Hoe uw evenementenplanningslijst stoppen

Ben je uitgesteld om te beginnen met het plannen van je evenement?

Bij het plannen van gebeurtenissen is uitstel uw vijand. Als gebeurtenisplanners beginnen we ons werk meerdere maanden (zelfs een jaar!) Voordat er een feitelijke gebeurtenis plaatsvindt. Uitstel in dit beroep kan dodelijk zijn en kan u geld en uw bedrijf kosten. Gelukkig, met een uitgebreide evenementenplanningslijst aan je zijde, kun je uitstel overwinnen en het in zijn sporen laten.

Iedereen heeft op een of andere tijd uitgesteld. Bij het plannen van gebeurtenissen is het gemakkelijk om overweldigd te worden door de vele taken die moeten worden afgerond. Dit kan ertoe leiden dat er helemaal geen actie plaatsvindt, omdat u niet zeker weet waar u moet beginnen.

Een van de grootste voordelen bij het plannen van een succesvol evenement is echter om vroeg te plannen. 'De vroege vogel krijgt de worm' en andere idiomen herinneren ons eraan dat de eerste die aan de show komt, vaak de beste zitplaats in het huis krijgt. De evenementenplanner die vroegtijdig begint te plannen, heeft een betere kans om een succesvol, minder stressvol evenement.

Evenementenplanning kan niet wachten

Evenementenplanning omvat het coördineren van veel verschillende bewegende delen en het beheer van talrijke details in verschillende stadia van een evenement. van deze taken kan een paar dagen voor uw evenement niet worden afgerond. Afhankelijk van het soort gebeurtenis en de reikwijdte bij het plannen van een succesvol evenement moet u vroegtijdig beginnen met het leveren van de best mogelijke resultaten.

Evenementenplanning kost tijd

Als u niet genoeg tijd toewijst om een ​​taak aan te pakken, wordt deze taak niet voltooid. En bij gebeurtenisplanning kan die een onvoltooide taak een domino-effect en meerdere stappen in het planningsproces dat gebaseerd was op die ene taak, om te vallen e-kamer opstellen en plaatsen met uw klant, dan kunt u de tafels en stoelen niet huren.

Als u niet weet hoeveel tafels en stoelen u nodig hebt, dan kunnen de tafellinnen niet besteld worden. Ook de middelpunten kunnen niet. Je krijgt het idee. Eén ding leidt tot een ander. U kan het risico lopen dat u de benodigde artikelen niet kunt reserveren.

De evenementenplanningslijst naar de redding!

Beschouw de gebeurtenis planning om uw geheime wapen in de strijd tegen uitstel. Het geeft u een startpunt in het planningsproces en houdt u niet alleen georganiseerd en herinnert u aan details die u misschien anders zou hebben over het hoofd gezien, maar het houdt u ook op schema. Een evenementenplanningslijst helpt u om de uitstel te verslaan door u te begeleiden door het evenementenplanningsproces met duidelijke stappen die deadlines hebben vastgesteld.

Een evenementenplanningslijst samenstellen

Start uw evenementenplanningslijst zodra de datum is vastgesteld voor uw evenement en u heeft een ondertekend contract bij de hand van uw klant.Begin geen werk tot u een eerste storting hebt, anders is uw werk gratis gedaan.

1. Aan de slag

Wanneer u naar beneden gaat om uw evenementenplanningslijst op te stellen, focus niet op de vervaldag. Dat kan je vertragen. Bepaal je evenement van begin tot einde en denk aan al die dingen - groot of klein - dat je nu moet doen en het evenement zelf.

Eventplanners weten dat gebeurtenissen bestaan ​​uit een reeks kleine gebeurtenissen die samen passen om te eindigen in het laatste evenement. Begin na te denken over alle dingen die je evenement vormen en ze neerzetten als ze zich voordoen. Het organiseren van deze artikelen komt later.

2. Brainstorm!

Maak een lijst op papier of op de computer, wat u het meest comfortabel vindt. Denk over decor, uitnodigingen, kameropstelling, entertainment, personeel, eten en drinken, vergunningen, verzekeringspolissen, enzovoort. Hoe langer je dit overmaakt en je gebeurtenis ziet gebeuren, hoe makkelijker het is om met individuele taken te komen. Denk hierbij aan als brainstormsessie.

3. Wat moet u opnemen in uw evenementenplanningslijst

Enkele dingen die u op uw evenementenplanningslijst wilt opnemen:

• Datum en tijd bevestigen met klant en
• Tekenovereenkomsten met klant, locatie en verkopers
• Veilig hotelkamers < Verhuur van entertainment (gastspreker, band, artiesten, enz.)
• Mail uitnodigingen
• Selecteer menu
• Bepalen van de opstelling van de kamer
• Huur wachtrij
• Bevestig het aantal gasten
• Huur extra evenement personeel als nodig
• Loop door de site
• Bevestig alle details
• 4. Schema voor vroege data

Nadat u alle taken hebt opgeschreven, kunt u beginnen met het werken van het evenement om te bepalen wanneer elk onderdeel moet worden afgerond. Alles wat vooraf kan worden gedaan, moet op een afspraaklijst met een vervroegde vervaldatum worden neergeschreven. Het is de menselijke natuur om te denken dat we meer tijd hebben dan we eigenlijk doen. Dus verspil het niet.

Als u uw entertainment maanden van tevoren kunt huren, doe het dan. Als u de cateraar van uw keuze kan beveiligen, gaat u verder en ontvangt u een ondertekend afspraak. Doe onderzoek naar lokale leveranciers als u geen relaties hebt met een andere. Begin met alles wat vroeg in het planningsproces kan worden afgerond.

Zorg ervoor dat u regelmatig opvolgingen op uw lijst opneemt om te controleren of bepaalde sleutelitems zijn afgerond, zoals bij elke verkoper bevestigen dat zij uw getekend contract hebben ontvangen en de datum op hun schema staat. Voeg een item toe om terug te gaan met uw cateraar met betrekking tot het bemonsteringsmenu dat werd aangeboden. Laat altijd extra tijd toe voor elk onderdeel op uw schema.

Gebruik de Evenementenplanningslijst als uw gids

Met een uitgebreide evenementenplanningslijst aan uw zijde kunt u uitstel verslaan. De eerste stap is de voorbereiding van de lijst zelf. Zodra dat is bereikt, en de taken zijn gespecificeerd met vervaldatums, is het makkelijk om van het ene naar de doe-het-item naar het volgende te verhuizen volgens het schema. Uitstel versloeg.