Leer de rollen en verantwoordelijkheden van een ontmoetingsleider

De ontmoetingsleider is de medewerker die verantwoordelijk is voor het plannen, organiseren, beheren van de details over en het uitnodigen van de deelnemers aan een vergadering. Hij of zij is de werknemer die verantwoordelijk is voor en verantwoordelijk is voor de voortgang van de werkelijke vergadering. Zij nemen maatregelen voor, tijdens en na de vergadering om ervoor te zorgen dat de vergadering de doelen met succes bereikt.

Wie leidt de vergadering?

De ontmoetingsleider is de sleutel om vergaderingen en teams succesvol te maken.

De medewerker die als ontmoetingsleider dient, is kritisch belangrijk. In sommige vergaderingen is de leider de afdeling hoofd, de teamleider of de persoon die door het senior management benoemd is om een ​​initiatief te leiden. Deze medewerkers werden gekozen voor hun leidersrol door hun ervaren vaardigheden als manager of leider.

Andere keren kan een medewerker natuurlijk als leider optreden. Deze leiders zijn medewerkers die andere werknemers opzoeken en respecteren. Bij andere gelegenheden kan een team beslissen om de leidersrol van alle leden te draaien. Hierdoor kunnen alle teamleden hun vaardigheden als ontmoetingsleiders blijven ontwikkelen en in het algemeen succesvolle vergaderingen creëren.

Verantwoordelijkheden van de Vergaderingsleider

Hieronder volgen de belangrijkste verantwoordelijkheden van een vergaderleider.

• Bepaalt het doel, de taak of het doel dat moet worden bereikt. Dit is vaak een opdracht of onderdeel van de functieomschrijving van de leider.
• Beslist of een vergadering de beste manier is om het doel of doel te bereiken of het gewenste resultaat te behalen. Beantwoord de vraag, Is er een vergadering nodig?
• Bepaalt wie de vergadering moet helpen plannen.
• Beslist met een team of als leider op de agenda voor de vergadering. (In lopende vergaderingen wordt deze taak bereikt aan het einde van de huidige vergadering.)
• Bepaalt de datum, tijd en locatie meestal met behulp van een gedeelde organisatiekalender.
• Bijeenkomsten bijeenkomen, zoals lees, financiële informatie, geschiedenis, gerelateerde teambijeenkomsten, enzovoort.
• Inviteert deelnemers en verdeelt opdrachten en voorwerk, waardoor zoveel mogelijk tijd mogelijk is, zodat de deelnemers bereid zijn tot de vergadering.
• Zorgt ervoor dat de vergadering een recorder of minuutnemer heeft om de procedure en eventuele verbintenissen, actiepunten of beslissingen te documenteren. Benoemt een tijdgever, wanneer nodig voor het ordelijk uitvoeren van een vergadering.
• Mag een ijsbreker gebruiken om de deelnemers op te warmen en een omgeving te creëren waarin de deelnemers van de vergadering comfortabel met elkaar communiceren en ideeën en informatie uitwisselen.
• Komt vroegtijdig voor en leidt de vergadering door het op de taak te houden, op de goede weg te houden en alle deelnemers te betrekken, zodat iedereen zich voelt dat hun aanwezigheid essentieel was bij de vergadering.Dit zorgt ervoor dat zij deelnemen aan de volgende vergadering
• Kruiden de bedrijfsbijeenkomst op zodat de deelnemers niet saai en verveeld voelen. Of je icebreakers, humor of leuke voorbeelden gebruikt, geen ontmoeting zou moeten stoppen zonder een lach.
• Zorg ervoor dat de volgende stappen en actiepunten worden toegewezen en behandeld.
• Verstelt de vergadering en plannen de agenda voor de volgende vergadering.
• Opvolg met deelnemers tussen vergaderingen om ervoor te zorgen dat actiepunten op de goede weg zijn en hulp en / of hulpbronnen bieden als de vrijwilliger problemen ondervindt.

Extra Leader Rollen

De ontmoetingsleider neemt deze verantwoordelijkheden op, maar heeft ook rollen in verband met communicatie, rapportage en teamgenoten.

Elk lid van een team of bijeenkomst die cross-functioneel is, heeft de verplichting om zijn of haar afdeling te houden of te informeren over de activiteiten en de voortgang van een vergadering of doorlopend team. Zij hebben ook de verantwoordelijkheid om inzage te vragen van collega's die niet op het team of in de vergadering zijn. Niet elke medewerker kan elke vergadering bijwonen.

De leider heeft de aanvullende verantwoordelijkheid om senior managers bij betrokken te houden en door middel van effectieve communicatie en feedback te informeren.

Het eigendom van medewerkers buiten het team of de vergadering, vooral organisatorische leiders, garandeert dat het team of de vergadering succesvol is bij het ontwikkelen, implementeren en integreren van oplossingen of ideeën.

Als een ontmoetingsdeelnemer ineffectief optreedt in de vergadering, heeft de leider de verantwoordelijkheid om het gedrag te corrigeren door middel van effectieve ontmoetingsleertechnieken tijdens de vergadering en effectieve coaching buiten de vergadering. Een vergadering deelnemer die de vergadering monopoliseert met zijn of haar meningen of kritiek op andere leden van huns moet worden gecorrigeerd voordat het individu de succes van het congres sabotageert.

Deze acties zijn noodzakelijk totdat deelnemers een niveau van comfort en volwassenheid bereiken die hen in staat stellen de leider te helpen door zichzelf te chimeren als ondoeltreffende gebeurtenissen ontvouwen en disfunctionele leden onderbreken de voortgang.

Een effectieve ontmoetingsleider garandeert niet dat een project of team succesvol uitvoert, maar hij of zij is een belangrijke factor wanneer projecten, afdelingen, vergaderingen of teams slagen.

Vergaderminuties zijn een effectieve bijdrage aan geslaagde vergaderingen wanneer de notulen op een juiste wijze worden geschreven en verspreid.