keer per week fysieke gegevensbackups van uw bedrijfsgegevens maken, of zelfs vaker als uw bedrijf dagelijks grote hoeveelheden nieuwe gegevens genereert.

Er zijn verschillende methoden om uw back-upbestanden over te brengen naar een ander medium, maar sommige gegevensbeveiligingssystemen zijn betrouwbaarder dan andere.

Welke back-upmedia moet u gebruiken?

USB-aandrijving (duim)

USB-sticks worden steeds meer in capaciteit en zijn zeer nuttig voor snelle data backups. Hoewel ze geen capaciteit hebben voor externe harde schijven, hebben ze snelle dataoverdrachtssnelheden en zijn ze zeer draagbaar. U kunt de gegevens op een USB-drive gemakkelijk back-up maken en het uit de buurt nemen. Omdat ze geen bewegende onderdelen hebben, zijn USB-drives zeer betrouwbaar.

Externe harde schijven gebruiken voor data backups

Voor kleine bedrijven, kopen en gebruiken van een externe harde schijf voor data backups is de aanbevolen methode. Externe harde schijven zijn goedkoop in vergelijking met tape drive systemen. Ze zijn ook makkelijk te gebruiken; Sluit de harde schijf gewoon aan op de USB-poort van de computer. De meeste externe harde schijven komen met back-upsoftware.

Het gebruik van online back-updiensten als data-back-ups
Het gebruik van online back-updiensten maakt uw gegevens makkelijk back-up. Dit is slechts één van de redenen waarom cloud computing ideaal is voor kleine bedrijven.

Maar is cloudback-backup een goed idee voor je kleine bedrijf? Er zijn ook nadelen, onder meer de kwestie van veiligheid. Uw bedrijfsgegevens zijn gevoelig; privacy problemen zijn altijd zorgen voor klantgegevens en intellectuele eigendom. Kies uw cloud backup-provider zorgvuldig als u deze methode kiest.

Gebruik van tapes als data backups

Als u grote hoeveelheden gegevens hebt om te back-up (of wilt u regelmatige volledige data archieven maken en behouden voor langdurige opslag), zijn back-ups voor back-ups de beste optie. Ze zijn zeer betrouwbaar, maar zijn aanzienlijk duurder dan andere vormen van back-up.

DVD's gebruiken als data backups
Het gebruik van dvd's als data backups is niet meer populair. Lege DVD's zijn goedkoop, en het kopiëren van data op dvd's is makkelijk. DVD's hebben echter een lage opslagcapaciteit en zijn de meest onbetrouwbare methode van alle data backup methodes hier vermeld. Wie heeft niet de ervaring gehad om een ​​dvd alleen in een station te plaatsen om te ontdekken dat de gegevens onleesbaar zijn en dat de disk niet werkt? DVD's hebben een beperkte houdbaarheid. Ik beveel deze methode van gegevens backup niet aan voor kleine bedrijven.

3) Back-upgegevens van de site

De enige bedrijven die hun gegevens back-ups op de site moeten houden, zijn die met vuurvaste, onverwoestbare kluisjes. Investeren in een tape drive of externe harde schijf en nauwlettend voldoen aan een regelmatige data backup schema helpt niet als al uw gegevens back-ups op één plaats zijn en die plaats wordt getroffen door een ramp. U moet exemplaren van uw back-ups opslaan als uw bedrijfsgegevens echt veilig moeten zijn. (Cloud backup elimineert dit probleem niet helemaal, maar is zeker beter dan veel fysieke locaties.)

Veel bedrijven houden hun gegevens back-ups in beveiligingsboxen bij banken. (De vergoeding voor een beveiligingsbox is aftrekbaar, als u verdere aansporing nodig hebt.) Sommige kleine bedrijfseigenaren houden meerdere gegevens van back-ups van hun records bij de huizen van verschillende vrienden of familieleden. Het maakt niet uit, waar u ervoor kiest om ze te houden, zolang de site die u kiest voor back-up gegevens backup, veilig is en u regelmatig toegang hebt.

Back-up of risico's verliezen

Laat het risico op verlies van uw bedrijfsgegevens niet uit. De beste verdediging tegen een dergelijke ramp is een goede gegevensbescherming. Door een back-upsysteem op te zetten dat regelmatig en correct archivering en back-up van uw bedrijfsgegevens bevat, zult u ervoor zorgen dat uw bedrijf weer in staat zal zijn om weer te wachten op de storm die het tegenkomt en doorgaat.