Rapportage Vereisten van de ACA voor Werkgevers

Het werkgeversmandaatstuk van de Affordable Care Act is volledig van kracht. Dit betekent dat werkgevers vanaf 2015 een bepaald niveau van gezondheidsdekking aan hun voltijdse werknemers (en afhankelijke kinderen) moeten aanbieden en specifieke IRS-rapportagevereisten beginnen die in 2016 zullen beginnen (voor het kalenderjaar 2015). Werkgevers moeten aan het mandaat voldoen of een belastingstraf hebben.

Welke werkgevers worden beïnvloed?

Het werkgeversmandaat heeft voornamelijk invloed op grote werkgevers met 50 of meer voltijdse medewerkers (bekend als een "grote grote werkgever").

Toepasselijke grote werkgevers die niet voldoen aan het mandaat van de werkgever zullen een $ 2, 000 of $ 3 000 boete hebben indien één of meer van haar voltijdse werknemers (die gemiddeld gemiddeld 30 uur per week werken) aankoop dekking in een staat of federale uitwisseling en in aanmerking komen voor een subsidie.

Een potentiële jaarlijkse boete van $ 2, 000 per maand ($ 166, 67 per maand) kan worden beoordeeld tegen elke voltijdse werknemer, indien die werkgever niet minimaal een essentiële dekking biedt aan tenminste 95% tijdwerkers en hun afhankelijke personen (70% in 2015), en slechts één voltijdse medewerker komt in aanmerking voor een subsidie.

Bovendien, zelfs als de werkgever voldoet aan de minimale essentiële dekkingsvereiste, kan een jaarlijkse boete van $ 3 000 ($ 250,00 per maand) nog steeds worden beoordeeld tegen elke voltijdse medewerker die in aanmerking komt voor een subsidie, indien de aangeboden dekking niet Niet alleen voldoen aan een betaalbaarheids- en minimumwaardevereiste.

Dit betekent dat de dekking de werknemer niet meer dan 9. 5% van zijn of haar inkomen voor alleen dekking van de werknemers (als veilige haven) moet kosten en een actuariële waarde van 60% of meer.

Een toepasselijke grote werkgever moet ook aan de Internal Revenue Service (IRS) melden dat de dekking aan deze eisen voldoet.

Om deze informatie te melden, hebben werkgevers nieuwe rapportage-eisen in de sectie 6055 en 6056 van de Internal Revenue Code.

Deze secties vereisen werkgevers en zorgverzekeringsbedrijven om de dekking informatie aan de IRS te melden en de medewerkers de informatie te verstrekken die zij moeten rapporteren over hun eigen individuele belastingrendementen.

Vorms geassocieerd met de rapportagevereisten

De volgende formulieren worden geassocieerd met het individuele mandaat (Code Section 6055):

• Form 1094-B: Dit is het doorstuurformulier dat werkgevers zullen gebruiken om te filmen met de Forms 1095-B.
• Formulier 1095-B : Verzekeringsmaatschappijen zullen dit formulier uiterlijk op 31 januari 2016 uitgeven, als het gezondheidsplan van de werkgever volledig verzekerd is en als bewijs van dekking voor particulieren wordt gebruikt bij het indienen van hun 2015-retourneren. De Forms 1095-B voorbereid voor elke overdekte medewerker (en afhankelijke personen) moet uiterlijk op 29 februari 2016 (31 maart 2016 indien elektronisch indienen) bij de IRS worden ingediend.
• Voor toepasselijke grote werkgevers die zelfverzekerde plannen sponsoren, kan de werkgever het formulier formulier 1095-B afronden of het proces vereenvoudigen en sectie III van het formulier 1095-C (hieronder besproken).

De volgende formulieren worden geassocieerd met het Employer Mandate (Code Section 6056):

• Form 1094-C: Dit is een transmittalformulier dat cumulatieve informatie bevat over de werknemers van de werkgever en de dekking.
• Formulier 1095-C: Werkgevers moeten formulier 1095-C opstellen voor alle voltijdse werknemers vóór 31 januari 2016, en ingediend bij de IRS (samen met de Vorm 1094-C ) uiterlijk 29 februari 2016 (31 maart 2016, indien elektronisch indienen) .
  Werkgevers met 50 of meer voltijdse werknemers moeten deel I en II van dit formulier namens elke voltijdse medewerker voltooien, ongeacht of zij dekking krijgen of niet. Als de werkgever zijn gezondheidsvoordelen zelf verzekert, zullen ze ook deel III moeten voltooien. Daarnaast moeten werkgevers een vereenvoudigde Form 1095-C opstellen voor de niet-voltijdse werknemers die zijn ingeschreven op het plan om te voldoen aan de eisen van Code Section 6055.
• Deze formulieren zijn te wijten aan de IRS uiterlijk 29 februari 2016, indien ingediend per papier, of 31 maart 2016, indien elektronisch ingediend. Merk op dat elektronische overdracht vereist is van werkgevers met 250+ retourzendingen. Dit zal elk jaar verder doorgaan.

