Leren hoe u een zakelijk telefoonsysteem koopt

Voor de meeste organisaties is het meest belangrijke kantoorapparaat de telefoon. Business class telefoonsystemen beginnen meestal met een paar duizend dollar, en de prijs stijgt evenredig met de toename van de grootte van het systeem en het aantal functies dat u wilt.

De business class telefoonsystemen die hier worden besproken, zijn voor kantoren met tien personen of meer.

Welke functies heb je nodig?

De functies die waarde voor uw bedrijf brengen en uw bedrijf op de wereld aansluiten, zullen de totale kosten van het telefoonsysteem verhogen.

De verkoper van een telefoonsysteem zal je proberen om alle klokken en fluitjes te verkopen (dat is hun baan), maar je moet naar elke functie kijken en beslissen of het waarde voor je bedrijf zal toevoegen of geld bespaart.

Basisfuncties

Hier zijn enkele van de meest voorkomende functies die beschikbaar zijn op een zakelijk telefoonsysteem. Elk merk is anders, dus vraag de verkoper om een ​​volledige lijst van opties.

Auto-assistent neemt meestal de plaats van een receptionist door bellers te presenteren met een lijst met opties om hun oproep te routeren (bijv. "Druk 3 om met iemand in de verkoop te praten"). Het kan bellers ook direct een extensie van een feest laten bellen.

• Conferentiefuncties toestaan ​​dat twee of meer extensies verbonden zijn om te delen in een gesprek. Meestal is de standaard twee. Als u meer dan twee nodig hebt, vraag dan wat het maximale aantal deelnemers is. Sommige systemen laten alleen interne extensies toe. Als u externe conferentiegesprekken nodig hebt, vraag dan ook dat.
• Automated Directory stelt bellers in staat om de extensie van een medewerker op te zoeken door de eerste paar letters van hun naam in te voeren.
• Voicemail laat berichten overlaten voor medewerkers die niet beschikbaar zijn of via de telefoon. Sommige systemen kunnen voicemailberichten doorsturen naar een e-mail van een medewerker en laten aparte voice-outapparatuur van derden toe om met hun apparatuur te communiceren. Afhankelijk van de prijsbepaling kan dit u geld besparen.
• Call Hold is de mogelijkheid om een ​​gesprek in de wacht te zetten terwijl de gebruiker naar andere zaken gaat. Meestal bij het systeem inbegrepen.
• Call Forwarding geeft de gebruiker de mogelijkheid om alle oproepen tijdelijk door te sturen naar een andere extensie of naar voicemail.
• Snelkeuze bespaart vaak gebruikte telefoonnummers en stelt de gebruiker in staat om deze met een druk op of twee te drukken. Het is een nuttige tijdspaarder voor vaak genummerde nummers.
• Herhalen laat het laatste nummer door met een druk op een knop worden geroepen.
• Paging stelt een gebruiker in staat om over een openbaar adres systeem te spreken om een ​​medewerker te roepen of aankondigingen te doen.
• Music on Hold geeft uw bellers iets om te luisteren terwijl ze in de wacht staan. Het kan muziek of voorgeschreven berichten zijn die uw bedrijf adverteren.
• Back Up Power levert een alternatieve bron van elektriciteit gedurende 10 tot 60 minuten in geval van stroomuitval.

Geavanceerde functies

Geavanceerde functies zullen aanzienlijke kosten voor het totale systeem opleveren en zullen een lopende kosten opleveren over het leven van het systeem. Dit kan echter worden gecompenseerd door verminderde klantenservice en tijdbesparende voordelen die ze meebrengen.

• Remote Location -functie biedt eenvoudige verbindingen met off-site medewerkers of kleine externe kantoren door gewoon een interne extensie te bellen.
• Vind me / volg mij stelt gebruikers in staat hun telefoon op aanvraag door te sturen naar een andere telefoon, mobiele telefoon, thuis telefoon, secretaresse, enz.
• Computer Telephone Integration (CTI) interageren met een computersysteem. Voorbeelden zijn de mogelijkheid voor een gebruiker om op een telefoonnummer op het scherm te klikken en het telefoonsysteem belt het nummer automatisch (verkeerde nummers verminderen en tijd bespaart); of het doorgeven van een telefoonnummer van een klant naar een computer wanneer ze bellen om het account van de klant op te trekken en het op het scherm voor de werknemer weer te geven alvorens de telefoon te beantwoorden. Deze optie is erg prijzig.

Hoe groot het systeem zou moeten zijn

De volgende vraag die u moet antwoorden is waar u de telefoons wilt. De volgende lijst identificeert gemeenschappelijke plaatsen waar u een telefoonuitbreiding wilt vinden:

• Receptionist
• Elk kantoor
• Faxapparaat
• Creditcardterminals, data poorten
• Vergaderzaal
• Winkel / magazijnvloer
• Openbare ruimtes (wachtkamer, gangen, toegangswegen, enz.).

