Tips voor het huren van de beste evenementenplanner of producent

Het huren van een externe gebeurtenisplanner of -produsent hoeft niet een uitdagende taak te zijn, maar je moet ervoor zorgen dat je tijd besteedt aan de beste evenementenplanners en ze zorgvuldig screenen voordat je er een voor je bedrijf aan toevertrouwt evenement.

Er zijn een aantal variabelen die u moet overwegen bij het maken van uw selectie, inclusief de doelstelling van uw evenement, het budget waarmee u werkt, uw reden om buiten te huren en de beschikbare kandidaten voor de baan. Gelukkig zijn er een Aantal grote hulpbronnen bedrijven kunnen gebruiken om de beste evenementenplanner of producent te kiezen om hun bedrijfsevenement te helpen creëren.

Gebruik de volgende handleiding om u te helpen bepalen of u een gebeurtenisplanner nodig heeft voor uw volgende bedrijfsevenement of niet, hoe u de beste kandidaat voor de opdracht selecteert.

Bepaal je evenementdoelwit en behoefte aan evenementenplanner

De meeste mensen denken dat het huren van een externe gebeurtenisplanner of cateraar begint met het vaststellen van het budget van het evenement, maar de waarheid is dat het belangrijker is om te beginnen door te definiëren waarom je wilt vasthouden een gebeurtenis in de eerste plaats. Voordat u een externe of interne bron bereikt die u zal helpen het evenement te plannen, wilt u de belangrijke doelen van het evenement delen. Beantwoord je eigen relevante vragen over wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe-dan zal er genoeg tijd zijn om later aanpassingen aan te brengen.

Nadat u uw doelstellingen hebt omschreven, beginnen er een paar duidelijke ideeën te ontwikkelen over welk thema en bericht u op uw evenement wilt overbrengen, maar het belangrijkste is dat u wilt bepalen welke activiteiten en diensten die u nodig hebt voor de externe bron om namens u te behandelen.

U wilt vaststellen welk budget u voor een planner heeft, en als zij de locatie helpen, de menu's opbouwen en aanbevelingen doen over voedsel- en drankopties, bronsprekers en entertainment, wees ter plaatse voor de dag van productiebehoeften, en / of helpen bij het maken van belangrijke communicatie documenten zoals uitnodigingen en gastenlijst.

Als u uw evenement alleen al plannen en nog steeds een van deze behoeften heeft, is het kansen dat u een evenementenplanner wilt huren om deze taken en verantwoordelijkheden te beheren.

Gebruik lokale bronnen om een ​​gekwalificeerde evenementenplanner te vinden

Vaak vinden mensen dat dit mondeling woord de beste manier is om een ​​evenementenplanner voor hun verjaardagspartij te huren, een zakelijke bijeenkomst voor het ontbijt, een weekendtocht of een ander soort evenement, en hoewel het zeker helpt, is dit waarschijnlijk niet de meest effectieve aanpak.

Als u de beste gebeurtenisplanner voor uw affair probeert te vinden, is het best om iemand te onderzoeken die ervaren is en een sterke reputatie heeft in de community van eventplanners.Woord van de mond biedt de mogelijkheid om gemakkelijk te verkopen voor een planner die nieuwe klanten wil vinden, maar de reputatie van collega's is zeer effectief.

Ongeacht of het een sociaal evenement of een bedrijfsvergadering is, over het algemeen blijven de regels voor het huren van een evenementplanner of cateraar hetzelfde: u wilt iemand inhuren die expertise heeft in het creëren van uw soort evenement.

Bekijk hoofdstukken van professionele lidmaatschapsgroepen of controleer met het nationale of lokale hoofdstuk van International Professionals International, de International Special Events Society, de National Association of Catering Executives of de Association of Wedding Professionals; Het is ook relevant om erachter te komen wie artikelen in hun branche publiceert.

Als u wilt weten wie een reputatie heeft om diensten of deskundigheid op een bepaalde markt te leveren, raadpleeg dan bij de lokale conventie en bezoekersbureaus, waar veel evenementenplanners actief zijn, en zij houden ook relaties met lokale kamers van koophandel vast. Een andere manier om deskundige experts te bereiken, is om naar de hotelconferentie verkoopafdeling te gaan. Zij delen met u wie ze vertrouwen.

Interviews en afspraken over evenementenbehoeften met aanvragers

De meeste evenementenplanners zullen graag op je specifieke gebeurtenis horen, maar geven ze eerst korte details en focus meer op hun expertise in de eerste ronde interviews, gedurende welke periode moet u het aantal kandidaten naar de drie sterkste kandidaten terugdringen.

U moet dan elke gebeurtenisplanner of hun firma vragen om informatie over hun zaken te delen, ervaringen te ervaren met gebeurtenissen in het verleden en hoe ze plannen voor onvoorziene gebeurtenissen, met de nodige aandacht voor de wijze waarop het antwoord van de aanvrager en eventuele vervolgvragen die hij of zij zou kunnen hebben voor uw bedrijf, het evenement of de doelen ervan.

Goede planners lopen u door een discussie om te leren over de algemene doelstellingen, tijdlijn, budget, gasttelling en persoonlijke voorkeuren van uw evenement. Goede planners stellen u vragen over uw organisatie en leren over uw doelstellingen en uw specifieke gebeurtenis. Zoek deze tekens bij het interviewen om kandidaten te vinden die boven de rest uitkomen.

