Hoe beheert u een project succesvol?

Welkom bij uw eerste project!

Congratulations! Je bent zojuist in beheer gebracht van een belangrijk nieuw project. Uiteraard biedt uw baas deze kans als vertrouwen in uw vaardigheden. En terwijl u opgewonden bent, is dit uw eerste keer verantwoordelijk voor een globaal project en het is een beetje angstaanjagend.

Een aantal vragen lopen door uw gedachten:

• Hoe beginnen ik?
• Wat zijn de stappen die nodig zijn om het project van start tot sluiting te verplaatsen?

• Hoe bouw ik een high performance projectteam?
• Wie vraag ik om hulp in dit proces? Is er een executive sponsor?

Dit bericht is gericht op het helpen van iedereen die nieuw is aan een project-, commissie- of teaminitiatief voor een organisatie die uniek is voor de organisatie. Of u nu een vakantiefeest organiseert of nieuwe initiatieven voor productontwikkeling leidt, de tools en processen van projectmanagement bestaan ​​om uw kans op succes veel hoger te maken.

Begrijp eerst de 5 stappen in het projectproces:

Terwijl ik u aanmoedig om meer over elk van de 5 fasen in detail te lezen, weet dat ze zijn:

1. Inleiding: het project afzetten.
2. Planning: planning van alle werkzaamheden van het project.
3. Uitvoering: eigenlijk het werk uitvoeren.
4. Beheer en controleer: al het werk dat u doet tijdens het project om de voortgang te controleren.
5. Afsluiting: Het project afronden en afleveren en het team verdaagden.

Deze stappen zijn identiek voor elk project.

