Hoe u Human Resources Information Technology selecteert

Human Resources Informatietechnologie (HRIS) is essentieel voor bedrijven om hun voordelenplannen en hun medewerkersinformatie te beheren. Voordelen managementtechnologie is niet meer leuk om te hebben, maar een noodzaak om HR te helpen een zee te beheren van informatie en het geld besteed aan uitkeringsplannen, aangezien HR met beperkte middelen en voortdurend veranderende gegevens geconfronteerd wordt.

Maar hoe weten HR en andere leidinggevenden dat ze de beste HR-informatietechnologie selecteren om alle details te beheren en dat de oplossing die ze selecteert de test van de tijd zullen staan?

Hieronder volgen de belangrijkste vragen om te vragen en te antwoorden in het proces Human Resources informatietechnologie selecteren.

• Wat is de mate van flexibiliteit en schaalbaarheid die de HR-informatietechnologie software biedt? HR-professionals moeten bepalen of de software gegevens uit meerdere Excel-spreadsheets, databases en papierdocumenten kan importeren en het niveau waarmee het kan koppelen aan allerlei andere systemen en gegevens die nodig zijn.
  De software moet informatie kunnen importeren en filteren vanuit meerdere bronnen. Ideaal gezien moet dit proces ook geautomatiseerd worden. Veel online inschrijvingsoplossingen vereisen dat gegevens handmatig worden gemanipuleerd voordat het naar een carrier kan gaan om hun systemen bij te werken. Automatisering van het updateformaat, het transmissieschema en de leveringsmethode kan helpen bij het elimineren van facturatie- en subsidieerproblemen.
• Zal de software in staat zijn om het bedrijf van HR te halen en de voordelen van luchtvaartmaatschappijen te regelen? Een echt inschrijfmotor zal elke inschrijvingsactiviteit evalueren en een vereiste combinatie van regels, berichten, aanwijzingen en opties toepassen die specifiek zijn ontworpen om te voldoen aan de gewenste vereiste vereisten. De software moet geschikt zijn voor eventuele subsidiabiliteitsregels die het bedrijf en de vervoerders hebben.

• Zal de HR-informatietechnologie groeien en schalen met de organisatie? HR moet de technologie's vermogen om te groeien beoordelen, aangezien het bedrijf nieuwe medewerkers, kantoren, voordelenwijzigingen en regels aanwerven. HR moet vragen over de drempels voor elk van deze elementen.
• Kan de HR-informatietechnologie software integreren met andere systemen? Payroll en andere functies delen vaak veel dezelfde informatie als het voordelenbeheer. HR kan grotere efficiëntie verkrijgen wanneer gegevens en andere medewerkersinformatie die in één systeem zijn ingevoerd, gedeeld worden met een ander systeem. Het volgen van werving van werknemers is een andere benodigde functie.

