Video: Choose Your Future – European Elections 23-26 May 2024
Zet je je haar over loonrollen uit? Een eigen loonlijst, zelfs voor slechts één werknemer, heeft veel valkuilen voor de kleine ondernemer. Er is veel te weten, en het volgen van veel federale, staats- en lokale loonbelastingregelgeving is een pijn. Daarnaast heb je termijnen om te voldoen, voor betalingen en verslagen aan al deze agentschappen.
Het is niet verbazingwekkend dat veel kleine bedrijven naar deze loondiensten gaan.
Maar welke loondienst is het beste?
Wat zijn Payroll Services?
Er zijn twee soorten loondiensten: online diensten en (voor gebrek aan betere termijnen) persoonlijke diensten. De online diensten kunnen apps of online zijn. De persoonlijke diensten zijn een bedrijf dat eigendom is van een persoon die online kan betalen of wie lokale kan zijn.
Het evaluatieproces werkt op dezelfde manier voor beide soorten loondiensten. Maar dit artikel zal zich richten op de online diensten. Hier zijn enkele functies die u in overweging moet nemen:
Hoeveel kost een online loondienst?
Het eerste wat zakenbezitters vragen bij het zoeken naar een loondienst, is: "Hoeveel kost het?" Terwijl de kosten belangrijk zijn, zijn andere factoren even belangrijk.
Beschouw de kosten van de dienst nu en in de toekomst. Als u een klein bedrijf met slechts een of twee medewerkers hebt, kunt u uw kosten beperken door gebruik te maken van een schaalbare dienst, waarbij de kosten voor slechts een paar werknemers minimaal zijn en wat toeneemt wanneer u werknemers en diensten toevoegt.
Voor de meeste loondiensten die ik heb bekeken, is de kosten per maand, zodat u te allen tijde kunt veranderen. De meeste kosten zijn gebaseerd op het aantal werknemers. Sommige bieden een optie van 1099 om contractanten, verkopers of freelancers te betalen. (U vindt een korte lijst met kosten aan het einde van dit artikel.)
Kosten zijn in twee niveaus voor sommige diensten: een basisdienst die alleen paychecks berekent en levert, met misschien een W-2 service en een full-service optie die ook het storten en betalen van loonheffingen en belastingen invullen, inclusief formulier 941 (het kwartaalformulier voor loonbelastingen).
Wat moet een full-service loondienst omvatten?
1 . Setup, Training en Dashboard. Het systeem moet gemakkelijk op te stellen zijn. U zou een dashboard moeten hebben om u te begeleiden door processen en u toe te laten op activiteiten zoals filings en paycheck deposito's. Training moet eenvoudig zijn, met goede video's om u te helpen door de verschillende processen te werken. Op welk niveau van de loonkennis weten ze dat je hebt? De meeste bedrijfseigenaars hebben weinig kennis, dus uw dienst moet gedetailleerde basiskennis geven over loonvoorwaarden, paychecks en filings.
2. Loonstrookjes . Elk van deze systemen stelt u in staat om de informatie voor elke medewerker in te vullen, waaronder W-4 formulier voor federale inkomstenbelasting en andere informatie die nodig is om salarissen op te stellen. Systemen moeten u laten laten afdrukken of afdrukken direct afzetten (de beste manier). Controleer met uw bank op zijn eisen.
3. W-2 formulieren. Uw dienst dient u te voorzien van W-2 formulieren , het jaarlijkse personeelsloon- en belastingformulier dat u in januari aan medewerkers moet geven. De full-service optie moet deze formulieren ook bij de Social Security Administration voor u op het juiste moment indienen.
4. Bestands- en deposito-loonheffingen. Dit is waarschijnlijk de belangrijkste dienst.
Het hebben van iemand een bestand en het betalen van deze belastingen is een grote verantwoordelijkheid. Een full-service systeem moet alle relevante loonheffingsbelasting en werkbelastingsdocumenten voor u indienen. Zij dienen namens u te betalen met de bevoegde federale, staats- en plaatselijke regelgevende instanties. Vorms moeten formulier 941 - Kwartaallikse Loon- en Belastingsverklaring en federale en staatswerkloosheidsbelastingformulieren bevatten.
De dienst moet ook rekening houden met staats- en lokale loonheffingsbelasting, wat een enorme hulp is als u werknemers in verschillende steden en staten heeft.
Welke andere functies moet ik verwachten?
Belastingsgaranties. Uw dienst dient te garanderen dat de belastingformulieren voor alle deadlines worden verzonden en dat de betalingen tijdig worden gemaakt, zodat u geen boetes of boetes oplegt. De dienst moet akkoord gaan met boetes of boetes voor late indiening of betaling.
Als ze deze garantie niet garanderen, gebruik ze niet.
Mobiele toegankelijkheid. U moet toegang hebben tot het dashboard en wijzigingen doorvoeren, informatie op uw computer, mobiele telefoon of tablet sturen of zelfs informatie inwinnen.