13 Basisstappen voor het projectbeginner:

1. Definieer de reikwijdte: De eerste en belangrijkste stap in elk project bepaalt de omvang van het project. Wat moet je bereiken of creëren? Wat is de projectdoelstelling? Even belangrijk is het definiëren van wat niet in het kader van uw project valt. Als u niet genoeg definitie krijgt van uw baas, verduidelijkt u zelf het bereik en stuur het terug naar boven voor bevestiging. Hoewel het voorbeeld iets uit het bedrijfsonderwerp ligt, kunnen we allemaal betrekking hebben op een trouwreceptie. Bij het plannen van een bruiloft receptie, kunt u als uw omvang: een trouw receptie voor 100 gasten, compleet met diner, open bar, taart en een live band voor het dansen op een bepaalde datum voor een kosten niet meer dan 20.000 dollar.
2. Bepaal beschikbare bronnen: Welke mensen, apparatuur en geld heeft u ter beschikking om de projectdoelstellingen te bereiken? Als projectmanager heb je meestal geen directe controle over deze bronnen, maar moet ze door matrixbeheer worden beheerd.
3. Begrijp de tijdlijn: Wanneer moet het project worden afgerond? Als u uw projectplan ontwikkelt, heeft u misschien wat flexibiliteit in hoe u tijd tijdens het project gebruikt, maar de deadlines zijn meestal vast, zoals bij de trouwreceptie.Als u besluit om overuren te gebruiken om aan het schema te voldoen, moet u dat weegeren tegen de beperkingen van uw budget.
4. Uw projectteam samenstellen: Breng de mensen bij je team samen en start een dialoog. Zij zijn de technische experts. Daarom heeft hun functionele leidinggevende hen toegewezen aan het project. Je taak is het team te beheren.
5. Detail het werk, deel 1: Wat zijn de belangrijkste onderdelen of onderdelen die moeten worden gecreëerd om het project te voltooien? Bijvoorbeeld, een trouwreceptie vereist op een hoog niveau: een receptiehal, eten, drinken, een taart, gasten en entertainment. Uiteraard kunnen elk van die grotere items in veel extra items worden opgesplitst. Dat is de volgende stap.
6. Detail het werk, deel 2: In ons voorbeeld van het huwelijksreceptie heeft u waarschijnlijk een team of persoon in beheer van verschillende onderdelen. Werk samen met je teamleden om de benodigde gegevens te spellen om elk hoofdartikel te bereiken. De verantwoordelijke voor voedsel moet de mogelijkheden, de kostenbeperkingen begrijpen en selecties maken die het bereiken van de reikwijdte ondersteunen. Geef de kleinere stappen op in elk van de grotere stappen. Hoeveel verdiepingen u in meer en meer gedetailleerde stappen gaat, hangt af van de omvang en de complexiteit van uw project.
7. Ontwikkel een voorlopig plan: Monteer al uw stappen in een plan. Een goede manier om dit te doen is om een ​​voorrangstabel te gebruiken om te bepalen welke items andere items moeten voorafgaan. Formele projectmanagementpraktijken roepen op tot het ontwikkelen van een netwerkdiagram en het identificeren van het kritieke pad. Hoewel dit mogelijk is boven uw behoeften of kennisniveau, is het kernprobleem om de activiteiten in de juiste volgorde te ordenen en de middelen vervolgens te alloceren tegen de activiteiten. Vragen om te vragen zijn: Wat gebeurt er eerst? Wat is de volgende stap? Welke stappen kunnen tegelijkertijd doorgaan met verschillende bronnen? Wie gaat elke stap doen? Hoelang zal het duren? Er zijn veel uitstekende softwarepakketten beschikbaar die veel van dit detail voor u kunnen automatiseren. Vraag anderen in soortgelijke posities wat ze gebruiken.
8. Maak je basisplan: Krijg feedback over je voorlopig plan van je team en van andere stakeholders. Pas uw tijdlijnen en werkroosters aan om het project in de beschikbare tijd in te passen. Maak de nodige aanpassingen aan het voorlopig plan om een ​​basisplan op te stellen.
9. Projectaanpassingen aanvragen: Er is bijna nooit genoeg tijd, geld of talent toegekend aan een project. Uw taak is meer te doen met de beperkte middelen dan mensen verwachten. Er zijn echter vaak grenzen aan een project dat gewoon onrealistisch is. U moet uw zaak doen en aan uw baas presenteren en verzoeken deze onrealistische grenzen te veranderen. Vraag om de veranderingen aan het begin van het project. Wacht niet tot het in de problemen staat om te vragen welke veranderingen u nodig heeft. Als uw project echter een bruiloft behoudt, verwacht u niet succesvol te vragen om veel belangrijke veranderingen!
10. Werk je plan maar doe er niet voor: Het plan is belangrijk, maar het plan kan veranderd worden.U heeft elke ochtend een plan om te rijden naar het werk. Als een kruising door een ongeval wordt geblokkeerd, wijzigt u uw plan en gaat u anders. Doe hetzelfde met uw projectplannen. Verander ze als nodig, maar houd altijd de reikwijdte en de middelen in gedachten.
11. Monitor het voortgang van uw team: U maakt weinig vooruitgang aan het begin van het project, maar start dan om te controleren wat iedereen toch doet. Dat maakt het makkelijker om problemen op te vangen voordat ze problemen worden.
12. Document alles: Bewaar records. Telkens wanneer u van uw basisplan verandert, schrijft u wat de verandering was en waarom het nodig was. Elke keer dat er een nieuwe eis aan het project wordt toegevoegd, kunt u opvragen waar de eis vandaan kwam en hoe de tijdlijn of het budget daarvoor werd aangepast. Je kunt alles niet herinneren, dus schrijf ze neer zodat je ze kunt bekijken op het einde van de projectbeoordeling en er van leren.
13. Blijf iedereen geïnformeerd: Houd alle project stakeholders op de hoogte van vooruitgang al lang. Laat ze weten van uw succes als u elke mijlpaal voltooit, maar ook ze op de hoogte stellen van problemen zodra ze opkomen. Hou je team ook op de hoogte. Als wijzigingen in overweging worden genomen, vertel het team zo ver mogelijk over u. Zorg ervoor dat iedereen op het team zich bewust is van wat iedereen doet.

The Bottom Line:

U hoeft geen formele projectmanager te zijn om een ​​projectinitiatief te leiden. U moet echter de tools en logica van projectmanagement toepassen op het verduidelijken van uw doelstellingen, het opgeven van het werk, het opbouwen van een team en het uitvoeren en controleren van het werk. Beste van succes!

Bijgewerkt door Art Petty