Wat de projectmanager weet Over Getting Work done

De projectmanager is steeds meer een van de belangrijkste rollen in de wereld van groepswerk die vandaag met initiatief wordt ingevuld. Projecten zijn tenslotte overal in onze organisaties.

Per definitie is een project al het werk dat we een keer doen; het is tijdelijk en uniek. We ontwikkelen nieuwe producten in projecten. Wij implementeren nieuwe softwareprogramma's zoals onze bedrijfsresourcesplanning of onze software voor klantrelatiebeheer via projectteams.

Zelfs het werk van innovatie en strategieontwikkeling en -uitvoering vinden plaats in de vorm van projecten.

De personen die de rol van projectmanager in onze organisaties vervullen, zijn essentieel voor het voortbestaan ​​en het succes van ons bedrijf. Ze faciliteren en coördineren en stimuleren het werk gedaan te krijgen, en dat doen ze door zowel wetenschap als kunst toe te passen.

Ervaren projectmanagers zijn bedreven in het helpen van groepen bij het nemen van complexe ideeën - productspecificaties of klantvereisten en breken de ideeën op in verteerbare brokken werk. Ze coördineren de middelen en stroom van het werk; ze beheren en rapporteren over budgetten en wat belangrijker is, ze leiden en begeleiden hun teamleden door moeilijke beslissingen en uitdagende problemen.

De beste projectmanagers zijn onschatbare productiviteitsbronnen en de lessen die ze leren en vaardigheden die ze cultiveren, zijn gemakkelijk toepasbaar op ons allemaal in onze "niet voldoende uren in een dag" beroepsleven.

Negen lessen over productiviteit van de wereld van projectbeheer:

1. Tijd besteed aan planning betaalt zich uit. In onze snel veranderende wereld hebben we de uitgesproken neiging om initiatieven te nemen zonder de tijd te nemen om te verduidelijken en te plannen. Uw projectmanager begrijpt dat tijd die geïnvesteerd is in de voorafgaande planning het team terugbetaalt met tijdwinst in de vorm van minder afval en herbewerking in de toekomst.

In mijn MBA-cursussen over projectmanagement wordt dit punt keer op keer herhaald door studenten, die hun nieuw gevonden perspectief beschrijven op de voordelen van voldoende voorbereidingstijd verduidelijken en plannen. Zoals ik lange tijd geleden van mijn vader heb geleerd toen ik aan huishoudelijke verbeteringsprojecten werkte, "meet twee keer, maai één keer. “

2. Een duidelijk handvest is van onschatbare waarde. Het handvestdocument in projectbeheer is in feite de geboorteaankondiging van het nieuwe initiatief. Het beschrijft het doel van het project en de belangrijkste timingparameters. Het identificeert de belangrijkste rollen, waaronder: de klant, de projectmanager, de projectsponsor en de kernteamleden. Uitgebreide versies van het handvest kunnen een lijst met belangrijke belanghebbenden bevatten en extra verwachtingen voor het project. Het document wordt gedeeld door de hele organisatie, zodat iedereen het belang van dit initiatief en de betrokken personen begrijpt.Het minimaliseert churn en verwarring en legt de basis voor brede samenwerking.

U kunt het concept van het charter overnemen voor elke activiteit in uw team om iedereen te informeren en verantwoordelijken te machtigen. Houd het simpel en maak een korte aankondiging van het initiatief.

Leg het doel uit, identificeer de belangrijkste deelnemers en vraag om ieders steun. Uw team zal het delen van uw informatie op prijs stellen.

3. Weet wie wordt aangeraakt door jouw initiatief en betrek ze bij elkaar! Ervaren projectmanagers begrijpen hoe kritiek het is om alle partijen (belanghebbenden) te identificeren en erbij betrokken te zijn, beïnvloed door een initiatief. Een ongeïnformeerde stakeholder is waarschijnlijk een niet-coöperatief individu. Om stakeholders te helpen identificeren, maakt u een foto of kaart met daarin iedereen die getroffen is door of betrokken is bij uw project. Dit omvat managers die resources leveren, afdelingen die processen moeten veranderen vanwege uw initiatief en natuurlijk uw klanten. Goede, tijdige en consistente betrokkenheid van belanghebbenden vermindert verwarring, verbetert de samenwerking en versnelt het oplossen van problemen.

Pas de lessen van projectmanagers voor stakeholdermanagement toe met uw eigen programma's en activiteiten. Teken een diagram van de personen die geraakt zijn door het initiatief en ontmoet hen om hun steun en inbreng te krijgen. Zorg ervoor dat ze op de juiste manier worden betrokken bij de communicatielus zoals uiteengezet in punt 9 hieronder.

4. Teams worden sneller productief met coaching. Projectmanagers zijn bedreven in het vormen van productieve teams voor tijdelijke en unieke initiatieven, vaak met individuen die nog nooit hebben samengewerkt. Ze begrijpen de uitdagingen van het samenstellen van een groep en het verplaatsen van de formatiefase naar de uitvoeringsfase, en ze coachen hun teams door deze uitdagingen. Ze leggen bijzondere nadruk op het helpen van iedereen om hun rollen te begrijpen en op het ontwikkelen van normen voor discussiëren, debatteren en beslissen. Ze bieden ruime feedback aan teamleden en ze bevorderen een cultuur van verantwoordelijkheid voor prestaties.

