Wat als u bedrijfsdocumenten bij een ramp kwijtraakt?

Als uw bedrijf is getroffen door een ramp, zoals een orkaan, tornado of sneeuwstorm, moet u onmiddellijk weer aan het werk kunnen. Een belangrijk punt om te overwegen bij het plannen van bedrijfsrampen is hoe u uw bedrijfsrecords kunt opslaan en herstellen.

Wat gebeurt er als u uw bedrijfsgegevens verliest bij een ramp? Het is een dubbele klap. U hebt hier twee problemen:

Ten eerste beschikt u niet over de records om belastingaftrek in het algemeen te ondersteunen en

Ten tweede heb je geen gegevens om verliezen als gevolg van de ramp te ondersteunen.

Ondersteunende belastingverminderingen wanneer documenten niet beschikbaar zijn

De IRS vereist dat bedrijven (en personen) gegevens verstrekken ter ondersteuning van hun zakelijke of persoonlijke belastingaftrek. Als u geen zakelijke administratie heeft om aftrekposten te ondersteunen en u bent gecontroleerd, heeft u een dilemma. Belastingverordeningen stellen dat "het niet beschikbaar zijn van de administratie van een belastingplichtige de belastingbetaler niet ontlast van het aantonen van zijn of haar recht op afgetrokken claims."

U moet proberen om die verloren zakelijke records te reconstrueren. Maar als de records zijn verloren of vernietigd tijdens een bedrijfsramp, wat doet u dan?

Schade aan noodsituaties ondersteunen wanneer documenten niet beschikbaar zijn

In het geval van een ramp die uw bedrijfsgegevens schaadt, volgt u een proces in twee stappen.

Leg eerst vast dat de ramp heeft plaatsgevonden. In een recente (2014) zaak van de belastingrechter heeft het Hof de belastingbetaler verweten dat hij de ramp nooit had gemeld.

In dit geval had een belastingbetaler aangevoerd dat overstromingsschade ertoe had geleid dat zijn bedrijfsgegevens niet konden worden teruggevorderd, maar hij heeft de overstromingsschade niet vastgelegd met een claim of ander bewijsmateriaal. Als u niet kunt bewijzen dat de records verloren of vernietigd zijn, kan de IRS ervan uitgaan dat u ze niet in de eerste plaats had.

De beste manier om een ​​ramp te documenteren is door een claim in te dienen. Zelfs als u in een rampgebied woont, kan de IRS niet weten of uw bedrijf verlies heeft geleden, tenzij u het verlies schriftelijk opgeeft.

Bedrijfsverliezen registreren

U hebt uw activumadministratie nodig om de verliezen te documenteren aan bedrijfsmiddelen, waaronder voertuigen, uitrusting, meubels en armaturen. Meld slachtofferverlies over uw bedrijf of uw persoonlijke belastingaangifte. IRS-publicatie 547 beschrijft het proces voor het bepalen van verminderingen voor verliezen, inclusief verlaging van eerlijke marktwaarde.

U kunt ook een dossier indienen voor hulp bij FEMA (het federale agentschap voor noodhulp bij rampen) of een claim indienen voor rampenbijstand bij de Small Business Administration.

Per bovenvermelde Tax Court-zaak moet u, als uw bedrijfsgegevens verloren gaan of worden vernietigd, een 'serieuze en overtuigende poging doen' om uw bedrijfsrecords te reconstrueren.

Reconstructie van records na een ramp

De IRS heeft een uitstekende publicatie waarin wordt besproken hoe u uw records kunt reconstrueren in het geval van verlies van een ramp.

Op deze formulieren moet u de "kostenbasis" en "aangepaste basis" opgeven voor alle eigendommen van uw bedrijf.

Kunt u dit doen? Heb je records die laten zien wat je voor dit spul hebt betaald?

Bedrijfsadministratie beschermen tegen rampen

Natuurlijk is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsdossiers een ramp overleven, door ze te beschermen voordat het noodlot toeslaat.

Maak een back-up van uw records en breng ze naar een veilige plaats, weg van uw bedrijf. Maak ook een back-up online.

Lees meer over hoe bedrijfsrecords te beschermen tegen rampenverlies.

Wat u moet doen voordat rampen uw bedrijf staken

1. Stel uw systeem voor het bijhouden van bedrijfsgegevens in, zodat u alle belastingaangiften heeft die u nodig heeft.

2. Maak uw bedrijfsgegevens zoveel mogelijk tegen rampen.

3. Maak een back-up van uw records.

Voor meer informatie

Bron: T. C. Summ. Op. 2014-75 (PDF)

IRS-referenties die u mogelijk nuttig vindt:

IRS-publicatie 547: slachtoffers, rampen en diefstallen

IRS-publicatie 584-B: werkboek bedrijfsongevallen, rampen en diefstal