2016 PPACA-rapportage voor werkgevers

De PPACA is kort voor de Wet op de bescherming van de patiënt en de betaalbare zorg van 2010, anders genoemd Health Care Reform of Obamacare. Het is nu de wet van het land. De meeste verwarring over de PPACA concentreert zich op de rapportage-eisen van grote werkgevers en hoeveel werknemers hun ziektekostenverzekering hebben. Om uw organisatie te helpen voldoen aan de wet, bespreken we de basis van de PPACA-eisen voor werkgevers die in plan 2016 gaan.

Welke bedrijven moeten rapporteren?

Grote bedrijven met 50 of meer voltijdse werknemers (of het equivalent van deeltijdwerkers) en kleine bedrijven met minder dan 50 voltijdse werknemers die zelffinancierde gezondheidsplannen sponsoren, moeten in 2015 rapporteren over wat in 2015 aan medewerkers werd aangeboden. In de rapportage moet worden opgenomen welk type dekking van de groep aan medewerkers werd aangeboden of indien de werknemers dekking voor het jaar niet werden aangeboden. Bedrijven kunnen dit doen door twee verschillende rapporten te voltooien; een jaarlijks inlichtingenformulier ingediend bij de IRS en een verklaring aan werknemers over de aangeboden gezondheidsdekking.

Termijnen voor het indienen van PPACA formulieren in 2016

De deadline voor het indienen van de vereiste formulieren door bedrijven die onder de PPACA vallen, variëren afhankelijk van het type formulier. De werknemersverklaring, die bekend staat als 2015 Form 1095, moet ingediend worden vóór 1 februari 2016 voor 2015. Het formulier 2015 109, met kopieën van formulier 1095-C, moet worden ingediend tegen 29 februari 2016.

Als elektronisch indienen, moet het uiterlijk op 31 maart 2016 ingediend worden. Als u merkt dat de vervaldatums samenvallen met de vervaldatums van Forms W-2 en W-3.

Krijg deze formulieren en andere ondersteuning voor bedrijven bij IRS

Welke informatie moeten werkgevers verzamelen?

Zoals eerder vermeld, heeft de PPACA nogal wat verwarring voor werkgevers veroorzaakt, met name wat betreft de informatie die de werkgevers moeten verzamelen.

Om de vereiste rapporten correct te voltooien, moeten de werkgevers de volgende informatie verzamelen:

• Namen van alle voltijdse werknemers voor elke maand kalenderjaar 2015.
• Naam en adres van werkgever en alle werknemers.
• Informatie over de gezondheidsdekking die elke maand wordt aangeboden.
• Lijst van maanden elke medewerker werd gedekt door de aangeboden ziektekostenverzekering.
• Aandeel betaald door de werknemer voor de maandelijkse premie van de laagste kosten zelfstandige minimumwaarde dekking.
• Aantal formulieren 1095-C werkgever uitgegeven aan werknemers.
• Totaal aantal werknemers per maand.
• Totaal aantal fulltime werknemers per maand.
• Documentatie dat laat zien of de werkgever de gezondheidsdekking voor 70 procent van de voltijdse werknemers en hun afhankelijke personen voor 2015 heeft aangeboden.

Rapportage makkelijk maken voor bedrijven

Met het einde van het jaar wordt het snel naderend, bedrijven zullen willen om te weten hoe ze het rapportageproces gemakkelijker kunnen maken.Om te beginnen moet er een intern team zijn dat gecreëerd wordt, waarmee wordt gecontroleerd wat er moet gebeuren. Dit moet een lid van de HR afdeling, de juridische afdeling en de afdeling financiën omvatten. Het team zal erachter komen wie verantwoordelijk is voor het melden van de formulieren en als alle vereiste informatie wordt verzameld voordat het te laat is.

Informatie komt uit veel locaties

De informatie die nodig is om deze formulieren te voltooien, komt van veel verschillende locaties. Deze locaties omvatten voordelen, loonrollen en de melding van de tijd die door werknemers wordt genomen. Voor sommige zelffinancierde plannen zouden de werkgevers mogelijk moeten beginnen met het verzamelen van de sociale zekerheidsnummers van de afhankelijke werknemers.

Bepaal gebruik van leverancier van derden

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om een ​​leverancier van een derde partij te gebruiken om de rapporten in te dienen. Als deze optie is gekozen, moet het bedrijf ervoor zorgen dat alle verzamelde gegevens juist zijn en met voldoende tijd naar de verkoper worden verzonden om de rapporten te voltooien en op passende wijze te kunnen indienen.

Methode van indiening

Uw bedrijf moet ook bepalen hoe de rapporten worden ingediend. Als u elektronisch indient, moet u de toestemming van alle medewerkers verkrijgen om dit te doen.

Zorg ervoor dat u deze toestemmingen goed voor het einde van het jaar verwerven om eventuele vertragingen bij de indiening te vermijden.

Als u deze tips zo snel mogelijk in gebruik neemt, moet uw bedrijf geen problemen hebben met het indienen van rapporten die voldoen aan de eisen van de PPACA voor 2016.