Waar u over moet praten in projectteambijeenkomsten

Als projectmanager moet u minstens eenmaal per maand projectteams houden, vaak vaker. Je kunt ze één keer per week of zelfs dagelijks bij snel evoluerende projecten hebben.

Hoe vaak u iedereen ook bij elkaar brengt - en of u dit nu virtueel of persoonlijk doet - uw projectteambijeenkomsten zullen regelmatig dezelfde onderwerpen behandelen.

Hier is waar u over moet praten als u uw projectteam samenbrengt tijdens een vergadering.

Projectstatus

Het grootste deel van een vergadering van een projectteam zal een discussie zijn over de status van het werk. Dit kan verschillende vormen aannemen, maar het meest gebruikelijke is om elk individu rond te gaan en hen te vragen hun voortgang te verklaren. Met deze statusbeoordeling kunt u de status van het project globaal volgen.

Het is ook een goed idee om vooruit te kijken: naast een statusrapport van iedereen over wat ze hebben voltooid, zou je hen moeten vragen wat ze vervolgens moeten doen. Dit leidt tot een: "En heb je daar hulp bij nodig? "Gesprek, zodat het team de kans heeft om naar elkaar te vragen en hulp te bieden.

Projectproblemen

Projectproblemen zijn dingen die zijn gebeurd en die een probleem vormen voor uw project. Dat kan van alles zijn, van het niet hebben van voldoende mensen tot een luie projectsponsor om geen businesscase te hebben. (U heeft geen businesscase? Ontdek hier hoe u er een schrijft.)

Projectrisico's

Praat over de projectrisico's die u momenteel hebt op uw risicoregister.

Geef mensen vervolgens de kans om nieuwe risico's te markeren die ze mogelijk hebben geïdentificeerd sinds de vorige vergadering.

Als er een nieuw risico is, bespreek dit dan als een team en werk uw volgende stappen uit.

Werklast

Uw teamvergadering is een geweldige plek om de werklast van de mensen in het team te bespreken. Wie heeft er te veel werk?

Wie kan er meer aannemen? Wil iemand een nieuwe vaardigheid leren en wordt die vaardigheid in de niet al te verre toekomst door iemand anders gedemonstreerd? Kunnen ze schaduw werken?

Als er niets anders is, laat deze discussie u weten dat de werklast die u aan het team toewijst in orde is. Zo niet, dan krijg je een vroege waarschuwing dat je er iets aan moet doen, zoals het verplaatsen van taaktoewijzingen tussen individuen om de overhead op het team als geheel beter af te vlakken.

Aanstaande afwezigheid

Het is handig om een ​​beeld te hebben van wie er op vakantie is en welke feestdagen er aankomen die van invloed kunnen zijn op het vermogen van teamleden om taken aan te nemen of hun bestaande werk te voltooien. Vaak zul je merken dat teammanagers deze informatie niet aan je doorgeven en dat je afhankelijk bent van de individuen zelf om je te laten weten wanneer ze uit zijn.

Het kan van alles zijn, van geplande ziekteverzuim voor een vakantie, vaderschapsverlof of een nationale feestdag in hun land waar u nog niets van wist - zoals u kunt zien, is dit soort discussie met name van belang voor internationale en virtuele teams.

Diversen

Neem altijd de tijd aan het einde van de vergadering zodat iedereen extra punten kan toevoegen die niet in de hoofddiscussie zijn behandeld.

Misschien heeft u deze tijd niet nodig, in welk geval u de vergadering eerder kunt sluiten. Je zult echter wel merken dat er onderwerpen zijn die je over het hoofd hebt gezien en die anderen belangrijk vinden en die je met het team wilt bespreken - dat is waar AOB (Any Other Business) voor is.

Geef de persoon met AOB het woord om hun punt te bespreken. Houd de tijd in de gaten en als u denkt dat dit een discussie is die meer tijd in beslag neemt dan u nu kunt geven, stel dan voor dat het item goed wordt behandeld in de volgende vergadering of dat u elkaar afzonderlijk ontmoet om er in detail over te praten.