Voor- en nadelen van 3 project organisatorische structuren

De manier waarop uw organisatie is gestructureerd, beïnvloedt hoe u projecten beheren en uitvoert. Het kan ook beïnvloeden hoeveel gezag en bereik je moet doen als projectmanager.

Er zijn drie gemeenschappelijke organisatiestructuren, en projectmanagers werken in elk van hen: functioneel, project en matrix. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van elk, dus weet je wat je tegen hebt als je lid bent van een nieuwe structuur.

Een functionele organisatiestructuur

In een functionele organisatiestructuur werken de projectmanager en alle middelen in dezelfde bedrijfsafdeling, zoals de afdeling Sales en Marketing. Over het algemeen zal de functionele manager meer autoriteit hebben dan de projectmanager.

Voordelen:

De functionele structuur geeft u de minste kracht als projectmanager, maar er zijn veel andere voordelen:

Het werkt goed voor kleine teams en kleine projecten, omdat de functie volledige controle heeft over de teamleden en andere benodigde middelen.
U kunt gemakkelijk toegang krijgen tot de deskundigen die u nodig hebt, omdat ze in hetzelfde functionele gebied zijn.
Het is snel om iedereen bij elkaar te krijgen om problemen op te lossen die verband houden met het project.
U kunt de projectcommunicatie tools beperken die u moet gebruiken, omdat het team relatief klein en simpel is.
Je krijgt vaak enthousiaste teamleden die graag werken aan het project, omdat het hen carrièremogelijkheden biedt. Projectwerk kan een geweldige manier zijn om uw team te motiveren.

Als u het project overhandigt aan een functioneel team, wordt het functionele team waarin u werkt, het makkelijker om een project te sluiten.

Nadelen:

Hoewel deze structuur veel voordelen heeft, zijn er ook nadelen:

Werk vindt plaats in een silo, wat kan betekenen dat u geen toegang heeft tot mensen buiten uw functionele afdeling.
Mensen in het projectteam kunnen meer loyaal zijn aan hun afdeling of teammanager dan aan hun werk aan het project, en dit kan conflicten veroorzaken.
Een groot project kan met een functionele projectmanager uit elke functie komen. Het kan resulteren in werk dat door de barsten valt als alle projectmanagers niet harmonisch samenwerken.
Functioneel werk kan isoleren doordat u niet in de gelegenheid bent om in het bedrijfsleven veel te netwerken. Het kan moeilijk zijn om een strategische focus te behouden.

De projectorganisatiestructuur

Dedicated teams worden samengesteld om te werken aan projecten in een projectorganisatiestructuur. De projectmanager heeft waarschijnlijk leidinggevende verantwoordelijkheid voor de projectteamleden. Voorbeelden hiervan zijn grote bouwwerken, maar ook bedrijfsinitiatieven die een toegewijd team vereisen.De projectmanager heeft de ultieme autoriteit, rapporteert aan de projectsponsor en het projectbord. De individuen op het teamwerk direct voor de projectmanager.

Voordelen:

Het voor de hand liggende voordeel van een projectstructuur is dat je meer controle hebt over het team, maar er zijn ook andere voordelen.

Teams kunnen een sterk identiteitsbewustzijn hebben. Het is de makkelijkste structuur om een sterke teamcultuur te creëren.
Het hele team is gericht op de doelstellingen van het team en er is geen loyaliteitsprofiel met de dagjob voor de mensen die aan het project werken. Hun dagwerk is het project.
Resources zijn toegewijd aan het project, dus het is veel makkelijker om werk te plannen. U zult weten wanneer de teamleden beschikbaar zijn en er is geen risico dat ze op korte termijn naar bedrijfsmatig werk voor een andere manager worden getrokken.
Projecten die in deze structuur draaien, zijn goede omgevingen voor het verbeteren van uw projectmanagementvaardigheden, zowel als leider en meer technische vaardigheden.

Nadelen:

De projectstructuur is het makkelijkste om binnen te werken, maar het heeft nog enkele nadelen.