Hoewel het niet altijd mogelijk is om iemand persoonlijk te ontmoeten tijdens de eerste ronde interviews, vooral als uw programma buiten de stad is, kan dit een cruciale stap zijn bij het kiezen van de juiste planner of producent voor uw evenement en bedrijf.

Meet-tot-gezicht vergaderingen geven inzicht buiten de deskundige of ervaring van een planner in zijn of haar rapport met het team in uw bedrijf die dit event zal helpen creëren. U wilt een kandidaat kiezen die niet alleen een geweldige kans heeft track record voor het produceren van kwaliteitsgebeurtenissen, maar ook degene die samen met je team komt.

Opties verkleinen en selecteren

Het is niet goed genoeg om op je darminstinct te gaan, het advies van je vrienden of zelfs collega's en collega's, of de persoonlijke bijeenkomst alleen-dit is jouw gebeurtenis en < je naam en je reputatie wordt hiermee geassocieerd - je moet ook de referenties van je kandidaten controleren.Zorg ervoor dat u vragen om namen van klanten die de kandidaten al eerder hebben gewerkt, maar ook in de geschiedenis van elke planner om gebeurtenissen die hij of zij niet heeft vermeld, te vinden. Je zou kunnen weten dat hij of zij een paar gebeurtenissen heeft geblokkeerd met een bepaalde klant die niet maak zijn of haar CV niet. Zodra je hebt gecontroleerd dat een kandidaat goed met je bedrijf lekt, expertise op het gebied toont en een goed goed begrip heeft van het evenement dat je met hem of haar wilt produceren, is het tijd om je selectie te beperken tot een en luister naar zijn of haar ideeën over het evenement. Op basis van uw doelen en ideeën zal een goede evenementenplanner u een plan voorleggen om uw thema te helpen. Als het een prive avond en diner is voor een intieme groep mensen, dan moet de planner u opvragen met ideeën die veel van de details voor je programma.

Op dit moment moet de evenementenplanner u ideeën voorleggen die u het gevoel geven dat ze uw budget hebben bereikt en de waarde ervan hebben verdubbeld. Dit zou duidelijk moeten zijn in de manier waarop zij hun visie voor uw evenement pitchen.

Het vergelijken van uw budget met de

van de Event Planner. Op basis van uw evenementdoelstellingen is het mogelijk om een ​​algemeen gevoel te creëren voor hoeveel kosten het kost voor verschillende elementen van uw programma. Dit hangt af van het type gebeurtenis dat u bent hosting en wat deze inhoudt. Veel mensen die voor de eerste keer een evenement organiseren, lopen vaak in de val van het plannen van een champagne-evenement met een bierbudget. Daarom zullen veel mensen hun hulp inroepen bij hun evenementenplanner.

Een ideale kandidaat zal het budget aannemen dat u aanbiedt en het in iets magisch maakt, maar die ideeën komen voor een prijs en het is belangrijk dat u de planner vraagt ​​om al zijn of haar kosten en potentiële bronnen van hoe te onthullen Deze kosten worden gedekt en opgenomen in de algemene budget-event planner kosten verschillen van planner naar planner of evenement bedrijf naar evenement bedrijf.

Afhankelijk van de aard van uw evenement, wordt u gevraagd deposito's, papierwerk en contracten te verstrekken aan de evenementenplanner en de evenementenlocaties en -diensten die zij aanbieden. Dit is een perfect aanvaardbare manier om zaken te beheren, maar het beste advies op dit moment is om professioneel advies te vragen en nooit een contract te ondertekenen dat niet door je eigen advocaat is beoordeeld - met name bij het omgaan met particulieren die misschien niet de dezelfde middelen van een groot bedrijf.

Blijf bij uw planner en wees voorbereid op het vuur en huur

De meeste slechte verhalen die verband houden met de planning van evenementen zijn meestal het gevolg van een gebrek aan doorwerking. Event planning vereist een effectieve coördinatie van de logistiek en het uitstellen van deze naar een derde partij kan terugvuren als de eventplanner die u hebt aangestuurd niet volledig aansprakelijk is voor de doelstellingen en doelstellingen van uw bedrijf voor het evenement.

Om deze reden moet u als aanhanger manager nauw samenwerken met de planner of producent om ervoor te zorgen dat elk onderdeel van de productie gaat zonder hekken, om ervoor te zorgen dat locaties en leveranciers klaar zijn voor het evenement om ervoor te zorgen dat de betalingen zijn geweest gemaakt voor elke leverancier voor en na.Dit betekent niet dat de meeste evenementplanners hun beloofde diensten niet leveren, het betekent gewoon dat u ervoor moet zorgen dat de logistiek is bevestigd.

Als alles zoals gepland gaat, heeft u een succesvol evenement en een uitstekend evenementplanner resource voor de toekomst, maar als het planningsproces niet goed verloopt voor de diensten die schriftelijk zijn overeengekomen, is het belangrijk om te beoordelen of Het project past goed met de planner.

Hoewel het redelijk is om geduldig te zijn en door logistiek te werken en eventuele misverstanden onderweg, als u de benodigde diensten niet ontvangt, moet u klaar zijn met een aantal ernstige discussies. Als u moet, wees klaar om een ​​slechte planner te schieten en altijd een backup-optie te hebben.