Wat je moet weten over project governance structuren

Weet je welk project governance is en hoe ziet het eruit? Of wat moet u doen als u werkt in een omgeving waar het niet bestaat? Laten we beginnen met een definitie.

Project Governance: een definitie

'Governance' in project management termen verwijst naar het beleid, processen, normen, procedures en richtlijnen die bepalen hoe projecten worden geleid, beheerd en gecontroleerd in uw organisatie.

Governance kan uitgebreid en 'zwaar' zijn met veel bureaucratie, of schetsmatig en 'licht' (in ieder geval is het waarschijnlijk inefficiënt).

Managers moeten streven naar het juiste bestuursniveau voor hun omgeving en cultuur. Zorg ervoor dat uw governancebeleid geschikt is voor het doel, is een belangrijke factor om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn.

Governance begint bovenaan. De raad van bestuur moet zich inzetten voor het idee van goed bestuur en het feit dat de projecten goed moeten worden beheerd, binnen bepaalde richtlijnen. Deze houding en de te verwachten standaarden zullen afzetten naar Project Boards en projectleiders (en programma teams, waar deze bestaan).

Waarom Project Governance Matters

Uw project sponsor en andere belangrijke belanghebbenden willen weten dat u het project budget op de juiste manier besteedt. Zij willen zien dat u de voortgang van uw project effectief volgen en erin ingrijpt om projectrisico als nodig te beheren.

Maar de reden voor goed bestuur op projecten gaat verder dan dat.

Beheersing wordt geëist door klanten, met name die in de publieke sector.

Regeringen en regelgevers vragen (en in sommige gevallen af te dwingen) bepaalde normen voor bepaalde projecten. Governance is niet alleen een interne kwestie: veel bedrijven die op gereglementeerde markten actief zijn, zullen de richtlijnen van externe wetgeving, zoals Sarbanes-Oxley, moeten volgen. Project governance maakt een klein deel uit om te kunnen bewijzen dat uw bedrijf effectief functioneert en binnen de gespecificeerde richtlijnen voor uw bedrijfstak.

Beheer van projecten helpt u ook:

Verbeter uw rendement op uw investering en volg deze investeringen effectief
Verkoop inkoop voor projecten
Vermijd de gemeenschappelijke redenen waarom projecten falen
Effectiever communiceren
Introduceer standaardisatie over projecten, waardoor prestaties kunnen worden vergeleken.
Minimaliseer risico's
Personeel ontwikkelen en motiveren in een gestructureerde omgeving.

Welke project governance lijkt op

Nu weten we welk project governance is, wat doet het lijken op een project? Hier zijn de soorten activiteiten die governance in een projectomgeving aantonen:

Er is een gedisciplineerde levenscyclus van het projectmanagement dat gedefinieerde punten voor goedkeuring bevat.Dit zijn punten waar de levensvatbaarheid van het project wordt besproken en er wordt besloten of met het werk verder moet gaan of niet.
Projecten hebben een duidelijke zakelijke zaak en zakelijke zaken hebben genoeg informatie om managementteams de juiste beslissingen te kunnen nemen.
Die beslissingen zijn voldoende gedocumenteerd en meegedeeld.
Mensen die aan projecten werken, hebben rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd.
Er is een cultuur van voortdurend leren waarmee projectteams continu kunnen verbeteren en lessen leren die in een schuldvrije omgeving zijn geleerd.
Er zijn processen en procedures waarmee projectteams hun project kunnen beoordelen en indien nodig, onafhankelijke ondersteuning vragen.
Stakeholders zijn verloofd en vertrouwen op het proces.
Projectteams bestaan uit personen die ervaren en gekwalificeerd zijn in de relevante rollen.

Bestuur van projecten hangt samen met de bestuursstructuren in de organisatie in het algemeen. Als u denkt dat het hoofddoel van project governance is om ervoor te zorgen dat projecten op de juiste manier worden uitgevoerd, kunt u zien hoe het verband houdt met financieel bestuur op bedrijfsniveau, bedrijfsrisicobeheer en meer.

Projectbeheer moet naadloos passen binnen uw huidige organisatieprocessen. Met andere woorden, creëer geen gloednieuw financieel management proces als u al een hebt die op andere gebieden werkt! Gebruik wat er momenteel bestaat en verander bedrijfsprocessen om ze geschikt te maken voor gebruik in een projectomgeving.

5 Focusgebieden voor Project Governance

Als u begint te kijken, realiseert u dat projectbeheer door alle elementen van projectmanagement doordringt.

Er zijn echter een aantal belangrijke focusgebieden waar governance bijzonder relevant is.

Methodologieën en processen: deze helpen u betrouwbaar en duurzaam te leveren.
Kennisbeheer: Dit is cruciaal voor de geleerde lessen en ervoor te zorgen dat de organisatie van projectervaring leert. Kennisbeheer is essentieel als u wilt stoppen met het maken van dezelfde fouten meerdere malen.
Looptijd van het projectbeheer: als uw organisatorische projectmanagement volwassenheid toeneemt, zo zal uw vermogen om succesvol te leveren.
Senior-Level Purchase-In: De inzet voor project governance begint bovenaan. Als u bestuursondersteuning heeft, wordt dit door alle niveaus van het bedrijf opgeslagen en wordt de aanpak van governance duurzamer.
Ondersteunende cultuur: een cultuur van ondersteuning, niet de schuld, zorgt ervoor dat projectmanagers de juiste omgeving hebben om te kunnen gedijen. Een ondersteunende cultuur, geleid door het Project Management Office of Project Director, zal project managers helpen hun doelen en die van het project te bereiken.

Wat te doen als er geen Corporate Standard is

Veel projectleiders in kleinere organisaties vinden lopende projecten in een ondersteunende omgeving, en waar is inkoop voor het concept projectmanagement, maar zonder de formele organisatie structuren in de plaats waaruit te voeden.

In die situatie - en het is niet exclusief voor kleine organisaties - zal je je projectmanagementmodel van nu af aan het ontwerpen. Als er geen project governance-aanpak is die u van de plank kan afzetten en geschikt is voor uw project, moet u uw eigen bouwen.

Dat is niet zo moeilijk als het lijkt!

Begin met het opstellen van de basisgegevens:

Maak een rol- en verantwoordelijkheidsdocument aan
Zorg ervoor dat u een projectsponsor hebt
Zorg ervoor dat u een projectraad of stuurgroep heeft en regelmatige vergaderingen regelt waarvoor u neemt en verdelen minuten
Een risicomanagementproces opzetten
Een veranderingsbeheerproces instellen
Bouw punten in uw projectschema waar u de levensvatbaarheid van het project controleert tegen de oorspronkelijke doelen van de zakenzaak (het einde van elke fase van fase is het natuurlijke punt om deze cheques te plaatsen).

Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de projectsponsor om ervoor te zorgen dat er voldoende bestuur is, maar projectmanagers kunnen hierbij ook een actieve rol spelen.

Governance kan een van de droger vakken zijn in projectmanagement, maar het is een van de belangrijkste. Het is de manier waarop senior management teams weten dat u een goede baan doet en het geruststelt dat het project zich ontwikkelt zoals het zou moeten. Het biedt ook de cheques en balansen die nodig zijn voor managers om te weten dat het geld wordt besteed op passende en afgestemde manieren.