Koopt Wat u moet overwegen voordat u boekhoudsoftware koopt

Accountingsoftware is een must voor elk klein bedrijf om inkomsten, uitgaven, klantinformatie en andere financiële gegevens bij te houden. Het is ook een geweldig hulpmiddel bij het nemen van beslissingen, omdat tijdige rapporten en budgetanalysetools die bij de meeste boekhoudsoftwareprogramma's horen ondernemers een kans geven om een ​​stap terug te doen en een algemeen inzicht in de bedrijfsfinanciën te hebben. Maar in een zee van programma's en softwaremerken, hoe kiest u de juiste boekhoudsoftware voor uw kleine bedrijf?

Wat u moet overwegen voordat u boekhoudsoftware koopt

Aangezien boekhoudsoftware essentieel is voor uw kleine onderneming, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u wat onderzoek doet voordat u een bepaald type financieel beheer koopt of boekhoudsoftware. Als u de behoeften van uw bedrijf nauwkeurig bekijkt, kunt u de dagelijkse functionaliteitseisen die u nodig hebt, meten. Hieronder staan ​​slechts enkele dingen die u moet doen en houd er rekening mee voordat u uw boekhoudsoftware koopt.

1. Doe een behoeftenanalyse

Voordat u een bepaald boekhoudprogramma kiest, moet u een behoeftenanalyse uitvoeren om de functies, functies en rapporten te beoordelen die u met het programma moet uitvoeren. Neem de tijd om na te denken over welke boekhoudkundige transacties belangrijk zijn voor uw bedrijf, zodat u een programma kunt kiezen dat ze efficiënt aankan. Rapporten die u moet genereren, beheren of die u nodig hebt met toepassingen van derden moeten worden vermeld.

Deze behoefteanalyse zal de basis zijn voor het begin van het selectieproces.

2. Read Accounting Software Reviews

Het lezen van andere klantrecensies van het product geeft u een beter idee van wat u koopt. Veel websites voor consumenten, zoals Amazon, hebben talloze beoordelingen die betrekking hebben op gebruiksgemak, rapportage, ondersteuning, compatibiliteit van besturingssystemen en prijs.

3. Zoek naar wat bij u past

De meeste kleine bedrijven kunnen boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, zoals QuickBooks, direct out-of-the-box gebruiken. De meeste leveranciers hebben rapportagefuncties en -sjablonen ingesteld, zodat u eenvoudig bijna elk rapport kunt maken dat u nodig hebt. Het kan echter zijn dat u branchespecifieke software nodig hebt, zoals een boekhoudsoftware zonder winstoogmerk, bouwboekhoudsoftware of software voor verkooppuntaccounting om te voldoen aan de unieke boekhoud- en rapportagevereisten van uw branche.

4. Overweeg gebruiksgemak

U of uw medewerkers zullen moeten leren om de boekhoudsoftware die u koopt te gebruiken. Het is waarschijnlijk dat u door de jaren heen personeelsverloop zult hebben. Daarom zou u moeten overwegen een boekhoudsoftwarepakket te kiezen dat niet alleen aan uw behoeften voldoet, maar ook gemakkelijk te leren is, gezien de tijd en middelen die u kunt inzetten om werknemers op te leiden in het gebruik van de software.Als u weinig middelen heeft om medewerkers aan het werk te krijgen als er omzet is, dan is het kiezen van een eenvoudig, gemakkelijk te gebruiken boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Peachtree wellicht de beste keuze voor uw kleine onderneming. Hoewel er mogelijk betere boekhoudsoftwareprogramma's op de markt zijn, ziet uw kleine bedrijf de voordelen van deze programma's niet als uw personeel niet weet hoe ze deze op de juiste manier moeten gebruiken.

5. Think About Support

U moet beslissen welk type ondersteuning u nodig heeft om u te helpen het product te gebruiken. De meeste leveranciers bieden een volledige reeks van hulpopties die voor u beschikbaar zijn - ondersteuning via e-mail, telefoon en online. Sommige leveranciers bieden gratis ondersteuning als u het programma koopt, terwijl de meeste technische ondersteuningsplannen zullen aanbieden die u naast het boekhoudsoftware-programma kunt kopen. U moet eventuele forums lezen over andere gebruikerservaring met klantenondersteuning van de softwareleverancier die u kiest, omdat ze niet allemaal hetzelfde zijn gemaakt. Bepaalde leveranciers van boekhoudsoftware bieden voldoende ondersteuning, terwijl andere dat niet doen.

6. Overweeg schaalbaarheid

Hoeveel groei verwacht u dat uw bedrijf zal groeien over de korte tot middellange termijn? Nadat u uw projecties hebt opgesteld over de groei van uw bedrijf, wilt u zien hoe schaalbaar uw boekhoudsoftware-programma moet zijn om aan deze groei te voldoen.

Heeft u ook boekhoudsoftware nodig voor gebruik op laptops en desktops of op mobiele apparaten? Heeft u boekhoudsoftware nodig die op een netwerk kan worden uitgevoerd? Hoe duur is het om extra gebruikers aan uw boekhoudsoftware toe te voegen? U zult deze vragen willen overwegen en als uw kleine onderneming op een netwerk draait, is het een goed idee contact op te nemen met een IT-professional om ervoor te zorgen dat de boekhoudsoftware die u kiest compatibel is met uw hardware. Een IT-professional moet ervoor kunnen zorgen dat u voldoet aan de hardware- / softwarespecificaties en andere netwerksuggesties doen om de bedrijfsactiviteiten te verbeteren.

7. Heeft u documentbeheer nodig?

Sommige kleine bedrijven willen in een papierloze omgeving opereren, terwijl anderen liever een beetje ouderwets zijn. Welk proces u ook kiest, u moet ervoor zorgen dat de software is ontworpen om aan uw behoeften te voldoen. Als u bijvoorbeeld een papierloos kantoor wilt, moet u de documentbeheerfuncties van uw boekhoudsoftware controleren. U kunt ook een documentbeheerprogramma van derden aanschaffen en u kunt kijken of er boekhoudprogramma's zijn die met uw documentbeheersysteem kunnen worden geïntegreerd om de workflowprocessen van uw bedrijf te stroomlijnen.

8. Zou u Workflow Management kunnen gebruiken?

Als u ervoor kiest om in een papierloze kantooromgeving te werken, moet u een boekhoudsoftware kiezen die ofwel ingebouwde workflowprocessen heeft of waarmee u ze kunt bouwen om aan uw bedrijfsprocessen te voldoen. Aangezien u geen fysieke papieren exemplaren rond uw kantoor laat zweven ter beoordeling en goedkeuring, moet u de goedkeuringsprocessen kunnen ontwerpen voor eenvoudige en complexe taken zoals urenstaat, leverancier of goedkeuring van cheques.

9. Overweeg gegevensbeveiligingsbehoeften

Accounting-gegevensbeveiliging is altijd belangrijk omdat u ervoor wilt zorgen dat uw persoonlijke gegevens, de persoonlijke gegevens van uw werknemers en de gegevens van uw klant worden beschermd. U mag echter actief zijn in een bedrijfstak, zoals de gezondheidszorg, waar u aanvullende nalevingsvereisten hebt, zoals HIPPA. Straffen voor deze schendingen kunnen uw bedrijf verlammen, in sommige gevallen zelfs tot $ 500.000. Ongeacht het niveau van beveiliging dat u nodig hebt, moet u ervoor zorgen dat de ontwerpen zijn ingebouwd in uw boekhoudsoftware of dat u de noodzakelijke beveiligingsfuncties kunt invoeren in een IT-plan om aan deze behoeften te voldoen.