Het uitvoeren van effectieve ontmoetingen

Ben je bang om de wekelijkse personeelsvergadering bij te wonen? Vind je jezelf ergens aan het zitten, draait je pen, en verzet je tegen de verleiding om op je smartphone te kijken en af ​​te vragen waarom je op aarde bent, als je zoveel andere dingen hebt? Of slechter, ben je aan het hoofd van de tafel die de vergadering leidt als je de oninteresse van anderen ziet? Je bent niet alleen. Slecht beheerde vergaderingen zijn een productiviteitsmoordenaar en ze helpen zeker geen moraal van werknemers.

Afscheid nemen van die saaie ontmoetingen en leer hoe u effectieve vergaderingen uitvoert die werknemers verloven en motiveren.

7 Tips voor effectieve ontmoetingen

Bepaal de doelstelling van de vergadering

Voordat u een vergaderingwaarschuwing verzendt en op uw agenda plaatst, vraag u zich af waarom u een afspraak wilt houden en de doelstelling bepalen. Is het een ontmoeting om werknemers snel op een verandering in het management te brengen? Neem je een beslissing over een project? Is het een brainstorming voor een nieuwe bedrijfsstrategie? Wees er zeker van dat medewerkers in een kamer voor face-to-face discussie en interactie nodig zijn voor uw doelstelling; Als het doel van de vergadering een statusupdate is, is het mogelijk om een ​​groep e-mail te verzenden, beter door iedereen te gebruiken.

Communicatie van het doel van de vergadering

Als u anderen op uw vergadering uitnodigt, wees duidelijk over het doel van de vergadering. Dit houdt u niet alleen in de gaten, maar stelt de medewerkers in staat om de vergadering bij te wonen, berekend op basis van documenten of met gedachten over de betreffende kwestie.

Communicatie is essentieel voor een effectieve ontmoeting.

Wees Selectief over Deelnemers

Niemand waardeert het bijwonen van een vergadering die geen verbinding heeft met hen of hun werk. Bepaal wie er echt moet zijn en waarom. Welke input heb je nodig? Welke collega's moeten deelnemen en zullen waarschijnlijk vragen hebben over deze kwestie?

Als iemand op je lijst staat die gewoon op de hoogte moet worden gesteld van wat er is besproken, doe ze dan een plezier en haal ze uit de lijst. Ze kunnen gemakkelijk bijgewerkt worden met een vervolg email. Tijd is waardevol en geen werkgever wil de productiviteit negatief beïnvloeden door werknemers in te zetten op vergaderingen die onnodig zijn.

U moet een vergaderingsagenda maken

Een vergadering bijeenkomen zonder een afspraak agenda te houden, als u in een zeilboot wilt klimmen en hoopt dat de wind u meeneemt waar u wilt. Je zal - vrij letterlijk - op zee verloren gaan. Uw agenda voor vergaderingen leidt u naar uw eindbestemming. Bevat onderwerpen die worden besproken en wie zal elk item aanpakken als anderen deelnemen. E-mail de agenda voor de aanwezigen op voorhand zodat iedereen weet wat te verwachten en komt voorbereid.

Blijf bij je plannen

Zelfs de best geplande vergadering zal misgaan als de discussie wordt afgespeeld en op tangentiële onderwerpen gaat. Daarom slaan de meeste vergaderingen hun doel niet op - ze blijven niet op de hoogte. Stel bij het begin van uw vergadering grondregels vast en een bepaalde tijdsverdeling voor elk item op uw agenda, evenals de algemene vergadering. Bijvoorbeeld, "Bedankt voor het komen vandaag. Iedereen's tijd is waardevol en het is mijn doel om deze vergadering minder dan een uur te houden.

Laten we de voorwerpen bij de hand houden en voor een later bespreking over andere onderwerpen reserveren. "Rein in iedereen die de discussie monopoliseert of onderwerpen invoert, niet op de agenda.

Blijf erbij betrokken

Visuele hulpmiddelen gaan een lange weg om iedereen op de vergadering te concentreren en niet op hun telefoons of de klok. Plaats de agenda op een Smart Board in de voorkant van de kamer. Projectbeelden op een groot scherm met behulp van een computer; iets om hun ogen voorop te houden.

Samenvatten de vergadering

Altijd een vergadering verlaten en een totaal andere afhaal dan je collega? Zorg ervoor dat dit niet gebeurt met uw afspraak door een follow-up binnen 24 uur te mailen. Inclusief een samenvatting, geef aandacht aan belangrijke onderwerpen, aangewezen taken en deadlines. Zodra dit tijdig wordt verzonden, wordt ervoor gezorgd dat de deelnemers niet in de verkeerde richting gaan.