Personeelsbestandbeleid en links naar monsters

Alle personeelsafdelingen houden uitgebreide records. De wet vraagt ​​om HR te houden voor bepaalde tijdsperioden. Medewerkers zijn zich ervan bewust dat deze records bestaan ​​(en sommige zijn onder de indruk dat het bestand hen van bedrijf naar bedrijf volgt, wat niet waar is).

Omdat werknemers weten dat deze records bestaan, zullen ze ze van tijd tot tijd willen zien om te zien wat het bestand bevat.

Bij het bepalen van hoe u een medewerker wilt verstrekken (en eerder toegang tot de werknemer), houdt u rekening met alle wetten die van toepassing zijn op uw bedrijf.

Veel staten hebben wetten die een bedrijf vereisen dat specifieke delen van het bestand beschikbaar worden gesteld aan huidige en voormalige werknemers. Controleer met uw arbeidsadvocaat om ervoor te zorgen dat uw beleid in overeenstemming is met alle wetten.

De federale wet vereist bijvoorbeeld dat records die verband houden met de Amerikanen met een handicapwet, apart worden gehouden van personeelsregisters. Als uw bedrijf onderhevig is aan HIPAA, zorg ervoor dat uw medische rekord ook in overeenstemming is met dat.

U heeft mogelijk veel ruimte in wat u toestaat om werknemers in hun bestand te zien. Maar houd er rekening mee dat, zelfs als u bepaalt dat een werknemer geen toegang heeft tot bepaalde informatie, zoals referentiecontroles, dat in het geval van een rechtszaak die informatie ontdekbaar is.

Geef daarom uw medewerkers op om de dingen nauwkeurig op te nemen en de wet te allen tijde te volgen. Medewerkersrecords zijn niet de plek om binnen grappen of opmerkingen te maken.

Deze gaan niet goed in een rechtbank.

In het algemeen zorgt een poortwachter bij de records ervoor dat de procedures gevolgd en consistent zijn. U wilt geen HR-manager laten, zodat mensen hun records terug naar hun bureaus kunnen nemen, terwijl een ander weiger toegang weigert.

Vereist dat iedereen door een enkele bron gaat, helpt de dingen consistent en wettelijk te houden.

Wetten met betrekking tot records en archivering en toegang zijn lastig. Zorg ervoor dat u op de hoogte blijft.

Het onderstaande beleid is een goed begin voor uw bedrijf, maar houd er rekening mee dat uw lokale en lokale wetten kunnen variëren.

Toegangsbeleid voor medewerkersrecords

Alle medewerkers, voormalige werknemers en vertegenwoordigers van werknemers kunnen bepaalde voorwerpen van hun personeelsbestand met voorafgaande kennisgeving aan personeel van Human Resources bekijken. Documenten die betrekking hebben op de kwalificaties van de werknemer om te huren, zoals de aanvraag, promotie, disciplinaire actie en overdracht kunnen bekeken worden . Daarnaast kan de medewerker beleidstabellen en trainingsdocumenten beoordelen.

Documenten die de werknemer mag niet herzien bevatten referenties of referentiecontroles, records van enig onderzoek dat door het management is ondernomen, medische dossiers, documenten in verband met een gerechtelijke procedure, elk document dat de vertrouwelijkheid van een andere medewerker zou schenden , en documenten die worden gebruikt voor personeelsplanning.

Procedure

Een medewerker die de toelaatbare inhoud van hun personeelsbestand wilt herzien, dient 24 uur per dag contact op te nemen met Human Resources (weekend uitgesloten). Voormalige werknemers, of mensen die niet bekend zijn met het personeel van de Human Resources, dienen identificatie en / of bewijs van toestemming voor het personeelsbestand te presenteren.

Werknemers moeten hun personeelsbestanden beoordelen in aanwezigheid van een personeelspersoneel van de personeelsleden.

Werknemers mogen geen gedeelte van het personeelsbestand van het kantoor verwijderen.

De medewerker kan fotokopieën van het bestand of delen van het bestand aanvragen. Binnen de reden zal de medewerker van de personeelsleden fotokopieën verstrekken. Voor uitgebreid kopiëren moet de werknemer voor de fotokopieën betalen.

Als de medewerker ontevreden is met een document in zijn of haar personeelsbestand, in aanwezigheid van de personeelsleden van de personeelsleden, kan de werknemer een toelichting of verduidelijking schrijven en aan het desbetreffende document hechten. In geen geval verandert het HR-personeel of de werknemer het werkelijke document.

De medewerker kan ook vragen om een ​​document te verwijderen uit het personeelsbestand. Als de medewerker van de personeelsleden ermee akkoord gaat, kan het document worden verwijderd.

Als de personeelsleden van het personeel niet eens zijn, kan de zaak worden aangevraagd op de wijze die is voorgeschreven in het Bedrijf Open Deurbeleid.