Beheer bedrijfskostenrecords

Als u de tijd hebt genomen om een ​​lijst te maken van alle taken die u moet doen om uw bedrijf te beheren en hen te bestellen in termen van hoeveel u graag van hen bent gekomen, waar kost het recordbeheer in? Tweehonderd en zeventig? Of zelfs lager?

Maar hoewel de meeste van ons zeker beschouwen als zakelijk recordbeheer om werk te scutten en de voorkeur geven aan een lage prioriteit, maakt goed recordmanagement niet alleen ons werkend leven makkelijker, maar kan we ook werkelijke stressvermindering op belastingtijd geven.

Hier kun je het recordbeheer gemakkelijk maken:

1. Houd uw zakelijke en persoonlijke kosten apart.

Het klinkt makkelijk, toch? Maar dit is het onderdeel van het recordmanagement dat de meeste mensen opkomt. Als u bijvoorbeeld een potentiële klant voor een ronde golf uitneemt, is dat een persoonlijke uitgave of een bedrijfskosten? (Het antwoord is persoonlijk, omdat green fees geen aftrekbare bedrijfskosten is.) Voertuigen die u om persoonlijke en zakelijke redenen gebruikt, zijn nog een eeuwig probleem. U moet weten wat kwalificeert als legitieme bedrijfskosten en wat niet en zeker dat uw bedrijfsgegevens dit accuraat reflecteren (zie welke bedrijfskosten ik kan claimen).

2. Krijg voldoende documentatie voor alle bedrijfskosten.

Veel zakenmensen maken de fout aan het denken dat "lijsten" goed genoeg zijn voor recordbeheer. Ze hebben bijvoorbeeld een lijst van aankopen op hun creditcardverklaringen en denken dat dat goed genoeg is om die aankopen als bedrijfskosten te claimen.

Helaas is het CRA (Canada Revenue Agency) meer veeleisend. Zij accepteren geen creditcardverklaringen of geannuleerde cheques als voldoende documentatie voor uitgaven wanneer een factuur of ontvangst normaal gesproken zou worden uitgegeven. Zie Kan ik bedrijfskosten claimen zonder ontvangsten? De IRS is meer vergevingsgezind en in het ontbreken van een bon zal in het algemeen creditcardverklaringen en geannuleerde cheques accepteren als bewijs van kostenclaims.

Wat betreft het houden van records, zijn er twee punten in gedachten:

a) Altijd een ontvangstbewijs krijgen . Wordt in de gewoonte om een ​​bon te vragen wanneer u een aankoop maakt - ongeacht hoe klein. Ook kleine uitgaven worden toegevoegd, en u heeft de documentatie nodig voor uw bedrijfsrecords.

b) Meld uw ontvangsten, indien nodig . Er zijn nog steeds bedrijven rond die hand out bonnen die niets op hen hebben, behalve de datum waarop het item werd gekocht en hoeveel het kostte - wat niet erg handig is als je naar een bonnetje staart om te achterhalen wat de punt in kwestie was en welke bedrijfskostencategorie het past.

Wanneer u een bon ontvangt, kijk er naar en schrijf de ontbrekende / relevante informatie op, zoals de bon en de kostencategorie.Zie 4 tips voor het verwerken van ontvangsten voor meer informatie over het gemakkelijk maken van uw ontvangsten.

3. Ontvang een aparte bankrekening voor uw bedrijf - en gebruik het.

Hoewel de kosten voor zakelijke bankrekeningen opmerkelijk hoog zijn in vergelijking met persoonlijke accounts, is een zakelijk bankrekening absoluut noodzakelijk voor een goed zakelijk recordbeheer. Een zakelijk bankrekening helpt u om uw zakelijke en persoonlijke kosten te scheiden. U zult al uw bedrijfsopbrengsten in het bedrijfsrekening storten en alleen zakelijke kosten of betalingen uit het bedrijfsrekening terugtrekken.

Wat voor soort zakelijke bankrekening zou je moeten krijgen? Een chequing account - bij voorkeur een die maandelijkse verklaringen levert en uw geannuleerde cheques aan u terugstuurt.

Bedrijfscontroles helpen uw recordbeheer gemakkelijk te maken, omdat u de memo lijn aan de voorkant van elke cheque kunt gebruiken om de zakelijke doelstelling van de kosten te documenteren.

