Hoe uw loondienst kan helpen bij het einde van het jaarverslagen

Veel bedrijven hebben loondiensten om te helpen bij het verwerken van looncheques voor werknemers. Zelfs een zeer klein bedrijf kan profiteren van een loondienst. Maar er zijn nog andere taken die u kunt helpen met, vooral aan het einde van het jaar en naar het nieuwe jaar.

Ik vroeg aan Teresa Ray, eigenaar van de Payroll Department, Inc., over de soorten werkzaamheden op het einde van de jaar die een loondienst aan klanten kan bieden.

Informatie verzamelen voor 1099's

Als u bijvoorbeeld niet-werknemers hebt betaald (zelfstandige aannemers en freelancers) dat u een formulier van 1099 MISC per jaar moet geven -end, u kunt uw loondienst vragen om die betalingen door het hele jaar te doen. Uw service kan ook verantwoordelijk zijn voor alle 1099 voorbereiding en indiening. De hele opdracht wordt als werkgever van uw bureau verwijderd!

Teresa stelt voor u te beginnen door terug te gaan door uw bedrijfscontrole-register om de betalingen aan niet-werknemers voor het jaar te vinden.

U moet er ook voor zorgen dat elke niet-werknemer een W-9-formulier heeft ondertekend, waarbij informatie over de belastingbetaler-ID en het postadres wordt verstrekt.

Dan moet u bepalen of een 1099 formulier nodig is voor elke persoon of bedrijf op uw lijst. Dit is een twee-stappen proces. In het algemeen is een 1099 vereist voor alle particulieren en niet-zakelijke bedrijven die u gedurende het jaar 600 dollar of meer betaald heeft.

Er zijn speciale regels voor advocaten. Dit artikel geeft u de details over of een 1099-MISC-formulier nodig is.

Nadat alle benodigde gegevens zijn verzameld, kunt u deze naar uw loondienst verzenden, en zij kunnen de benodigde formulieren voorbereiden en indienen en de afzender ook hun kopie sturen. Uw loondienst doet alles elektronisch.

Voor u als werkgever om dit hele proces te onderzoeken en te doen, zou het nogal wat tijd duren. En omdat het maar eenmaal per jaar gedaan wordt, moet u het proces elk jaar opnieuw herhalen.

Informatie verzamelen voor W-2 formulieren

W-2 formulieren moeten jaarlijks aan medewerkers worden toegezonden en aan de Sociale Zekerheidsadministratie worden voorgelegd, waarbij informatie wordt gegeven over de brutowinst en het onthouden van werknemers. Teresa zegt dat W-2 informatie vergelijkbaar is met een examen dat een werkgever aan het eind van het jaar heeft. Alle vier kwartalen van het formulier 941 (Kwartaal Loon- en Belastingsverslag) passen veel overeen met uw W-2 formulieren.

Als u een loondienst heeft, hoeft u de informatie niet op het einde van het jaar op te stellen. Uw service zorgt ervoor dat u de W-2's voorbereidt, ze bij de verschillende overheidsinstanties indient en u als medewerker en elke medewerker een kopie geeft.

Back-uphoudend papierwerk

In sommige gevallen kunt u de IRS verzocht om federale inkomstenbelasting van niet-werknemers te houden. Deze back-up aftrekaftrek kan door uw loondienst worden behandeld. De dienst kan de door de IRS vereiste belastingen aftrek.

Terugbetalen van onbetaalde werknemers Paychecks

Aan het einde van elk jaar zijn werkgevers wettelijk verplicht om onbetaalde werknemersloonvergoedingen aan de staat terug te geven.

Controles kunnen tegen vergoeding worden vervangen, maar in de wetten van de staat geldt dat cheques niet worden vervangen om naar de staat over te gaan.

Op jaarbasis kan uw loondienst u helpen bij het identificeren van de uitstaande cheques en, indien mogelijk, contact opnemen met de medewerker om hen te laten weten van de cheque.

Wat uw loondienst niet zal doen

Een loondienst wordt niet betrokken bij nieuwe huurformulieren voor werknemers en formulieren voor het inhuren van onafhankelijke aannemers.
Een loondienst geeft geen informatie voor werkgevers die hun eigen formulieren voorbereiden voor aansprakelijkheidsdoeleinden. Als de dienst de taak verricht, nemen zij de verantwoordelijkheid voor de juistheid en de juiste rapportage.

Concluderende gedachten op de loondiensthulp voor werkgevers

Teresa zegt,

"Recentelijk heb ik mensen verteld dat loonrol een 'beest' is. Met de overheidswijzigingen komen snel, is het moeilijk voor werkgevers om te blijven voldoen. Ze hebben goede bedoelingen, maar als ze kortkomen, komt er geen sympathie uit de Internal Revenue Service.

Onze baan bij The Payroll Department, Inc. is om onze klanten te informeren over de compliancy en het verwerken van betaallijsten. Doe dit, de werkgever heeft meer tijd om te doen wat ze het best doen en ze kunnen rust hebben dat hun loon goed wordt voorbereid! "