IRS Indicator Codes

Een werkgever heeft een duidelijk begrip van IRS indicator codes nodig als kritisch onderdeel van de voorbereiding op rapportage. Een werkgever moet een goed begrip hebben van hoe de kosten van de werknemer kunnen worden vastgesteld (berekening, formule, enz.), Of er een aanbod van dekking aan elke voltijdse medewerker is en of de Gezondheidszorg was betaalbaar voor de geïncludeerde werknemers.

Aan de slag: In de eerste plaats moeten werkgevers ervoor zorgen dat loonstelselsystemen en / of voordelenadministratiesystemen up-to-date zijn en bereid zijn om de informatie te verzamelen en op te slaan die nodig is voor het rapporteren. Werkgevers moeten vandaag een strategie opbouwen met hun loonafdelingen of leveranciers en overwegen betrokken consultants om hun bedrijven te helpen zich voor te bereiden op de naleving.

Een personeelsbestand voor human resources, voordelen en financiën heeft ook een sleutelrol bij het opstellen van een rapportage strategie. Gezondheidsverzekeraars, makelaars, CPA's, of fiscale en financiële adviseurs en soms ook derden, zijn partners. Een werkgever moet helpen om de dekking van informatie nauwkeurig te verzamelen en te rapporteren.

Werkgevers moeten met deze partners beginnen te ontmoeten en zo snel mogelijk in een rapportage-strategie te betrekken.

Sancties en reliëf: Toepasselijke werkgevers zullen in het kader van Code Section 6721 worden geconfronteerd met de algemene rapportage sancties. en sectie 6722 (niet de juiste afgevaardigde verklaring opgeven) . In het algemeen variëren de sancties van $ 100 tot $ 1.5 miljoen voor het onjuist laden of indienen.

Als de werkgever kan aantonen dat hij een goede trouw heeft gedaan om tijdig en nauwkeurig te voldoen aan de rapportage-eisen, kan een kortlopende vrijstelling van meldingsboetes beschikbaar zijn.

Deze reliëf biedt extra tijd om processen te ontwikkelen, vereiste gegevens te verzamelen en de bedrijfsinformatie van de onderneming op passende wijze te melden. Daarom kan de voorbereiding op voorhand de kansen opslaan van een werkgever die een boete krijgt.

De Takeaway

Werkgevers zouden nu moeten beginnen met het afronden van een strategie om te rapporteren in overeenstemming met de federale wetgeving. Een werkgever moet ervoor zorgen dat hij met hun HR-afdeling, loonafdeling of loonverkoper, voordelenadministratiesysteem, voordelen makelaar / adviseur en belastingadviseurs om alle nodige informatie te verkrijgen.

Een strategie die deze partners omvat, is de sleutel om nauwkeurig verslag te doen, straffen te vermijden en het algemene welzijn van het bedrijf te handhaven. Werkgevers die zijn voorbereid en weten wat er vroeger moet gebeuren, zal uiteindelijk voldoen aan de rapportagevereisten.

Disclaimer:

Susan Heathfield en haar gasten schrijvers maken alles in het werk om op deze website nauwkeurig, gezond verstand, ethisch Human Resources management, werkgever en werkplekadvies te bieden, en gekoppeld aan deze website, maar ze zijn Niet advocaten, en de inhoud op de site, terwijl gezaghebbend, is niet gegarandeerd voor juistheid en wettigheid, en mag niet beschouwd worden als juridisch advies.

De site heeft een wereldwijd publiek en de wetten en voorschriften van de werkgelegenheid variëren van staat tot land en land, zodat de site niet definitief kan zijn voor iedereen op uw werkplek. Als u twijfelt, zoek altijd juridische adviezen of hulp van staats-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn. De informatie op deze site is alleen voor begeleiding, ideeën en hulp.

Meer over de betaalbare zorgwet

• Bedrijven hebben opties bij de handhaving van de betaalbare zorgwet
• Hoe werkgevers zijn de hervorming van de gezondheidszorg en de onzekerheid ervan?
• Wat is de ACA en de hervorming van de gezondheidszorg?
• Individuele gedeelde verantwoordelijkheidsvergoeding (belastingen)