Een aankoopkaartprogramma uitvoeren

De inkoopkaart of P-kaart is een vorm van bedrijfskredietkaart die uitgegeven wordt aan medewerkers die dan goederen en diensten kunnen verwerven zonder de transactie door de traditionele inkoopprocedure te verwerken, zoals zoals het gebruik van aankooprekwisities of inkooporders.

Er zijn een aantal verschillende inkoopprogramma's, sommige betreffen alleen het gebruik van door de bedrijfstak goedgekeurde verkopers, terwijl anderen een leverancier toestaan ​​te gebruiken.

De aankopen die door een medewerker worden gemaakt met behulp van inkooppaartjes zijn over het algemeen klein en laag. Veel negatieve reacties over inkoopkaartprogramma's zijn specifiek gericht op het misbruik van de kaart door werknemers. De voordelen van inkoopprogramma's zijn echter veel groter dan de risico's en kosten die bij het uitvoeren van het programma betrokken zijn.

Voordelen van inkoopkaarten

De regering van de Verenigde Staten constateerde dat aankopen onder $ 2500 slechts 2 procent van de totale overheidsuitgaven bestonden, maar bedroegen 85 procent alle aankopen. Aangezien de administratieve kosten van deze kleine aankopen vaak de werkelijke dollaruitgaven overschreden, is het gebruik van inkooppaartjes in veel overheidsdiensten gestegen. Een overheidsinstituut, het ministerie van Handel, schat dat het gebruik van inkoopkaarten hen meer dan 22 miljoen dollar per jaar redde op administratieve kosten en de vermindering van de aankoop van verwerkingstijd.

Met het gebruik van de kaarten heeft inkoopafdelingen zijn inspanningen geconcentreerd in de 15 procent van de totale inkoopuitgaven die 98 procent van de totale uitgaven uitmaken.

Uitvoering van interne controles

Het misbruik van inkoopkaarten is hoofdnieuws, maar vaak zien deze misbruiken, vooral in overheidsdiensten, meestal een hoge dollarwaarde, maar vaak liggen minder dan de helft van een procent van de totale uitgaven.

Er komt echter misbruik voor, maar het kan worden gecontroleerd door middel van goede interne controles om afval en misbruik te verminderen.

Sterke managementrichting is cruciaal voor een succesvol inkoopskaartprogramma. Het management moet duidelijk definiëren wat de toegestane toepassingen voor de kaart zijn en bepalen, en hun sancties opleggen voor betaling misdrijf, fraude en misbruik. Uiteraard moeten de procedures en middelen van de backoffice zijn ingevoerd om de controles uit te voeren. Als er onvoldoende middelen zijn om misbruiken van inkoopkaarten te controleren en te behandelen, zullen de misbruiken doorgaan en toenemen, aangezien het gebrek aan inzet in het programma door de gebruikers wordt gezien.

Wie krijgt een kaart?

Een ander negatief gezien in procurement-programma's is dat bedrijven denken dat ze kaarten moeten geven aan al hun werknemers die aankopen doen. Dit is niet het geval; Het uitgeven van een inkoopskaart krijgt vertrouwen.Een bedrijf moet de gebruiker van de kaart kunnen vertrouwen, omdat ze het geld van het bedrijf eigenlijk uitgeven. Er moet een goedkeuringsproces zijn waar werknemers moeten worden geselecteerd, beoordeeld en goedgekeurd. Als een werknemer een slecht krediet heeft, dan moeten zij een bedrijfskaartskaart krijgen?

Beperkende bestedingslimieten

Zoals een kredietkaart, moet er een kredietlimiet zijn voor de gebruiker.

Kredietkaartbedrijven geven kaarthouders een limiet op basis van hun vermogen om te betalen. Voor houders van inkoopkaarten moeten bedrijven de kaarthouders een uitgavenlimiet geven die passend is voor hun positie en hun waarschijnlijke uitgaven. Bijvoorbeeld, een persoon die als IT-analist werkzaam is, mag alleen printerinkt en kleine randapparatuur kopen die slechts een paar honderd dollar per jaar mag bedragen. De uitgavengrens voor deze medewerker moet dit weerspiegelen en geen uitgavengrens van 2500 dollar ontvangen die aan alle IT-medewerkers mag worden toegekend. Uitgaven limieten dienen periodiek te worden beoordeeld, zodat een passend niveau wordt gegeven aan werknemers op basis van hun werkelijke uitgaven.