Werknemer zelfbediening. Sommige van deze diensten hebben een dashboard waarmee werknemers kunnen inloggen en informatie krijgen over hun jaarlijkse paychecks. Zij kunnen mogelijk online W-4 informatie wijzigen.
Integratie met uw boekhoudsysteem. Als u uw loondienst integreert met uw boekhoudsysteem, bespaart u tijd en geld. Intuit Payroll wordt alleen verkocht met QuickBooks Online, dus dit kan een goede optie voor u zijn als u al QBO hebt. De Patriot software heeft een boekhoudsysteem dat u kunt toevoegen aan uw loondienst.
Andere belangrijke vragen om te vragen
Ondersteuning en service. Deze is erg belangrijk. Dingen gebeuren en loonrollen moeten op specifieke tijden worden uitgevoerd. U moet weten dat uw dienst beschikbaar en nuttig is.
Het hoogste serviceniveau is het telefoongesprek. Welke uren heeft de helpdesk?
Het tweede hoogste niveau is chat. Wat zijn hun uren?
Het derde niveau is e-mail. Hoe snel reageert uw dienst op e-mails?
In de proefperiode of de eerste 30 dagen, zorg ervoor dat u meerdere keren contact maakt om de ondersteunde ondersteuning te evalueren.
Updates. Loonbelastingregelingen en belastingtarieven veranderen altijd.Als u systemen evalueert, vraag hoe ze hun software updaten en hoe ze deze updates aan u doorgeven.
Beveiliging. Hoe veilig is hun systeem? Is het in de wolk (waarschijnlijk)? Hoe vaak maken ze een back-up?
Andere bijkomende diensten die u zou willen
1099 Service. Sommige van deze systemen hebben een add-on (tegen extra kosten) waarmee u contractarbeiders, leveranciers en freelancers kunt betalen en 1099-MISC-formulieren aan hen uitgeven (vergelijkbaar met W-2 formulieren voor werknemers). De dienst moet ook het indienen van 1099-MISC formulieren verstrekken bij de IRS.
Beveiliging van back-up . Als u niet-werknemers betaalt, moet u wellicht een back-upverhouding hebben van hun betalingen. Als u de 1099-service hebt, dient uw dienst dit te kunnen doen en rapporten uit te geven.
Waar potentiële diensten te controleren
Als u uw selectie hebt verlaagd naar een aantal diensten, controleer dan ze uit. Controleer online ratings, maar vertrouw er niet te veel op. Een betere plek om te controleren is het Better Business Bureau. Kijk welke klachten tegen dit bedrijf zijn ingediend en hoe ze zijn opgelost.
Wat zijn sommige Payroll Services te overwegen?
U vindt veel loondiensten als u online zoekt. Hier zijn maar een paar om je zoekopdracht te starten met. Ik heb de full-service optie voor elk geselecteerd.
I ntuit Full Service Payroll. Deze service is een add-on voor QuickBooks Online. De prijsbepaling hangt af van welke versie van QBO u wilt en op het niveau van de loondienstdiensten die u nodig hebt. De prijs is maandelijks.
Patriot Payroll Software . Hun full-service payroll systeem begint bij $ 25 per maand voor één werknemer, met een toename van het aantal werknemers.
Paychex. Hun systeem is gebaseerd op het aantal werknemers. Zij hebben een schriftelijk bod van een potentiële klant nodig voor het vrijgeven van prijsinformatie.
Gusto : Hun prijs is $ 39 per maand basisprijs plus $ 6 per maand per persoon (ik veronderstel dat per persoon betaald wordt).
ADP heeft drie loonstanden, inclusief HR. Er is geen prijs beschikbaar.
Een payroll-systeem uitproberen
Eén laatste probleem: het probleem met het uitproberen van deze systemen is dat ze je nodig hebben om "live te gaan" en je kunt niet meer dan een keer paychecks uitgeven. Patriot en Gusto hebben demo-versies die u kunt proberen. ADP heeft twee gratis maanden loonrollen, maar dat betekent dat u zich inzet nadat u twee maanden met hun systeem hebt uitgevoerd.
Uw sleutelwoorden slimmer door evalueren en opnieuw evalueren
De sleutel om SMARTER-doelen vast te stellen en bereiken is het evalueren en herbeoordelen. Volg deze praktische tips voor huisvesting.
Stapsgewijze gids voor payroll voor kleine bedrijven
Stap voor stap handleiding voor salarisverwerking en salarisadministratie voor kleine bedrijven, van administratie tot loonheffingen.
Certificeringen voor kleine bedrijven voor bedrijven met een vrouw
Wat is certificering voor kleine bedrijven? Vrouwen die een eigen bedrijf hebben, kunnen mogelijk hun bedrijf laten certificeren als een bedrijf in handen van vrouwen (WOB). Het heeft veel voordelen om formeel erkend te worden als een WOB.