Video: Is the EU Democratic? Does Your Vote Matter? 2024
Telkens wanneer een bedrijf een financiële transactie uitvoert, wordt er een soort papieren spoor gegenereerd. Dat papieren spoor wordt een brondocument genoemd. Als een klein bedrijf bijvoorbeeld een cheque uittekent van zijn betaalrekening voor kantoorbenodigdheden, zijn de brondocumenten de cheque en de bon van de kantoorbenodigdheden.
Waarom brondocumenten belangrijk zijn
Het brondocument is van essentieel belang voor het boekhoud- en accountingproces, aangezien dit het bewijs is dat er een financiële transactie heeft plaatsgevonden.
Als een bedrijf wordt gecontroleerd, maken brondocumenten een back-up van de boekhoudingsjournalen en het grootboek als een onbetwistbaar controletraject.
Het bijhouden van een brondocument voor een bedrijf is net als het bijhouden van inkomsten voor voor de belasting aftrekbare artikelen voor uw persoonlijke belastingen. Als uw belastingen worden gecontroleerd, leveren ze het bewijs dat u die aankopen hebt gedaan. Hetzelfde geldt voor uw bedrijf, maar in het bedrijfsleven houdt u geen inkomsten in voor fiscaal aftrekbare uitgaven. U bewaart originele documenten voor elke financiële transactie.
Welke brondocumenten bieden
Een brondocument beschrijft alle basisfeiten van de transactie, zoals het bedrag van de transactie, aan wie de transactie is gedaan, het doel van de transactie en de transactiedatum.
Hier zijn een paar voorbeelden van algemene brondocumenten:
- geannuleerde cheque
- factuur
- kassabonnetje
- computergegenereerde ontvangst
- creditnota voor een terugbetaling van de klant
- tijdskaart werknemer
- borg
- bestelling
Bronnen behandelen
Het brondocument moet zo snel mogelijk na de transactie in het juiste boekhoudingsjournaal worden vastgelegd. Na de opname moeten alle brondocumenten worden opgeborgen in een systeem, zodat ze kunnen worden opgehaald als en wanneer ze nodig zijn.
In bepaalde gevallen kan het zelfs belangrijk zijn om de chain of custody te verstrekken om te kunnen vaststellen dat het betreffende brondocument onder uw controle blijft.
Brondocumenten versus fotokopieën
In de meeste gevallen zijn fotokopieën van brondocumenten wettelijk aanvaardbaar. De Internal Revenue Service heeft bijvoorbeeld fotokopieën van kwitanties sinds 1997 geaccepteerd, mits deze leesbaar zijn, alle informatie bevatten die aanwezig is in het origineel en, binnen de limieten van het scanproces, deze informatie presenteren in een formaat dat identiek is aan de origineel.
Een materiaalkwitantie die de gekochte objecten en de betaalde prijs heeft gespecificeerd, maar die is gescand zonder de naam van de leverancier, komt niet in aanmerking. Een document dat alle informatie op de originele bon bevat, maar dat opnieuw is getypt in Word- of Excel-indeling, komt ook niet in aanmerking.
De IRS-standaard - volledige, leesbare en nauwkeurige reproductie van het origineel - is dezelfde standaard die wordt gebruikt in veel bedrijven en overheidsinstellingen.Andere instellingen voegen echter aan deze algemene vereisten toe.
De universiteit van Washington accepteert bijvoorbeeld alleen als vervanging voor de originele kopieën van documenten gescand met een minimale dichtheid van 300 dots per inch (dpi) en gepresenteerd in PDF- of TIFF-indeling; het accepteert geen JPEG-fotokopieën.
Als u van plan bent om boekhoudkundige of juridische documenten te scannen om opslag te vergemakkelijken, neemt u contact op met de relevante instelling om te controleren of ze de documenten accepteren in de indeling die u wilt gebruiken.
Voordelen van een boekhoudkundige dienst voor uw bedrijf
Moet u een boekhouddienst voor uw bedrijf huren? Leer de voordelen van het uitbesteden van uw boekhouding en hoe het uw bottom line kan verbeteren.
Hoe Journal entries maken voor zakelijke transacties
Een journal entry is het record van een financiële transactie. U kunt gebruik maken van eenmalige of dubbele boekhouding, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf.
Kleine bedrijven nu aansprakelijk voor frauduleuze transacties
Hoofdstad van een hoofd van kleine visitekaartjes, Buck Stinson, gesprekken over het grote aantal kleine bedrijven nog een nieuwe EMV-kaart compatibiliteit aan te nemen.