Top Tips voor het huren van een prive-traiteur voor uw evenement

Terwijl veel grote evenementen een executive chef of een banketafdeling op het personeel hebben, bieden veel van de mooiste en unieke locaties ter wereld geen horeca. Terwijl het extra werk van het huren van een privé-caterer of horeca bedrijf een afschrikmiddel kan zijn voor sommige, zijn grote evenementenplanners altijd bereid om de perfecte locatie te boeken, zelfs als het betekent dat ze hun professionele netwerk aanroepen om het klaar te maken.

Voordat u een cateraar of horecaorganisatie huurt om het evenement te laten werken, is het handig om eerst ideeën over het cateringmenu te hebben en deze tips in uw achterzak te hebben.

Expert advies over menu planning van een catering deskundige

"Stel een goede balans in met uw menu", stelt Stacy Ziegler, CPCE, CMP, eerste vice-president van de Nationale Vereniging van Cateringbeheerders (NACE) en directeur van de verkoop bij Bold American Events & Catering. Bold American biedt horecagelegenheden in de gehele stad Atlanta, Georgië en organiseert jaarlijks meer dan 500 bedrijfs- en maatschappelijke evenementen.

"U kunt riskanter zijn met uw geslaagde hors d'oeuvres, bijgerechten en dessert, maar voor het hoofdgerecht moet u onthouden dat u een diverse groep mensen voedt. De meeste mensen vinden het leuk om te herkennen wat ze eten. Dit betekent niet dat iedereen gewone kip moet serveren, maar wees voorzichtig met iets heel exotisch. "

Het seizoen van het evenement is ook van belang. En evenementenplanners houden tijdens een heel ander seizoen vaak discussies over toekomstige gebeurtenissen. "Hoewel u uw menu in de winter overlijdt, zou het feitelijke evenement in juni kunnen zijn. Korte ribben en aardappelpuree in januari klinkt fantastisch, maar als je Juni-evenement rond rolt, wil je iets veel lichter, "zegt Ziegler.

In het geval is het plannen van een evenement menu ongeveer veel meer dan de voedselkeuzes zelf. Maar de volgende stap is het huren van de cateraar om u te helpen het uit te trekken.

Expert advies over het huren van een particuliere cateringbedrijf

Misschien heeft u al ideeën voor het cateringmenu in gedachten, de volgende stap is het huren van een horecabedrijf voor uw evenement. "Praat met uw cateraar over wat ze het beste doen", adviseert Ziegler. "Ze hebben veel ervaring met crowd favorieten, en weten wat ze het beste kunnen uitvoeren. "

Naast het gebruik van uw cateraar als voedsel- en drankconsultant, evenals de cateringdienstverlener voor uw evenement, biedt Ziegler ook de volgende tips voor het huren van een cateraar of cateringbedrijf voor de evenementen:

Voorbeeld van de cateraar's Eten

Door het eten van de cateraar te bemonsteren, geeft u de catering de kans om te proeven en ook te ervaren hoe het wordt gepresenteerd.Dit is ook een geweldige tijd om te ontmoeten met de chef-kok en te bepalen hoe flexibel hij of zij is. Alle items kunnen naar uw eigen smaak worden aangepast, dus zorg ervoor dat uw feedback serieus wordt genomen. Vraag hoe het eten bereid is.

Catering Pro Tip: Vraag of de catering klaar is op de site of op voorhand gekookt en in een warme doos overblijft. Deze verschillende praktijken hebben een grote invloed op de kwaliteit van het eten wanneer het aan uw gasten wordt gediend.

Bekijk Referenties

Hoewel u waarschijnlijk een lijst krijgt van zeer tevreden klanten, zijn er nog steeds goede nuggets informatie die u kunt leren als u de tijd neemt om de referenties van een cateraar te controleren. Het is een uitstekende manier om inzicht te krijgen in wat de cateraar het beste doet. Goede vragen voor referenties zijn: Hoe vaak hebben ze de cateraar gebruikt? Wat vond je het leukst over hun catering voor evenementen? Wat is er één ding dat je zou veranderen voor hun volgende evenement?

Verzoek voorbijgebeurde foto's

Catering foto's geven u een goed gevoel van de esthetiek van de cateraar. Foto's van gebeurtenissen in het verleden kunnen u inzicht geven in hoe hun gebeurtenissen over het algemeen worden opgericht. Stel jezelf de volgende vragen voor: Vind je hun serviceartikelen, gebruik van afstand en afwerking? Is het de stijl die u wilt voor uw evenement?

Tenslotte, het bekijken van foto's van het verleden werk van een cateraar is ook een goede manier om aan de cateraar te verklaren wat u met referenties wilt. Wat wil je herhalen bij je evenement?