• Wie is verantwoordelijk voor het implementeren of bouwen van de oplossing? Welk niveau van opleiding is erbij betrokken? Sommige oplossingen vereisen dat de klant zeer betrokken is bij de initiële implementatie, die overweldigend kan zijn voor al druk bezig HR-beheerders.
  HR moet een duidelijk begrip hebben van het niveau van de opleiding en technische expertise die nodig zal zijn en de hoeveelheid verwachtte tijd. Vragenverleners over dit onderwerp kunnen inzicht geven in subtiele gebieden die in eerste instantie simpel zouden kunnen blijken, maar toch aanzienlijke technologische expertise behelzen. HR kan dan specifieke taken bepalen die zo lastig kunnen zijn om de voltooiing realistisch te belemmeren, waardoor de HR-informatie technologie waarde en ROI mogelijk kan worden verminderd.
• Als er een opleiding is betrokken, is er een toeslag? Ook opleidingskosten moeten worden beoordeeld, inclusief tijdsverlof en reiskosten voor off-site reizen. HR moet zich bewust zijn van alle harde en zachte kosten die betrokken zijn bij de adoptie van de HR-informatietechnologie.
• Wie zal de gegevens bezitten? Het antwoord op deze vraag moet de Human Resources organisatie zijn. Bedrijven moeten hun gegevens kunnen vervoeren naar elke Application Service Provider (ASP). Als de gegevens zich op de eigen server van een carrier bevinden, kan het bedrijf soms extra kosten in rekening brengen indien het vervoerder overschakelt.
• Welke soorten onderhoud en onderhoud zijn nodig? Wanneer software is geïnstalleerd op de werkplekken of servers van een bedrijf, zijn regelmatige updates van die technologie vaak nodig en kan het lastig zijn om te plannen en te beheren. Updates aan HR-informatietechnologie worden vaak automatisch gemaakt met software die online beschikbaar is via een Application Service Provider (ASP) of Software as a Service (SaaS) model.
• Welke beveiligingsmaatregelen zijn ingebouwd in de HR-informatietechnologie? Als de software online is, via een ASP- of SaaS-model, moet de provider dagelijkse back-ups, back-upservers en beschermende lagen aanbieden. Er dienen extra systemen en procedures te zijn om informatie te beschermen tegen verloren of toegang door onbevoeg personeel. HR, in overleg met andere managers, moet exclusieve autoriteit hebben om te beslissen wie toegang krijgt tot de HR-informatietechnologie en in welke mate.
• Zal werknemers in staat zijn om in te schrijven voor voordelenplannen en veranderingen in real-time aan hun persoonlijke gegevens en plankeuzes te maken? Toegang van werknemers moet een gegeven zijn, gezien de algemene algemene toegang tot computers.
  De meerderheid van de werknemerspopulatie heeft thuis thuis toegang. Werknemer zelf-service biedt enorm potentieel om tijd en geld te besparen. Een goed zelfbedieningssysteem zal de werknemers vlot begeleiden door informatie over zichzelf en hun afhankelijke personen in te vullen.
  Het systeem moet de beschikbare plannen duidelijk presenteren en werknemers in staat stellen selecties te maken op hun gemak, waardoor deze acties tijdens het hele proces met wizards vereenvoudigd worden. Medewerkers moeten ook in staat zijn om afhankelijke personen toe te voegen en informatie te wijzigen indien nodig, 24 uur per dag, zeven dagen per week, het hele jaar door.

Dit zijn aanvullende vragen om te beantwoorden aangezien u de behoeften van uw Human Resources-informatietechnologie beoordeelt.

