Is het tijd om inventaris te volgen?

Voor veel nieuwe of snelgroeiende bedrijven kan de waarde van de inventaris vaak een significant percentage van hun totale activa vertegenwoordigen. Voor anderen zijn voorraadkosten een triviaal bedrag. Tenzij uw bedrijf producten verkoopt of opbergt die onderworpen zijn aan wettelijk toezicht, zoals bepaalde gevaarlijke stoffen of farmaceutische producten, zijn er geen wetten die u verplichten om een ​​inventarisatiesysteem te implementeren of te onderhouden.

De meeste bedrijven vinden echter dat de voordelen die door het effectieve voorraadbeheer worden geleverd, hun inspanningen de moeite waard maken, maar het is ook waar dat niet elke onderneming inventaris hoort.

Omdat er geen concrete regels bestaan ​​voor de vraag of inventaris tracking nodig is, moet de beslissing of uw bedrijf inventaris moet bijhouden, gebaseerd zijn op factoren die specifiek zijn voor elk bedrijf. Beantwoording van de volgende vragen kan u helpen bepalen of het tijd is om een ​​voorraadbeheer systeem te starten.

1. Koop u alleen de benodigde hoeveelheden om orders te vullen zoals u ze ontvangt? Bijvoorbeeld, als u bruidsmeisjes jurken verkoopt die verkrijgbaar zijn in verschillende maten en kleuren, stoor je alle mogelijke opties in veelvouden of koop de exacte maten in de gevraagde kleur wanneer uw klant een bestelling plaatst? Als deze laatste u waarschijnlijk niet hoeft te inventariseren.

2. Is de waarde van uw voorraad meer dan 25 procent van uw maandelijkse omzet?

Indien wel, raden veel accountants aan dat u een inventarismanagementplan opbouwt.

3. Hoe vaak mis je een verkoopgeleentheid door out-of-stock items? Verloren kansen kunnen moeilijk zijn te identificeren, maar u heeft mogelijk klanten kunnen bellen of bezoeken aan uw winkel om te vragen of u een specifiek item heeft.

Misschien merk je ook dat een plank kaal is; Misschien zien klanten een lege plank in plaats van het object dat ze willen kopen en dan zonder verkoop gaan. Een of twee niet-uitverkochte artikelen in de loop van een jaar zullen waarschijnlijk uw verkoop niet beïnvloeden, maar meer voorkomende gevallen kunnen. Een goed beheerd inventaris tracking systeem kan u helpen om niet-op voorraad items te voorkomen.

4. Hoe vaak ontvang je meer bestellingen voor items dan u tijdig kunt invullen? Dit heet overselling, en hoewel het vergelijkbaar is met out-of-stock items, wordt de term vaker gebruikt in e-commerce. Overselling kan bijzonder schadelijk zijn als u de verzenddagen verzorgt of soortgelijke beloftes doet, zoals het garanderen dat een bestelling op vakantie komt. Overselling is een goede indicatie dat u uw inventaris moet volgen.

5. Hoe zelfverzekerd ben je dat je geen voorraadkrimp hebt? Uitval inventaris kan een teken zijn van diefstal door klanten of werknemers.Het kan ook ongerapporteerde breuk aantonen. U ziet wellicht dat een specifiek item gewoon verdwenen is, maar u merkt misschien ook op dat de verhouding tussen uw verkoop- en goedere-aangeschafte accounts ongunstig is. Inventarisopsporing kan u helpen bij het identificeren van krimp, zodat u corrigerende maatregelen kunt nemen.

6. Behoudt u een voorraad grondstoffen of componenten die u gebruikt om afgewerkte producten te produceren? Zo ja, u heeft mogelijk voorraadopsporing nodig om u te helpen ervoor te zorgen dat u over voldoende materialen beschikt om de producten te produceren die u nodig heeft om aan uw klanten te voldoen.