Bespreek de beschikbare services

Sommige cateraars zijn meer fullservice dan anderen, met de mogelijkheid om linnengoed, tafels, stoelen, bloemen en evendécor te voorzien. U kunt hen een idee geven van wat u wilt en ze kunnen alles voor u samen trekken en alle verkopers organiseren. Anderzijds bieden sommige cateraars alleen het evenement eten en voedseldiens, en u bent verantwoordelijk voor het coördineren van al uw andere artikelen en leveranciers. Hoe dan ook, het is goed, zolang de diensten van de cateraar aan uw behoeften voldoen.

Beoordeel alles in persoon

Persoonlijke bijeenkomsten zijn niet alleen een goede manier om ervoor te zorgen dat er geen miscommunicatie bestaat met betrekking tot belangrijke zaken zoals het geplande cateringmenu en het cateringvoorstel. Ze zijn ook een geweldige manier om Krijg een beter gevoel voor uw gekozen cateraar. Bijvoorbeeld, persoonlijke bijeenkomsten geven u de kans om de horeca te zien. Is het kantoor schoon? Wordt u tijdig begroet? Als u aarzelt tijdens dit proces, moet u het nu repareren en het kan overbrengen naar de afspraakdag.

Zorg ervoor dat ze georganiseerd zijn

Als uw voorstel tijdig is en uw verkoopmanager professioneel en flexibel is, is dat waarschijnlijk een teken van goede bedrijfscultuur. Dit is vooral belangrijk omdat deze eigenschappen waarschijnlijk zullen overgaan naar het team dat uw evenement verwerkt. Maar pas op: het tegenovergestelde kan ook waar zijn. Als uw voorstel na de beloofde datum aan u wordt toegezonden of in het verkoop- en planningsproces een algemeen gevoel van disorganisatie is, kan het een teken zijn dat tijdigheid en organisatie geen belangrijke waarde voor de cateraar zijn.

Lees de fijne afdruk

Als het gaat om afmelden op uw cateringvoorstel, is het belangrijk om elk detail te bekijken en te begrijpen. Is uw voorstel alles inclusief wat u heeft gevraagd? Is de belasting inbegrepen? Zal de prijs per persoon verschillen als uw gasttelling op en neer gaat? Hoe werkt de servicekosten voor arbeid? Zal u verantwoordelijk zijn voor het tippen van de medewerkers die avond? Wanneer u voorstellen van een cateraar aan een andere vergelijkt, is het belangrijk dat u appels vergelijkt met appels en begrijpt al uw kosten verbonden aan het voorgestelde evenement.

Controleer met het Evenementlokaal

Veel locaties hebben een lijst met voorkeurverkopers, die waarschijnlijk ook cateraars zullen omvatten voor locaties die geen cateringdiensten aanbieden. U mag worden verplicht om te werken met een van de genoemde cateraars, maar zelfs als u niet bent, kan het tot uw voordeel zijn. Als u iemand op die lijst gebruikt, zullen zij bekend zijn met uw evenementenlocaties en alles wat erbij gaat van de regels naar de kameropstelling. U kunt wellicht minder ongelukken hebben op de dag van uw evenement. Voorkeurverkopers kunnen ook andere privileges hebben die ze aan u kunnen doorgeven. Cateringbedrijven die niet bekend zijn met een locatie, kunnen op het eerste gezicht goedkoper zijn, maar u heeft mogelijk postgebeurteniskosten vanaf uw locatie omdat de cateraar het afval niet heeft verwijderd zoals nodig of een andere boete voor het niet begrijpen van het lokaal beleid.

Vraag over speciale eisen

Goede cateraars werken samen met u op speciale eisen. Grote cateraars anticiperen hen. Hoe dan ook, zorg ervoor dat u uw cateraar vraagt ​​hoe ze speciale eisen aanpakken, zoals dieetbeperkingen, veranderingen in de site en late aanvullingen. Zelfs de beste planners worden meestal geconfronteerd met tenminste een on-site verrassing. Zal uw cateraar een glutenvrije maaltijd kunnen samenvoegen? Als de welkomsttoespraak 15 minuten laat gaat, zal de keuken kunnen rollen met een nieuwe tijdlijn? Flexibiliteit en een doe-houding van iedereen die bij een evenement betrokken is, zijn cruciaal.

Weet wie er in rekening is

De persoon met wie u samenwerkt tijdens de verkoop- en planningsprocessen, wordt meestal niet uw primaire contact op de dag van het evenement. Als u veranderingen wilt aanbrengen of vragen heeft die dag, is het belangrijk om uw contactpersoon te kennen. Diepte in het team geeft u een zekerheid dat als er een persoon tijdens het evenement ontbreekt vanwege ziekte of conflict, is er nog een heel team achter hen.