Of u nu een leidinggevende functie uitoefent of een werkgroep samenstelt om een ​​nieuw initiatief aan te pakken, ga er niet vanuit dat uw team snel productief wordt, alleen omdat u een handvest hebt uitgegeven en hen de bevoegdheid hebt gegeven om het werk gedaan te krijgen. In werkelijkheid vormen groepen sneller en leren ze te presteren wanneer ze worden begeleid en gecoacht.

5. Het beoordelen van risico's stopt nooit. De beste projectmanagers begrijpen dat al hun werk draait om het beheren van risico's. Ze zijn meedogenloos in alle stadia van het project in het werken met hun team om potentiële risico's te identificeren en strategieën te ontwikkelen voor het mitigeren of vermijden van risico's.

Gebruik risico-identificatie en risicobeoordelingstechnieken in uw eigen werk. Zorg ervoor dat u personen identificeert die verantwoordelijk zijn voor het identificeren van risico's en ontwikkel een risicobeheersplan voor de grootste zorgen. Of u nu in de verkoop, klantenondersteuning of -activiteiten werkt, met risicoplanning en actief risicobeheer bespaart u hoofdpijn, tijd en geld.

6. Eén aanpak of tool past niet allemaal. Van agile werkwijzen tot kritieke pad- of kritieke ketenprojectbeheertechnieken, is de juiste benadering afhankelijk van een aantal factoren, waaronder: de aard van het project; de ervaring en opleiding van teamleden over verschillende benaderingen en de toegang tot ondersteunende bronnen. Grote projectmanagers selecteren de benadering die volgens hen het beste aansluit op de situatie en de omgeving.

Als managers komen we vaak vast te zitten in het sleutelen aan het werk van onze teams. In werkelijkheid zijn er meerdere paden om elk probleem op te lossen. Processen kunnen worden gestroomlijnd, nieuwe benaderingen of nieuwe technologieën kunnen worden toegepast. Wees flexibel en moedig uw teamleden aan om verschillende benaderingen van hun werk te identificeren en problemen op te lossen. Geef hen de vrijheid om de benadering te volgen die volgens hen het beste aansluit bij de situatie.

7. Verandering gebeurt, maar het moet worden beheerd om chaos te voorkomen. Elke ervaren projectmanager begrijpt dat verandering tijdens een bepaald project onvermijdelijk is. In plaats van zich tegen verandering te verzetten, ontwikkelen ze processen en hulpmiddelen om de wijzigingen in eerdere plannen te evalueren, te beslissen en te communiceren.

Ongecontroleerde verandering in eerdere plannen veroorzaakt chaos en verwarring. De praktijken van de projectmanager goedkeuren en een wijzigingsbeheerproces maken en delen waarmee mensen ideeën kunnen voorstellen, goedkeuring kunnen krijgen en vervolgens de wijzigingen kunnen communiceren.

8. Leiderschap is de verschilmaker in de prestaties van projectteams . De sterkste projectmanagers dragen meerdere hoeden en de rol van de leider is misschien wel de belangrijkste van allemaal. Ze begrijpen dat ze verantwoordelijk zijn voor het leveren van een duidelijke visie, het bepalen van de richting en het vormen en inlijsten van de omgeving die nodig is om het team te laten slagen. Ze zorgen ervoor dat duidelijke waarden voor prestaties en verantwoording worden vastgesteld en gehandhaafd, en ze gebruiken coachingvaardigheden om voortdurend te leren en te verbeteren.

Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in de eindeloze stroom taken voor u en uw team. Vergeet niet dat uw team u nodig heeft om te leiden, niet om het werk voor hen te doen. Zorg ervoor dat je elke dag benadert als een kans om te ondersteunen, te begeleiden en te coachen.

9. Communiceer op precies het juiste volume en de juiste frequentie . Als het gaat om het communiceren van informatie over de status van een initiatief, begrijpen effectieve projectmanagers de noodzaak om zich aan te passen aan de behoeften van de belangrijkste belanghebbenden. De CEO wil niet het detailniveau dat vereist is door de kwaliteitsmanager. Een externe stakeholder heeft geen dagelijkse updates nodig.

Werk aan de beoordeling van de werkelijke behoeften van uw publiek voor detailinformatie en -frequentie en pas uw updates dienovereenkomstig aan. U genereert goodwill en minimaliseert de tijd die u besteedt aan het genereren van rapporten en updates die niemand leest of nodig heeft.

De onderste regel voor Now:

Er zijn meer dan een paar geweldige lessen over productiviteit, management en leiderschap om van geweldige projectmanagers te leren. Pas de lessen verstandig toe en je verbetert je eigen persoonlijke en teamproductiviteit en prestaties.