Het belang van documentatie in menselijke hulpbronnen

Documentatie is het geschreven en behouden record van werkgelegenheid evenementen. Documentatie bestaat uit overheids- en juridisch gemachtigde elementen, documenten die door bedrijfspolitiek en -praktijk zijn vereist, documenten die worden voorgesteld door beste human resources praktijken en formele en informele archivering over werkgelegenheid evenementen.

Documentatie over een werkverslag

Documentatie is een schriftelijk verslag van de acties van een werknemer, discussie, incidenten van prestatiecoaching, getuigen van beleidsoortredingen, disciplinaire maatregelen, positieve bijdragen, beloning en erkenning, onderzoeken, niet-nakoming van eisen en doelen , prestatie evaluatie en meer.

Documentatie stelt de werkgever of werknemer in staat om een ​​schriftelijke verslag te houden over de gebeurtenissen en discussies die zich voordoen over een bepaald evenement. Documentatie van de arbeidsverhouding geeft een schriftelijk verslag dat nodig kan zijn om dergelijke acties te ondersteunen, zoals de bevordering van werknemers, de beloning van werknemers en disciplinaire maatregelen, waaronder de beëindiging van de dienstverband.

Documentatie over medewerkers is over het algemeen positief en negatief, indien nodig. Het is feitelijk en niet veroordelend. Het beschrijft gebeurtenissen als ze zich voordoen, niet de waarnemer en de gedachten over het evenement. De documentatie beschrijft ook de acties die zijn genomen in opmerkelijke gevallen, zoals wanneer u formele werknemers herkenning of disciplinaire stappen onderneemt.

Onthoud dat u documentatie zo dichtbij moet maken als het incident zo mogelijk optreedt zodat de documentatie tijdig, gedetailleerd en accuraat is.

In een juridische procedure is documentatie over de prestaties van een werknemer vaak kritisch voor de uitkomst die de werkgever van het evenement ervaart.

Het opstellen van een eerlijke beeld van de prestaties van de werknemer zonder zich uitsluitend te concentreren op de negatieve gebeurtenissen is het doel.

Soorten documentatie

Beleid, procedures, het personeelshandboek en prestatieontwikkelingsplannen zijn ook documenten die het verwachte werkgedrag en de werkplek vereisen om een ​​ordelijke, eerlijke werkplek op te zetten waarin werknemers weten wat van hen verwacht wordt .

Documentatie is ook het schriftelijke verslag van de verklaringen van de beschuldigde, de aanklager en getuigen van vijandige werkplekgebeurtenissen die betrekking hebben op wangedrag van werknemers zoals seksuele intimidatie.

Documentatie kan formeel en bewaard zijn in het personeelsbestand van de medewerker. Werknemers worden verwacht deze documentatie te ondertekenen om te bevestigen dat ze een kopie hebben ontvangen en de inhoud hebben beoordeeld. (De handtekening betekent geen overeenstemming met de verklaringen in de documentatie.)

Deze documentatie bevat ook permanente documenten zoals de getekende werkaanvraag, geschreven werkverwijzingen, applicatiematerialen zoals CV's en omslagletters en achtergrondcontroles. Afgezien van het personeelsbestand van de personeelsbestand, blijft de documentatie als het formulier I-9 dat de geschiktheid van de werknemer om in de VS te verifiëren ook gehandhaafd, zoals medische dossiers, FMLA-records, enzovoort.

Documentatie kan ook informeel zijn als in een manager's verslag van zijn of haar gesprekken met een werknemer in de loop van een jaar. Het is belangrijk dat managers deze documentatie handhaven op al hun rapportagemedewerkers; geen werknemer moet worden uitgesproken wegens prestatie. (Dit kan op een later tijdstip als discriminatie beschouwd worden.)

Documentatiegebruik

Documentatie van kritische incidenten, zowel positief als negatief, wordt ook aanbevolen, zodat managers een record hebben van de prestaties van de werknemers over een periode van tijd.

Documentatie wordt op andere manieren in organisaties gebruikt. Deze kunnen procedures, werkinstructies en computer software instructies bevatten, om maar een paar te noemen, maar voor de functie Human Resources zijn dit het gebruikelijke gebruik van documentatie. En dit zijn instructies over hoe u adequaat kunt documenteren.

Performance Documentation Samples

Documentatie over de prestaties van een medewerker stelt u in staat om werknemers te disciplineren, te beëindigen of eerlijk te promoten, te belonen en te herkennen. Zonder documentatie is het moeilijk om een ​​van deze acties aan te pakken en voor de werkgever mogelijk te maken.

De werkgever moet eventuele beschuldigingen over discriminerende behandeling van werknemers vermijden.

Legitieme wensen, goede werkgevers willen een werkomgeving creëren die eerlijk, consistent en ondersteunend is voor de doelstellingen en loopbaanplannen van de werknemers.

Deze omgeving wordt ondersteund door de professionele documentatie van de manager van de prestaties van de medewerker, zowel beledigend gedrag als acties die nodig zijn voor correctie of verbetering. Vroeger is het in detail besproken hoe het document werd bewerkt. Deze monsters geven u meer voorbeelden van geschikte documentatie.

Documentatievoorbeelden

Verkeerd:

Mark is meestal laat voor werk. Mark mist teveel werk.

Rechts:

1 april: Mark heeft ziek ingevuld en 8 uur werk gemist.

4 april: Mark arriveerde op 10a. m. , twee uur laat van zijn geplande starttijd.

6 april: Mark schreef een afspraak van een arts en bleef daarna thuis om een ​​nieuwe oven te installeren.

12 april: Mark heeft ziek ingevuld en 8 uur werk gemist.

Mary is onbetrouwbaar. Ze doet bijna nooit wat ze ermee heeft gedaan.

Rechts:

2 mei: Mary beloofde het eerste ontwerp van het productvoorstel ter inzage in de wekelijkse vergadering van vandaag. Mary heeft geen ontwerp-document opgesteld zoals verwacht. Ze zei dat ze te druk was geweest en de mensen wiens hulp ze nodig had, was niet met haar teruggekomen.

Manager reageerde: Welke hulp had je nodig? Informatie? Wie is er niet terug gekomen en wat heb je van hen nodig?

Carl en Michael moesten Mary bijwerken over hun voortgang.

Wat maakt u zo druk dat u niet tijd heeft om door te gaan op uw inzet? Maakt te veel verplichtingen met beperkte uren om ze te vervullen.

Wat kan ik doen om u te helpen?

Wanneer maakt u het ontwerpdocument beschikbaar voor recensie?

Deze monsters geven een overzicht van wat effectieve documentatie lijkt op versus onjuiste documentatie. Volg dit advies om beleid, prestaties en gebeurtenissen op uw werkplek effectief en legaal te documenteren.

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd wordt voor juistheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de arbeidswetgeving en -regelingen variëren van staat tot land en land. Vraag alsjeblieft rechtsbijstand of hulp van staats-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld voor begeleiding, ideeën en hulp.