Leer het Project Scope Management Process

Projectbegrotingsbeheer is wat u doet om ervoor te zorgen dat uw project al het werk bevat dat relevant is voor het bereiken van de doelstellingen van het project (en niet iets anders). Het draait om het beheersen van wat er in het project zit en wat niet.

Dit artikel kijkt naar het kennisgebied projectbereikbeheer van A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - vijfde editie. Dit is niet de enige manier om projectbereikbeheer te definiëren, maar het is een goed startpunt en zal erg nuttig voor u zijn als u werkt aan uw PMP®-certificering.

Project Scope Management-processen

Projectbereikbeheer in de PMBOK®-gids omvat zes processen. De projectbereikbeheersingsprocessen zijn:

Planbereikbeheer
Verzamelvereisten
Definieer bereik
Work Breakdown Structure maken
Validate scope
Controlebereik.

Laten we naar elk daarvan kijken.

Plan Scope Management-proces

Het punt om dit te doen is om u aan het eind daarvan een beheersplan voor de scope te geven. Dit geeft aan hoe u de reikwijdte van uw project zult definiëren, beheren, valideren en controleren. Door het werk vooraan te zetten om dit te definiëren, krijgt u later iets om naar te verwijzen. Misschien vindt u dat u het scope-managementplan van een ander project als uitgangspunt kunt gebruiken, omdat de processen voor scope-beheer niet wild variëren tussen projecten wanneer uw bedrijf eenmaal een manier van werken heeft gevonden die voor hen succesvol is.

Het resultaat van dit proces is het scope managementplan. Dit maakt deel uit van uw projectbeheerplan en omvat:

Hoe u een gedetailleerde scope-verklaring opstelt
Hoe u uw Work Breakdown Structure (WBS) maakt van de scope-instructie
Hoe u onderhoudt en onderhoudt goedkeuren dat WBS
Hoe u de formele aanvaarding voor de deliverables van het project krijgt
Hoe u wijzigingen in de scope gaat beheren.

Het document hoeft niet ongelooflijk gedetailleerd of zeer formeel te zijn: het moet gewoon geschikt zijn voor het beoogde doel.

Procesvereisten verzamelen

In dit proces gaat u na wat uw belanghebbenden van het project verlangen. Zodra u uw grote idee hebt geschetst, moet u de vereisten documenteren en de verwachtingen van uw stakeholders beheren. Dit is belangrijk omdat vaak wat ze vragen niet realistisch of haalbaar is gezien andere projectbeperkingen, zoals kosten.

De uitvoer van uw vereistenverzamelingswerk is een gedocumenteerde reeks vereisten. Dit moet zo uitgebreid mogelijk zijn en omvat normaliter verschillende categorieën vereisten, zoals:

Functionele en niet-functionele vereisten
Stakeholdervereisten, zoals rapportagevereisten
Ondersteunings- en trainingseisen
Zakelijke vereisten > Projectvereisten zoals serviceniveaus of kwaliteit
U legt ook de afhankelijkheden, aannames en beperkingen vast die specifiek betrekking hebben op vereisten.

Definieer Scope-proces

Hier volgt u waar u aan uw vereisten voldoet en verandert u ze in een gedetailleerde beschrijving van het product of de service die uw project gaat maken. U krijgt dan een projectscope-instructie waarnaar u tijdens het project kunt verwijzen. Het bevat een lijst met wat er in de scope zit en wat buiten scope is. Dat is belangrijk omdat mensen zich vaak niet herinneren wat specifiek is uitgesloten en terugkomen en je vragen om werk te doen op die gebieden.

Eventuele insluitsels moeten door de controle van wijzigingen gaan.

Work Breakdown Structure-proces maken

Met dit proces kunt u uw lijst met vereisten omzetten in een gestructureerde visie op wat u moet doen. Het belangrijkste werk hier is het afbreken van grote taken in kleinere, beheersbare brokken.

Het resultaat van dit proces is een WBS. Persoonlijk gebruik ik geen WBS voor mijn projecten, maar het kan een zeer nuttig hulpmiddel zijn. Als u niet visueel denkt, kunt u hetzelfde resultaat bereiken door een lijst te maken.

Scope-proces valideren

Het proces Validate Scope is, zoals u wellicht denkt, niet om zakelijke belanghebbenden ertoe te bewegen uw WBS af te melden. Het gaat erom dat u ervoor zorgt dat er een proces is om op tijd klaar te staan voor uw deliverables.

Het is de moeite waard om deze structuur in te voeren, zodat u geen vragen heeft over wie een deliverable gaat goedkeuren of welke criteria zij zullen gebruiken om te zeggen dat het compleet is.

Nadat het proces is voltooid, accepteert u de deliverables, goedgekeurd door degene die ze moet goedkeuren.

Controlebereik Proces

Het Control Scope-proces is het laatste in het kennisgebied van projectbereikbeheer. Het heeft betrekking op het zorgen voor effectieve controle van wijzigingen als het bereik moet veranderen. Het omvat ook het volgen van uw project met een 'scope'-hat op om te controleren of het gaat leveren wat u denkt dat het gaat doen.

Deze 6 processen vormen de kennis van het projectbereikbeheer in de

PMBOK®-gids - vijfde editie .