Een project plannen met behulp van de basishulpmiddelen van projectmanagement

Onze wereld van werk is steeds meer een wereld van projecten. Projecten zijn hoe we nieuwe producten ontwikkelen, strategische initiatieven uitvoeren en alles in een organisatie doen.

Projecten zijn per definitie tijdelijke en unieke initiatieven , in tegenstelling tot de normale bedrijfsactiviteiten. En terwijl veel bedrijven vertrouwen hebben op getrainde, gecertificeerde projectmanagers om hun initiatieven te leiden, zijn projectvaardigheden steeds vaker nodig voor alle professionals.

Dit artikel biedt een inleiding tot het plannen van een project voor elke professional die geïnteresseerd is in het aannemen van de praktijken die zo goed werken voor professionele projectmanagers.

Neem de tijd om uw project echt te definiëren en te plannen:

Project managers begrijpen dat een heftig deel van de totale projectduur in de planning wordt besteed. Velen van ons hebben de neiging om te rennen om het werk te starten, dat in de wereld van projecten lijkt op het lezen van de instructies op dat nieuwe meubelstuk dat u hebt gekocht bij een van deze "zelfstandige" detailhandelaars. Kansen zijn dat de haast om het werk te doen zonder de instructies te lezen, een aantal ernstige problemen op een bepaald moment in uw poging zal veroorzaken.

In plaats van direct in het werk te rushen, is het belangrijk om een ​​paar kritieke problemen te negeren:

1. Wat creëert u precies? Wees zo specifiek mogelijk.
2. Wanneer moet het worden ingevuld door?
3. Welke middelen (mensen, apparatuur en budget) heb je toegang tot, om het project te voltooien?

De bovenstaande drie items zijn de fundamentele onderdelen van een scope statement. Iedere projectmanager werkt voor het begin van het werk om de reikwijdte te verduidelijken.

Omschrijving van het bedrijfsfeestpartij-initiatief:

Een steekproefverklaring voor het feestfeest kan als volgt luiden: Ons doel is om een ​​feestdag voor 100 werknemers te plannen en af ​​te leveren. en hun significante anderen voor eind december tegen een kostprijs van niet meer dan $ 10.000. Onze planning en coördinatie zullen bestaan ​​uit het 4-lid comité met toezicht van de CEO. Het feest omvat een open bar, geplateerde maaltijd, dessert en entertainment.

Het nemen van de tijd om deze eenvoudige maar belangrijke uitspraak te maken, biedt krachtige begeleiding voor het team dat betrokken is bij het project. Iedereen begrijpt de aard van het project, de tijd, de middelen en het budget.

Breek de reikwijdte in discrete werkblokken:

Projectmanagers creëren iets die een werkafbraakstructuur heet, om in duidelijke en handige termen te omschrijven, al het werk van het project dat door iemand in een bepaalde tijd moet worden ingevuld frame. In uw situatie kan de work-breakdown:

• locatie identificeren.
• Bevestig de beschikbaarheid van de kamer en sluit deze in bij een aanbetaling.
• Selecteer de voedselopties.
• Bevestig de balk en wat de balk bevat.
• Identificeer de dessertopties.
• Uitnodigingen maken en verspreiden met voedselkeuzes.
• Finaliseer voedselkeuzes op basis van geretourneerde uitnodigingen.
• Beslis over het soort entertainment.
• Bekijk opties voor entertainment en selecteer.
• Bevestig de opstelling van de eetkamer.
• Koop tafelgeschenken voor de gasten.
• Coördineer en bezorg het evenement.

Projectleiders zouden deze analyse van het werk van het project ontwikkelen zonder rekening te houden met bronnen of timing, maar meer in brainstormformaat. Zodra alle benodigde werkzaamheden voor het bereiken van de projectomvang zijn vastgesteld, is het tijd om het in orde te brengen, verantwoordelijkheden toe te wijzen en tijds- en kostenramingen van uw teamleden te vragen.

Het projectplan maken van de werkafdeling:

Nadat u de eenvoudige werkafbraak op de vorige pagina hebt voltooid, moet u nu:

• Bevestigen dat alle belangrijke items om de projectomvang te bereiken hebben geïdentificeerd.
• Bevestig wie zal omgaan met welke werkitems en creëer een verantwoordelijkheidsmatrix waarin de belangrijkste taken van de verantwoordelijke partij worden uiteengezet.
• Verzoek dat elke teamlid hun taken beoordeelt, tijd- en kostenramingen identificeert, deadlines noteren, resourcebehoeften samenvatten en ervoor zorgen dat ze de werkzaamheden grondig hebben beoordeeld, waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Nadat de bovenstaande stappen zijn afgerond, dient het projectteam samen te werken om de gebeurtenissen in de juiste volgorde te ordenen, waarbij geen conflicten worden geconstateerd voor bronnen of potentiële plannen. Opmerking: een projectmanager zou deze stap voltooien door een netwerkdiagram te ontwikkelen, het kritieke pad te berekenen en vervolgens resources te plannen, vaak met behulp van computer software.

Voor uw kleinere project met behulp van informele methoden, kan een eenvoudige post-it-notentype-benadering om de items in volgorde uit te leggen, alles wat nodig is. Met dit proces kunt u de volledige foto van de betrokken stappen en deadlines ontwikkelen voor het plannen en leveren van een geweldig feestdag!

Laat het werk beginnen:

Nu u de tijd hebt genomen om het project goed te kunnen toepassen, identificeer de belangrijkste taken, de taken op volgorde en geëvalueerde tijds- en resourcevereisten. U bent bereid het team op hun werk te zetten toegewezen verantwoordelijkheden. Uw rol als informele projectmanager is om het werk te volgen, de teamleden te ondersteunen en problemen te helpen identificeren en oplossen zoals ze zich voordoen. Een goede projectmanager ontmoet regelmatig met teamleden om de voortgang te beoordelen en opkomende risico's te identificeren en te navigeren.

De onderste regel:

Dezelfde benaderingen als hierboven beschreven kunnen worden toegepast op elke project situatie in uw afdeling of business unit. Ontwikkel een duidelijke reikwijdte, identifiseer het werk, alloceer middelen, ontwikkel schattingen en een schema, en controleer vervolgens en controleer het werk. Uw praktijken worden erkend en gewaardeerd door de professionele projectmanagers op uw werkplek en uw resultaten zullen veel beter zijn dan gewoon in het werk springen zonder er doorheen te denken.Beste succes met uw volgende initiatief!

-

Bijgewerkt door Art Petty