Stakeholder management plan in projectmanagement

In het projectmanagement is een stakeholder management plan een formeel document waarin wordt uiteengezet hoe belanghebbenden in het project betrokken zullen zijn. Een belanghebbende is een persoon of groep die een gevestigd belang heeft in het project. Door te denken door wanneer en hoe belanghebbenden betrokken zullen zijn, kan een projectteam de positieve impact van belanghebbenden op het project maximaliseren.

Wat zijn belanghebbenden?

Stakeholders kunnen intern en extern zijn aan de organisatie.

Voorbeelden van interne belanghebbenden zijn onder meer bestuurders en business units zoals boekhoud- en informatietechnologie. Bedrijfseenheden hebben doorgaans vertegenwoordigers in het projectteam. Externe stakeholders kunnen belangengroepen, bedrijven en maatschappelijke organisaties zijn. Het is zeldzaam dat externe stakeholders op het projectteam vertegenwoordigd zijn. Voor agentschappen met toezichthoudende autoriteiten zijn de industrieën die ze regelen meestal de belangrijkste externe belangengroep voor elk project. Als een stakeholder door het projectteam wordt geïdentificeerd, moet die belanghebbende in het stakeholder management plan worden overwogen.

Het is onpraktisch dat een projectteam bestaat uit leden die elke stakeholdersgroep vertegenwoordigen. In veel gevallen is het onmogelijk. Het projectteam heeft echter behoefte aan input en inkoop van belanghebbenden voor het succes van het project. Zo wil een overheidsorganisatie haar meest gebruikte softwareprogramma volledig vernieuwen en moderniseren.

Bijna iedereen in de organisatie maakt gebruik van het programma op een of andere manier. Elk type gebruiker kan niet rechtstreeks worden vertegenwoordigd in het projectteam, zodat het team manieren om informatie van belanghebbenden te verzamelen en besluiten over manieren om stakeholders te informeren over de status van het project. Deze methoden voor het verzamelen van input- en communicatiestrategieën zijn gedocumenteerd in het stakeholder management plan.

Het verschil tussen een stakeholder management plan en communicatieplan

Er kan een aanzienlijk aantal bloeden overkomen tussen een project stakeholder management plan en communicatie plan. Hun functies zijn zeer vergelijkbaar. Een stakeholder management plan is breder doordat het de input van het project vergemakkelijkt en de outputs toelicht. Een stakeholder management plan is smaller doordat het alleen betrekking heeft op die met gevestigde belangen, terwijl een communicatieplan een bredere publiek kan omvatten.

Een stakeholder management plan evolueert tijdens een project

Het stakeholder management plan wordt doorgaans door de projectmanager bewaard. Naarmate een project vordert, beoordeelt de projectmanager het stakeholder management plan en brengt het periodiek terug naar het projectteam om updates te overwegen. Een project kan heel anders verschillen in het midden van zijn tijdlijn dan in de planningstadia. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat een projectwijziging wordt gewijzigd als de omstandigheden het nodig hebben.

Voorbeeld van hoe een stakeholder management plan werkt

Hier is een voorbeeld van hoe een stakeholder management plan kan veranderen in de loop van een project. Een staatsbureau begint een regelgevingsproject. De sponsor en projectmanager begint met een lijst van belanghebbenden om in het stakeholder management plan te komen.

Een van de eerste taken van het projectteam is om het plan uit te vagen. Na een paar maanden identificeert een projectteam een ​​belanghebbende die niemand aan het begin van het project heeft gedacht. De projectmanager voegt de nieuwe stakeholder toe aan het plan en roept een projectteamvergadering om te bespreken hoe de nieuwe stakeholder betrokken moet worden. Zodra het team besluit wat te doen, zal de projectmanager de projectsponsor informeren.

Het managementplan is duidelijk een levend document. Naarmate het project verandert, kan het managementplan van de stakeholders ermee veranderen om de behoeften van het project beter te kunnen bedienen. Met een beheersplan voor een belanghebbende stakeholder kan een projectteam op passende wijze informatie en feedback van belanghebbenden verzamelen en ook die stakeholders op de hoogte houden.