Stapsgewijze gids voor payroll voor kleine bedrijven

Het berekenen van de loonlijst kan een uitdaging zijn, vooral als je een kleine zakenman bent. Uw expertise ligt in ondernemerschap - niet noodzakelijkerwijs in overeenstemming met de verschillende arbeids- en belastingwetten die van toepassing zijn op elk van uw medewerkers. Of u nu een medewerker of een groot personeel heeft, een nauwkeurige, betrouwbare loonregeling instelt, voorkomt ernstige problemen voor uw medewerkers en uw bedrijf.

Een werkgeversidentificatienummer (EIN) aanvragen

Uw EIN is een uniek nummer dat specifiek voor uw bedrijf is toegewezen voor IRS-doeleinden. Dit nummer identificeert uw bedrijf wanneer u informatie over uw werknemers rapporteert aan federale en overheidsinstanties. Voorbeelden van deze informatie zijn de totale inkomsten en belastingen die namens hen worden betaald. U hoort mogelijk het EIN te noemen als een formulier SS-4 of een belasting ID - dit zijn hetzelfde als de EIN.

Registreer je EIN direct via de IRS. De handigste manier om deze transactie te voltooien, is via een online applicatie. Toepassingen worden echter ook per fax en per post geaccepteerd.

Controleer de staats- en lokale voorschriften voor aanvullende EIN-vereisten

Hoewel veel staten en plaatsen uw federale EIN accepteren voor identificatie, vereisen sommige wel aparte belastingnummers. Voorbeelden zijn onder meer New York, Massachusetts en South Carolina. U kunt uw stads- en / of staatsvoorschriften bepalen door de website van de desbetreffende staat te bezoeken.

Begrijp het verschil tussen onafhankelijke contractant en werknemer

Of u nu onafhankelijke contractanten of werknemers in dienst hebt, dit heeft een aanzienlijke invloed op de manier waarop inkomsten, Medicare, sociale zekerheid en werkloosheidsbelastingen worden betaald, dus is het van cruciaal belang om het onderscheid te begrijpen tussen de twee.

De basistest komt neer op de volgende drie vragen:

• Heeft de werkgever controle over wanneer, waar en hoe het werk is voltooid? Zo ja, de werknemer is waarschijnlijk een werknemer.
• Heeft de werkgever controle over de financiële aspecten van het werk? Worden bijvoorbeeld uitgaven vergoed? Levert de werkgever werkgerelateerde hulpmiddelen, zoals computers? Zo ja, de werknemer is waarschijnlijk een werknemer.
• Ligt de relatie voort, of is de werknemer werkzaam voor een specifiek project zonder verwachting van voortgezette werkgelegenheid? Geeft de werkgever voordelen, zoals ziektekostenverzekering en betaald tijd, aan de werknemer? Als de relatie aan de gang is en / of voordelen worden aangeboden, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.

Vereiste werknemersformulieren verkrijgen

Zodra uw eigen documenten in orde zijn, bent u klaar om uw werknemers in te huren. Zorg ervoor dat u belasting- en loongegevens verzamelt binnen de eerste dagen van de dienstverband om ervoor te zorgen dat zij hun eerste loonbewijs tijdig ontvangen.U kunt het gebruik van de directe borg voor werknemers betalen voor snellere betalingen.

Elke medewerker moet een bronbelastingformulier W-4 invullen, waarmee u de juiste belastingheffing kunt berekenen. Medewerkers moeten ook een I-9 formulier invullen om te verifiëren dat ze wettelijk in de Verenigde Staten kunnen werken.

Kies uw betaalperiode

Hoe minder betaalperiodes u hebt, hoe makkelijker het is om uw loonlijst te voltooien. Sommige staten vereisen echter dat werknemers worden betaald volgens een bepaald schema, bijvoorbeeld wekelijks of tweeweekliks. Als u minder dan een keer per week salarisadministratie wilt uitvoeren, neemt u contact op met uw State Department of Labor om te bepalen of uw voorgestelde betaalperiode voldoet aan de wettelijke voorschriften.

Payroll-gerelateerde processen maken

Voordat u nauwkeurige loonstaten kunt afgeven, heeft u een methode nodig om de uren van medewerkers te volgen. Er zijn veel tools beschikbaar voor dit doel, van basis aanmeldbladen naar platforms die de activiteit van werknemers op telefoons of computers volgen. Het is ook belangrijk om beleid voor betaalde tijd in te stellen als u het wilt aanbieden, overuren en andere voordelen.

Aan de andere kant moet u een procedure hebben om ervoor te zorgen dat kortingen voor voordelen, belastingen en dergelijke worden betaald aan de juiste verkopers en agentschappen namens uw werknemers.

Selecteer een loonlijstplatform

Als u van plan bent de loonlijst in eigen beheer af te handelen, moet u ervoor zorgen dat u of uw boekhouder comfortabel is met de nuances van deze taak. Er zijn verschillende betaalbare betaalplatforms van hoge kwaliteit om de zaken makkelijker te maken. Echter, de meeste kleine bedrijven verkiezen de uitbestede beheersdiensten, omdat deze professionals de kennis en ervaring hebben om loonregels nauwkeurig en tijdig te produceren.

Stel uw loonlijst op

Zodra u of uw controller persoonlijke gegevens van werknemers in uw salarissysteem heeft ingevoerd, bent u klaar om uw eerste payroll-run te produceren. Met behulp van de timekeeping tools die u hebt voor uurlijkse (niet-vrijgestelde) werknemers, voer of meld het aantal uren voor elk in. Salaried (vrijgestelde) werknemers hoeven hun uren niet te melden. Zij worden elke week hetzelfde bedrag betaald.

Opmerking: Als u in uw boekhouding werkkosten doet, wil u nog steeds dat werknemers met hun werk hun uren volgen. Het zal niet in hun wekelijkse loon rekenen, maar u wilt de tijd nauwkeurig aan banen toewijzen om de kosten te begrijpen. Overweeg het gebruik van een tijd tracking programma dat synchroniseert met uw algemene grootboek boekhoudsoftware om deze rapporten te produceren. Velen zullen ook synchroniseren met uw loonlijst, zodat u ze ook kunt gebruiken voor loonarbeiders en uurlijks werknemers.

Behouden vereiste records

Bepaalde payroll-gerelateerde records moeten worden behouden voor IRS-doeleinden. In het algemeen moet u alle records bewaren voor personen die actief zijn, ongeacht de duur van hun dienstverband. Vele records moeten voor een bepaalde periode worden bewaard nadat de dienst is beëindigd. Bijvoorbeeld, de belastingen voor de arbeidsbelasting moeten ten minste vier jaar behouden blijven.Specifieke instructies zijn beschikbaar via de IRS.

Bereken en betaal loonheffingen van de federale en staatsbelasting

Ten slotte bent u als werkgever verantwoordelijk voor het maken van loonbelastingbetalingen en het produceren van bepaalde rapporten. Over het algemeen zijn rapporten op kwartaal- of jaarbasis verschuldigd. Gebruik de middelen die beschikbaar zijn via de IRS en uw belastingkantoor om ervoor te zorgen dat alle belastingen en rapporten op de juiste manier worden afgehandeld.

Nauwkeurige, tijdige loonlijst is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van uw bedrijf. Ten eerste zijn loonlijstfouten een trefzekere manier om medewerkers te oversturen. Ten tweede kunnen belastingfouten resulteren in aanzienlijke boetes en boetes. Controleer zorgvuldig hoe uw loonlijst wordt behandeld om ervoor te zorgen dat u de meest voorkomende valkuilen vermijdt.