Vereisten voor het houden van paycheck records voor werknemers

Het houden van paycheck records en andere personeelsdocumentatie is opgevolgd door de afdeling Loon en Uur van de afdeling Arbeidsorganisatie en de Fair Labor Standards Act. Werkgevers moeten op de hoogte zijn van de vergoeding en de tijd, en de Interne Revenue Service vereist ook dat u voor minstens 6 jaar loonregisters voor alle huidige werknemers houdt nadat de dienstverband is beëindigd.

Welke paycheck records zijn werkgevers verplicht te houden?

U zou normaal gesproken meestal de vereiste registers houden bij de wet, net als in de loop van zaken, zodat het niet veel in de weg moet komen voor extra stappen of werk.

Bekijk de records die u al hebt om ervoor te zorgen dat u in overeenstemming bent met de eisen van IRS en FLSA.

Records kunnen in elke vorm worden gehandhaafd, inclusief elektronisch. Voor alle niet-vrijgestelde werknemers en degenen die onder de minimumloonvereisten vallen, moet het volgende worden gehouden:

• Persoonlijke gegevens, inclusief de naam, het thuisadres, het beroep, de geslacht en de geboortedatum van de werknemer als hij jonger is dan 19 jaar.
• Het uur en de dag waarop zijn werkweek begint.
• Totale werkuren elke werkdag en elke werkweek
• Totale dagelijkse of wekelijkse realtime inkomsten
• Regelmatig uurloon per week wanneer overwerk wordt gewerkt
• Totaal overuren voor de werkweek
• Totaal loon betaald per looptijd > Betalingsdatum en betaalperiode.

Niet-vrijgestelde werknemers moeten tenminste minimumloon worden betaald en overuren ontvangen voor alle uren gewerkt meer dan 40 per week. Een werknemer kan vrijgesteld zijn indien hij tenminste 455 dollar per week op een salarisbasis betaald wordt en als hij bepaalde taken uitvoert, meestal administratief, uitvoerend of beheer.

De realtime loon is die welke in de eerste 40 uur in een werkweek wordt verdiend.

Records die nodig zijn voor vrijgestelde werknemers verschillen van die voor niet-vrijgestelde werknemers, en speciale informatie is nodig voor huishoudelijke werknemers, voor werknemers die onder uitzonderlijke loonregelingen werken, voor werknemers aan wie verblijfs- of andere voorzieningen zijn ingericht en voor werknemers die remediëring krijgen onderwijs.

Als een van uw werknemers in deze categorieën valt, raadpleeg dan een advocaat.

Vorms die u moet houden

Naast paycheck records, moet u een aantal andere documenten bijhouden voor elke medewerker.

Een getekende kopie van zijn W-4 formulier waarin federale onthouding wordt weergegeven. Dit formulier kan vele malen veranderd worden, dus zorg ervoor dat u het meest recente formulier bovenaan houdt.

• Een kopie van een formulier waarop een werknemer aflossingen heeft toegekend, inclusief voordelen en speciale donaties zoals United Way of andere goede doelen.
• Een kopie van het oorspronkelijke aanvraagformulier van de werknemer en eventuele ondersteunende documenten, zoals een CV of een transcript.
• Records over veranderingen in betaalniveau, inclusief promoties of demoties, en de redenen voor deze acties.
• Wat is de beste manier om Paycheck Records te houden?

Paycheck-records, inclusief die welke alle gewerkte uren documenten, wijzigingen in betaalstatus en betaaltarieven, moeten in een apart bestand worden opgeslagen.

U moet ook registers houden van alle wijzigingen die zijn aangebracht in de werknemersloon en -voordelen, inclusief medewerkerscertificaten. U moet een schriftelijke toestemming hebben op het dossier voor eventuele aftrek van de loon van een werknemer, met uitzondering van FICA belastingen en garnishments.

Susan Heathfield, human resource expert, heeft meer gedetailleerde informatie over wat er in het personeelsbestand van een medewerker moet worden gehouden.

Wie is toegestaan ​​om werknemerrecords te zien?

De meeste bedrijven houden werknemersrekords in een beperkt gebied vast en geven alleen toegang tot personen die mogelijk de gegevens zouden moeten zien door hun rang of functie. Werknemersrecords mogen nooit uit de recordruimte worden verwijderd. Als u meer dan een paar werknemers hebt, kunt u een personeelsbestand toegangsbeleid opzetten, zodat medewerkers van de personeelsbestand weten hoe te reageren op verzoeken.

Medewerkers moeten hun eigen records kunnen zien. Je wilt misschien iemand in de kamer blijven bij een werknemer terwijl hij zijn eigen plaatje bekijkt.

• Geef aan welke werknemers werknemers werknemersrekords kunnen zien. Toegang is meestal beperkt tot werknemers in de afdeling human resources en managers en leidinggevenden boven een bepaald niveau.
• Verschillende federale en staatsrevisoren kunnen toegang hebben tot werknemerrecords ter controle. U kunt een warrant aanvragen voordat u een accountant toegang geeft tot medewerkerrecords.
• Advocaten die werknemers vertegenwoordigen bij rechtszaken kunnen in bepaalde specifieke gevallen toegang krijgen. Een ambtenaar op het hoogste niveau of de advocaat van de onderneming moet de advocaat verzoek verifiëren voordat u de records kunt bekijken.