Vervolgens moet u bepalen hoeveel gelijktijdige telefoongesprekken binnenkomen en het kantoor verlaten. Het somtotaal van inkomende en uitgaande oproepen op elk moment is het aantal lijnen (of koffers) dat u nodig heeft.

Gemeenschappelijke configuraties zijn 3, 8, 12, 16, 24 of 48 lijnen. Grotere systemen hebben uitbreidingsslots zodat u later meer lijnen kunt toevoegen. Vergeet niet om rekening te houden met toekomstige groei (25% is niet ongewoon). Belangrijk: als u dit onderschat, krijgen de bellers een druk signaal als alle lijnen in gebruik zijn.

Een telefoonsysteemdealer vinden

Het vinden van een dealer is niet moeilijk. Eerst kunt u op het web zoeken naar "Telefoonapparatuur & Supplies" om een ​​dealer dichtbij u te vinden.

Handels- en kantoortechniekshows zijn ook goede plekken om te beginnen. Niet alleen kunt u de verkoop ontmoeten en mensen ondersteunen, maar u kunt ook een systeem proberen.

Ten slotte is de beste manier om rond te vragen. Vraag mensen die je weet die zaken hebben met een kantoor. U kunt ook hun beoordeling beoordelen van de kwaliteit van de apparatuur en het niveau van de dienstverlening die werd verstrekt.

De totale kosten berekenen

De totale kosten van het systeem bestaan ​​uit de volgende componenten:

• Basiseenheid / Systeem is de eenheid die de gehele telefooninfrastructuur regelt.De kosten zijn afhankelijk van het aantal functies dat u heeft, het aantal telefoonsets dat u kunt hanteren en het aantal lijnen dat u van het telefoonbedrijf krijgt.

• Handsets / Desk sets zijn de eenheden die op de lessen zitten of op de muur zijn bevestigd. Ze komen in verschillende stijlen, mogelijkheden en prijzen. De prijzen kunnen variëren van $ 70 tot $ 1, 000. Voorbeelden zijn: Basis (goedkoopste), Mid-level, Executive / High-End, Receptionist sets (duurste) en Conference Table Units. Andere opties zijn handsfree headsets en draadloze verbindingen. De meeste handsets zijn eigendom en werken alleen met een basissysteem van die fabrikant. Als u een bestaand telefoonsysteem vervangt, kan de kosten van alle nieuwe handsets (als u merken verandert) een upgrade naar het volgende hogere model de enige betaalbare oplossing die u heeft.

• Bedrading is de bloedvaten van de organisatie en mag niet gemarginaliseerd worden. Als u een kantoor bouwen, installeer u extra bedrading en houder in elk gebied dat u denkt dat u in de toekomst een telefoon nodig heeft. De kosten zullen een fractie van de kosten zijn als u later terug moet gaan en de gaten in de plafonds en muren moet stoppen. Als u het in een gebouw met bestaande bedrading installeert, controleer de dealer de bedrading voor compatibiliteit voordat u het contract ondertekent.
• Installatie en Initiële configuratie is het meest tijdrovend onderdeel van het project. Telefoonsystemen werken niet direct buiten de kassa en zullen waarschijnlijk moeten worden geïnstalleerd en aanvankelijk geconfigureerd door een getrainde technicus. Om zo snel mogelijk op de hoogte te komen, zorg ervoor dat dit in het contract is opgenomen. Andere opties die kunnen worden onderhandeld, zijn onderhoud, toekomstige wijzigingen en training voor uw medewerkers.

Het definitieve besluit maken

De laatste beslissing ligt op je schouders. Telefoonverkopers kunnen agressief zijn, maar onthoud dat u "de klant" bent en u bent verantwoordelijk. Om de beste prijs te verkrijgen voor het systeem dat u wilt, leveren uw eisen aan meerdere bedrijven en laat ze op het project bieden. Zorg ervoor dat u een gedetailleerd voorstel krijgt dat betrekking heeft op alle hierboven genoemde gebieden.

U krijgt geen vergelijking van appels-appels terug, dus vraag dat de kosten van de functies afzonderlijk worden vermeld (of gedetailleerd, als ze als een pakket functies zijn opgenomen). Hiermee kunt u bepalen wat de prijsverschillen veroorzaakt. Als u nog niet zeker bent van een duidelijke leider, vraag dan om een ​​demo te zien op de website van een bestaande klant. Ten slotte, vergelijk de voorstellen en kies diegene die aan uw behoeften voldoet, laat groeien toe en vooral, voel je het meest comfortabel.