Het opstellen van een inventarisatiesysteem

Belangrijkste productie- en retailbedrijven hebben meestal complexe voorraadopsporingssystemen die hun logistiek, orderingang, inkoop, productieplanning, verkooppunten, kostenrekening en andere afdelingen verbinden. Kleiner bedrijven hebben echter meestal geen ingewikkelde methode van inventarisopsporing nodig, althans niet in de eerste plaats. Een systeem kan zo eenvoudig zijn als een bestandskist met indexkaarten of een bindmiddel dat een vel papier bevat voor elk item in uw inventaris.

Er zijn ook een aantal software op het gebied van inventarisbeheer, en sommige van de meer rudimentaire programma's kunnen gratis gedownload worden.

Uiteraard moet uw voorraadbeheer systeem de aard van uw bedrijf en uw specifieke behoeften weerspiegelen. De meeste goede voorraadsystemen bevatten echter de volgende informatie.

1. Locatie: Een eenvoudige locatiecode toewijzen voor elke plek die u gebruikt om voorraad te bewaren. Als u bijvoorbeeld drie rechthuizen hebt, kunt u de letters A, B en C gebruiken om de eenheden weer te geven, gevolgd door een getal om de specifieke plank te vertegenwoordigen, zoals A-2 of C-4.

2. Item: U moet een artikelnummer of beschrijving vastleggen voor elk item dat u wilt inventariseren. De complexiteit van het artikelnummer varieert. Bijvoorbeeld, als u een grote verscheidenheid aan vrouwen jurken verkoopt, kunt u een nummeringssysteem opstellen dat de stijl, kleur en grootte van elke verkochte jurk identificeert. Aan de andere kant kun je gewoon alle jurken onder een enkel nummer invoeren, afzonderlijke nummers voor elke maat instellen of een andere methode kiezen. Als u items verkoopt die u van een groothandelaar heeft gekocht, kunt u gewoon het groothandelaren aandelennummer gebruiken. Dit zorgt ook voor een eenvoudige herbestelling.

3. Kosten: u moet de eenheidskosten van elk item weten om uw voorraad te waarderen. Deze kosten kunnen met elke nieuwe bestelling veranderen. Het volgen van fluctuerende kosten heeft rechtstreeks invloed op uw bruto winstmarge en de kosten van de verkochte producten. Het hebben van een nauwkeurig aantal is dus een belangrijke factor bij het houden van een accurate P & L.

4. Bron: Inclusief de naam van de verkoper van wie u de aankoop heeft gedaan. Met deze registratie kunt u snel veranderingen van de leveranciers wijzigen of bijhouden, naast kwaliteits- of kostenvariaties.

5. Datum: Noteer de datum waarop u de goederen hebt ontvangen.

6. Aantal: Voer het aantal eenheden in dat u hebt ontvangen of momenteel bij de hand hebt.

7. Herbestellen: Op basis van uw verwachte verkoop en de lead-time van de leverancier, moet u het punt bepalen waaraan u het product moet herbestellen.

8. Activiteit: Aangezien de verkoop plaatsvindt, moet u de datum en de hoeveelheid vastleggen en vervolgens de verkochte eenheden afnemen uit de hoeveelheid hand. U moet ook items opnemen die in de winkel zijn gebroken of anderszins onverkrijgbaar zijn gemaakt.

Of u nu een handmatig systeem of een software-oplossing kiest, de sleutel tot effectief inventaris tracking is om uw records te behouden met regelmatigheid en routine. Afhankelijk van uw bedrijf moet u uw handboeken dagelijks, wekelijks of maandelijks bijwerken. Een geautomatiseerde oplossing kan veel van de handmatige taken elimineren, maar zelfs een geautomatiseerd systeem vereist onderhoud, zoals het invoeren van nieuwe artikelnummers of het updaten van locatiecodes. Dit betekent het ontwikkelen van een gestandaardiseerd proces en het opleiden van iedereen die het aanraakt om het best te beheren en te onderhouden.

Uiteindelijk moet de beslissing over het uitvoeren van inventarisopsporing en de beste methode om te gebruiken, bij elke bedrijfseigenaar rusten. Alleen u kunt bepalen of de aard van uw bedrijf, uw volume en uw specifieke problemen kunnen profiteren van een formeel inventarismanagementbeleid.