Het hebben van een team gewijd aan een project is een dure inzet. Het is meestal een optie alleen bij grote projecten.
Als u mensen uit hun functionele taken verwijdert, kunnen ze het moeilijk vinden om terug te gaan, vooral als het project lang is. Projectwerk strekt zich terug en terugkeert naar wat u eerder gedaan heeft na een periode die in een multidisciplinaire omgeving werkt op een nieuw, uitdagend project. Het is niet een aantrekkelijk vooruitzicht voor veel mensen. Het kan het nog belangrijker maken om de transitie van het team te beheren wanneer u een project sluit.
Het sluiten van een project kan soms betekenen dat uw baan verloren gaat als het bedrijf is ingeschakeld en er nog geen andere rol beschikbaar is om u in te zetten.
Door hun aard zuigen toegewijde teams middelen om op slechts een ding te werken. Het kan het aantal projecten dat het bedrijf op een gegeven moment kan beperken, beperken, vooral wanneer verschillende projecten dezelfde vaardigheden vereisen.
Projectmanagers in dit type structuur doen ook lijnbeheer voor hun teams. Het betekent tijd en moeite op het gebied van human resources taken die u niet in andere structuren zou moeten doen. Als u dit element van het werken met mensen geniet, zou dit een voordeel kunnen zijn.

De matrixstructuur van de matrix

De derde optie is een matrixstructuur. Hulpbronnen worden gedeeld over zowel business-as-usual werk en projectwerk. Het zou kunnen betekenen dat er twee managers, of "stippellijn" verantwoordelijkheid zijn voor een projectmanager en voor de teammanager. De functionele managementlijnstructuur is normaal gesproken op zijn plaats en de projectmanager heeft de stippellijn.

Deze structuur splitst macht en gezag tussen de functionele of divisie team manager en de projectmanager. Je moet je onderhandelingsvaardigheden gebruiken om hun volle kracht te gebruiken!

Voordelen:

Matrixstructuren zijn zeer gebruikelijk omdat ze managers toestaan om echt flexibele keuzes te maken met hoe mensen hun tijd doorbrengen.Het is hoogstwaarschijnlijk dat u op een bepaald moment in uw carrière in een matrixomgeving zal werken. De voordelen van deze structuur zijn onder meer:

Resources worden efficiënt gebruikt en kunnen zo nodig verplaatsen tussen projecten.
U kunt op veel verschillende dingen werken, soms tegelijkertijd - hoewel het kan worden aangevoerd dat dit ook een nadeel is.
Teams en individuen kunnen zeer responsief zijn. Als er een nieuw project komt dat prioriteit moet hebben, is het makkelijk om te draaien en plotseling te richten op iets anders. Je kunt dat niet gemakkelijk in een projectstructuur doen, wat duurt langer om te ontbinden en te hergroeperen.
De structuur vereist dat iedereen dezelfde levenscyclus en methodologie van projectmanagement gebruikt, zodat het makkelijk kan worden verplaatst tussen projecten. Mensen kunnen lid worden van een projectteam met relatief weinig aan boord nodig wanneer de terminologie en processen gemeenschappelijk zijn.

Nadelen:

Zoals bij alle opstellingen heeft deze ook zijn valkuilen. Ondanks dat het een gemeenschappelijke structuur is, denk ik niet dat veel moderne werkplekken de problemen van overbelasting hebben gebarsten. Het kan makkelijk zijn om een individu teveel te doen als u geen systemen hebt om al hun werklast te beheren en te volgen. Andere nadelen zijn:

Conflict tussen projecten is gebruikelijk omdat u voor dezelfde middelen als een ander project kan vechten.
Het andere project zou de beste bronnen kunnen hebben - de meest geschikte mensen met de juiste vaardigheden - of hun lijnmanager kan ze niet beschikbaar maken voor projectwerk.
Er kan een conflict bestaan tussen zaken als gebruikelijke taken en projectwerk voor individuen, vooral wanneer beide managers hun verschillende prioriteiten geven.
Resources kunnen conflicten hebben over wat ontwikkelingspad ze nemen voor hun toekomstige carrière. Hoewel u wellicht weet dat u in projectmanagement wilt blijven, kunt u de mogelijkheid hebben om verder te gaan naar een senior functionele rol of een meer projectgerichte rol. Maar veel carrièremogelijkheden zijn een goede zaak, zelfs als het voor moeilijke beslissingen zorgt.

Een organisatiestructuur die perfect werkt voor alle business-as-usual werk, werkt niet altijd voor projecten, en je moet in de omgeving werken waarin je werkt. Het is een goed idee om elke ervaring in elk van deze structuren te krijgen, als u dat kan, zodat u ze eerstehands kan ervaren. Het helpt u om te bepalen welke omgeving u het beste past en past bij uw vaardigheden en voorkeuren. Dan kunt u een ingeligte keuze maken als u de kans krijgt om uw toekomstige werkomgeving te bepalen.

Het begrijpen van de voor- en nadelen van elk zal u de kans geven om uit te zoeken waar u uw tijd en invloed besteedt om het beste uit uw team te kunnen halen en uw project succesvol te kunnen afronden.