12 Eenvoudige stappen voor het plannen van effectieve ontmoetingen

Als je net als de meeste mensen weet, brengt de gedachte om een ​​dag door te brengen in back-to-back-vergaderingen gevoelens van angst. Vergaderingen kunnen saai zijn, vaak onnodig zijn en nemen zeker tijd weg van andere werkzaamheden. Maar vergaderingen kunnen zeer efficiënt en productief zijn als ze goed gepland zijn.

12 eenvoudige stappen voor het plannen van effectieve ontmoetingen

Heeft u echt een vergadering nodig?

Bepaal eerst of het echt nodig is een vergadering te plannen.

We denken vaak aan een formele vergadering als de beste manier om informatie te delen of een onderwerp te bespreken. Maar als je nieuws via e-mail of conferentiegesprek kan worden afgeleverd, of gewoon door een paar mensen in je kantoor te rallyen voor 15 minuten, dan sla de formele vergadering over.

Invite alleen de mensen die er echt behoefte zijn aan te zijn.

Ooit uitgenodigd voor een bijeenkomst en vroeg zich af - halverwege - waarom ben je daar? Spreek de tijd van mensen niet door hen uit te nodigen voor een vergadering die ze niet hoeven bij te wonen. Dat zal geen effectieve ontmoeting zijn. Heeft iemand van de boekhouding bij de vergadering aanwezig om budgetvragen te kunnen beantwoorden? Invite dan een individu uit boekhouding die geschikt is voor die taak.

Als een collega of leidinggevende op de hoogte moet worden gesteld van wat op een vergadering is besproken, hoeft u ze niet uit te nodigen voor de feitelijke vergadering. Bereid gewoon een samenvatting samen en stuur het daarna naar u toe. Zij zullen de tijdspaarder op prijs stellen en u bent ervan overtuigd dat u, omdat u de informatie schriftelijk maakt, volledig op de hoogte bent van discussies.

Uitstapjes onthouden

Het leven is druk en agenda's worden snel geboekt met geplande activiteiten. Stuur twee dagen voor uw vergadering een follow-up vergadering herinnering. Dit zal de mensen bevestigen die hebben geantwoord dat ze aanwezig zouden zijn en dat u ook vroegtijdig weet wanneer de schema's zijn veranderd en de belangrijkste deelnemers niet de geplande vergaderingstijd kunnen maken.

Een agenda hebben

Om effectieve vergaderingen te plannen, moet je eerst plannen wat wordt besproken. Wat is de doelstelling van de vergadering? Wat wil je bereiken?

Ontwikkel een agenda voor vergaderingen voorbij en verspreid deze voor de aanwezigen. Geef de starttijd aan en sluit een korte lijst met onderwerpen in die moeten worden aangepakt. Moenie je eigen ontmoeting met een lange, overdreven gedetailleerde agenda opslaan. Geef per naam aan personen die verantwoordelijk zijn voor het rapporteren over een bepaald gebied.

Wees duidelijk over verwachtingen

Wanneer u eerst kennisgeving van de vergadering uitstuurt, wees duidelijk over zijn doel en uw verwachtingen. Zal de vergadering rond een presentatie draaien en de deelnemers zouden bereid moeten zijn om notities te maken? Of is dit een brainstorming sessie waar de deelnemers verwacht worden met ideeën en suggesties?

In sommige bedrijfsculturen worden medewerkers verzameld om alleen te luisteren en dan terug te gaan naar hun werkplekken. In andere bedrijven nemen medewerkers vrij deel. In de collaboratieve werkplekken van vandaag is interactie en het delen van ideeën niet alleen welkom bij vergaderingen; het is vaak het doel van de vergadering zelf.

Start op tijd

Als je de persoon die typisch voor vergaderingen op tijd optreedt, begrijp je hoe frustrerend het is als de werkelijke ontmoeting niet voor 15 minuten gaat, als mensen in de kamer trillen.

Wat onvermijdelijk gebeurd is, vooruitgaan, iedereen weet dat deze ontmoetingen nooit op tijd beginnen, zodat iedereen begint te laten zien.

Neem de leiding van je vergadering. Begin meteen op de gegeven starttijd. Sluit de deur en begin. Die stragglers krijgen snel het bericht dat ze laat komen en ze zouden die fout slechts een keer moeten maken.

Houd het kort en simpel

De meeste vergaderingen worden voor een uur afgesloten wanneer - in veel gevallen - 30 minuten of zelfs 45 minuten volstaat. Wanneer te veel tijd wordt toegekend, is het gebruikelijke resultaat dat de tijd verspild is. Mensen verlangen na de vergadering voorbij is of te lang uitgeven aan een bepaald agendapunt. Houd vergaderingen kort en op de hoogte.

Blijf op onderwerp

Een agenda alleen zal uw vergadering niet efficiënt uitvoeren. Blijf op de agenda en houd de discussies van het afwijken van tangenten.

Adresseer eventuele vragen met betrekking tot het onderwerp, waarin wordt aangegeven dat het een onderwerp is voor een andere vergadering, dan wordt het privé of gelijkgesteld. Niemand houdt van een runaway meeting waar het doel van de vergadering een backseat naar een ander gesprek heeft genomen.

Neem minder vergaderingen buiten de conferentieruimte

Zitten in dezelfde bekende vergaderzaal, verzameld rond dezelfde bekende tafel, is zo bekend. Om werknemers aan te moedigen om te interageren, creatief te denken en levendige discussies te hebben, overweeg dan de vergadering buiten de standaard vergaderzaal te nemen.

Overweeg het bij een tafel buiten als de locatie en het weer het toelaten. Probeer samen te komen in een gemeenschappelijk gebied met banken en kleine tafels in plaats van een grote conferentietafel en zwenkstoelen.

Wees niet bang om een ​​andere aanpak te maken

Als de aanpak van de vergadering niet werkt, wees niet bang om de cursus te veranderen. Bijvoorbeeld, als een brainstormingssessie een rustige kamer met een zeer kleine dialoog oplevert, verander de richting. Wees flexibel en let op hoe de algemene vergadering vordert.

Gebruik technologie

Plan om technologie te gebruiken om de aanwezigen te verloven. In de digitale wereld van vandaag gebruiken de meeste mensen grafieken of video's om de woorden die ze horen te ondersteunen. Een beroep doen op die gedachte en audiovisuals opnemen bij het plannen van je vergadering.

Computers geprojecteerd op grote schermen en Smart Board presentaties die interactie stimuleren, zijn een welkome verandering van de standaard lange PowerPoint presentaties.

Een vergaderingoverzicht verzenden

Binnen een dag na de vergadering, stuur een korte samenvatting van wat is besproken. Deel dit via e-mail door aan alle aanwezigen, degenen die de vergadering niet kunnen bijwonen en degenen die op de hoogte moeten worden gesteld.Voer ook alle actiepunten in, die vermelden wie verantwoordelijk is voor elk item, evenals de vervaldatum.