4. Heb en gebruik een aparte creditcard voor bedrijfskosten.

Met behulp van uw persoonlijke creditcards voor zakelijke doeleinden zal u snel in een record management quagmire laten vallen. Een bedrijfskredietkaart vereenvoudigt uw bedrijfsrecordbeheer door te helpen uw persoonlijke en zakelijke uitgaven apart te houden. (Het helpt ook om uw bedrijf professioneler te laten zien.)

5. Houd een kilometers logboek van uw zakenreizen.

Als u een van uw voertuigen gebruikt voor zakelijke doeleinden, zal een kilometers log een grote hulp zijn in het recordbeheer.

Let op de kilometerstand (of kilometer) lezen op de kilometerteller aan het begin van het jaar en voer vervolgens de kilometers in op elke keer dat u het voertuig voor bedrijfsdoeleinden gebruikt. Door uw kilometerstand in te loggen, logeert u in de handschoenkist van uw voertuig. Als u meer dan één voertuig heeft die u voor zakelijke doeleinden gebruikt, houdt u een kilometer inloggen. Zie ook: Motorvoertuigkosten (inkomstenbelasting in Canada).

6. Bewaar al uw bedrijfsrecords voor een bepaald fiscaal jaar samen en op één plaats.

Als u uw bedrijfsrekords over de hele plaats verspreid heeft, is het een echte tijdverplichting als het gaat om boekhouding of het opstellen van uw belastingen en het organiseren van uw bedrijfsspecificatiesysteem per fiscaal jaar maakt het veel makkelijker om de bedrijfsrecords te vinden die u nodig hebt wanneer je ze nodig hebt.

Heb je hulp nodig bij het opzetten van een archiefsysteem? Zie Mastering van uw bestandssysteem voor tips.

7. Bewaar uw bedrijfsgegevens voor de juiste tijd.

Om de een of andere reden lijkt het veel verwarring over hoe lang u uw bedrijfsrecords moet houden. Voor fiscale doeleinden, "als u uw retour op tijd verstuurt, houd uw records voor ten minste zes jaar na het einde van het belastingjaar waarop zij betrekking hebben" (CRA). Deze periode van zes jaar begint vanaf de laatste keer dat u de bedrijfsrecords gebruikt, niet vanaf het moment dat de transactie plaatsvond. Voor meer informatie over het bijhouden van bedrijfsrecords voor de CRA, zie hoe lang moet ik mijn bedrijfsrecords bewaren.

Voor de Amerikaanse belastingaangiften, houd de boekhouding voor 3 jaar vanaf de datum waarop u uw oorspronkelijke retourdatum heeft ingediend of 2 jaar vanaf de datum waarop u de belasting heeft betaald, welke later ook is, indien U legt een vordering voor krediet of terugbetaling in nadat u uw retourbewijs hebt ingediend.Bewaar records voor 7 jaar als u een vordering aanvraagt ​​voor waardeloos effecten of schuldaftrekkingen "(IRS).

8. Accounting software maakt het makkelijk

Met hun gebruiksgemak, Toegankelijkheid van mobiele apparaten, en tegen lage kosten, kunnen de pakketten van de cloud-gebaseerde software voor kleine bedrijfsspecificaties van vandaag eenvoudig worden vergemakkelijkt (zie 6 voordelen van het gebruik van Small Business Accounting Software). Voor ongeveer $ 10 / maand bieden softwareleveranciers zoals FreshBooks en Zoho basistarter pakketten die geschikt zijn voor freelancers en eenmansbedrijven, inclusief facturatie, kostenopsporing en simpel rapportage. Denk aan de voordelen om bijvoorbeeld een factuur rechtstreeks vanaf je smartphone te verzenden, een foto te maken van een lunchcertificaat bij een klant en een record het kost als een uitgave, of de factuurbare tijd met een ingebouwde timer volgen.

Deze acht dingen die u kunt doen om uw recordbeheer makkelijk te maken, zijn niet moeilijk. Net als veel administratieve zaken die verband houden met het uitvoeren van een zaken, ze hebben alleen nodig om goede gewoonten en volharding vast te stellen. Maar als u deze regels nu toepast en doorvoert, ziet u een groot verschil in de volgende belastingtijd en uw boekhouding zal het hele jaar door makkelijker worden.

Zie ook:

7 manieren om chaos in je kleine bedrijf te beheersen

Track je tijd niet alleen; Regel het!