• Zal de technologie Human Resources de bevoegdheid geven om te bepalen wie toegang krijgt en in welke mate?Langs dezelfde ader die werknemers toegang geeft, zou de technologie de laatste zin moeten geven aan HR. HR moet de bevoegdheid hebben om alle gegevens goed te keuren voordat deze aan de vervoerders wordt overgedragen, en moet ook bepalen in hoeverre werknemers en anderen toegang hebben.
• Welke typen rapportage mogelijkheden zijn beschikbaar via de HR informatietechnologie? Rapportage technologie zou meerdere weergaven en formaten moeten aanbieden (spreadsheet, PDF, HTML), grote beeldbeoordeling en de mogelijkheid om te boren om de beslissingen te verbeteren. HR zou op elk gewenst moment kunnen inschrijven in specifieke plannen, uitstaande acties en veranderingen in de demografische informatie van de werknemers in relatie tot uitkeringen en andere personeelsgegevens.
• Geeft de software specifieke functies om HR te helpen tijd besparen? Afhankelijk van zijn eigen afdelingsbehoeften zou HR misschien willen informeren over het vermogen van de technologie om informatie in batches te verwerken, kennisgevingen te beheren en facturen voor COBRA-beleidsmaatregelen, zelf-facturering en factuurverzoening gereedschap te geven, en specifieke rapportage.
• Geeft de software specifieke functies om HR beter te communiceren met medewerkers? Sommige programma's geven HR de flexibiliteit om op een aantal niveaus te communiceren met medewerkers via massamail, elektronische bulletinborden en door specifieke filtercriteria (zoals locatie, afdeling, verzekeringsplannen, inschrijvingsstatus, pensioenstatus en andere) via de HR informatietechnologie systeem. Met een aantal middelen om te communiceren, kunnen processen verder worden geautomatiseerd en HR helpen om berichten beter te richten.
• Geeft het HR-informatietechnologie een middel voor controle en evenwicht? Naast het mogelijk maken van HR om transacties goed te keuren, bieden veel HR-informatietechnologie systemen mogelijkheden voor HR om te dienen als de poortwachter bij het audieren van carrier facturen om ervoor te zorgen dat ze met de gegevens in het systeem overeenkomen. Dit kan:
  - de nauwkeurigheid van carrier facturen,
  - tijd en geld besparen,
  -assisteren bij de tijdige bezorging van medewerkeraanmeldingen, en
  -bevestiging van de subsidiabiliteit bij het verzorgen van werknemers .
• Hoe wordt informatie vervoerd met vervoerders? En, wie zal verantwoordelijk zijn voor deze interactie? Integratie van het HR informatietechnologie systeem moet niet alleen beoordeeld worden door het aantal vervoerders waarmee de software relaties heeft maar door het type verbinding dat het mogelijk maakt. Het verzekeren van succesvolle interactie met vervoerders via een voordelenbeheersoftware vereist veel stappen, waaronder:
  -gathering van de eerste implementatiegegevenscensus;
  -instelling van de eerste integratie voor de lopende informatie-uitwisseling;
  -coördineren van dagelijkse of wekelijkse interactie om ervoor te zorgen dat gegevens worden ontvangen en nauwkeurig toegepast
  -herziening van lopende updates;
  -beveiligingsvereisten voor inschrijving worden voldaan in overeenstemming met de regelgevers; en
  -verbetering met elke drager voor het verbeteren van de relatie van gegevensuitwisseling.
  Het kennen van wie verantwoordelijk is voor elke taak is essentieel om een ​​productaanbod volledig te begrijpen.Elke softwareprovider biedt een ander niveau van integratie bij het verstrekken van een aantal, voor al de bovenstaande taken. HR zou moeten kijken naar werk met verkopers die sterke, lopende, naadloze relaties met de geselecteerde vervoerders van het bedrijf aantonen.
  Veel providers kunnen overdracht van een generisch ANSI 834-bestand, dat mogelijk wordt geaccepteerd door de vervoerder, een factor die vaak wordt beïnvloed door de grootte van de groep. Managers moeten zoeken naar aanbieders die schone, gevalideerde overdrachten aanbieden (ervoor zorgen dat de transactie geschikt is), aangepast aan de behoeften van elke vervoerder om problemen te vermijden. Zij zouden ook moeten kijken naar aanbieders die een toegewijde EDI (Electronic Data Interchange) afdeling hebben om met de eigen, specifieke transfertaal van de carrier te communiceren.
• Welk niveau van klantenservice wordt verstrekt? Is er een toeslag voor service? HR bepaalt het niveau van toegang tot de hulp die wordt geleverd en wat de klantenservice-online hulp vormt via een database, online chat, email support, gesprekken met een live persoon of een combinatie daarvan. Gezien de gevoeligheid van voordelen en andere HR-informatie, moeten managers binnen 24 uur een antwoord op vragen verwachten van een direct contact dat kan helpen.
• Wat is de kosten van het HR informatietechnologie systeem en is het hoger dan de voordelen? HR moet de volledige kosten van het HR-informatietechnologie systeem beoordelen, inclusief alle jaarlijkse, maandelijkse en eenmalige kosten, naast de voordelen die worden verstrekt. Een iets duurder systeem kan meer dan het verschil betalen met functies die werknemers in staat stellen hun eigen records te behouden en meer gemak, tijdbesparing en nauwkeurigheid te bieden. Deze factoren moeten worden overwogen en gewogen bij het selecteren van een HR informatietechnologie systeem.

De behoefte aan HR-informatietechnologie systemen neemt toe. Met HR-medewerkers die een breed scala aan opties vinden in HR-informatietechnologie systemen, is het steeds belangrijker om alle beschikbare opties te analyseren en afwegen.

Het kiezen van een HR informatietechnologie systeem moet worden beschouwd als een investering die zal groeien met de afdeling en de behoeften van het bedrijf. Deze vragen leiden u naar het juiste HR informatietechnologie systeem voor uw bedrijf.