Een baan als secretaris / administratief assistent zoeken

Als u de personeelsbestand met een middelbare school diploma binnenkomt, beschouw een baan als secretaris of administratief assistent. U kunt een voorsprong krijgen in het veld, door in te schrijven in een associate degree programma of een secretariële opleiding na de middelbare school bij te wonen.

In een groeiend aantal sectoren hebben secretarissen een bachelor diploma of verdienen speciaal gefocust certificaten zoals de geaccrediteerde juridische secretaris of de gecertificeerde medische administratieve assistent.

Baanvereisten voor secretaressen / administratieve assistenten

Om in een administratieve positie te werken, wordt verwacht dat u op verschillende manieren comfortabel bent met technologie. U kunt mogelijk documenten genereren, diavoorstellingen samenstellen, spreadsheets maken, databases beheren en websites beheren. U zou comfortabel moeten zijn met Microsoft Office, e-mail en internet. Voor een baan bij een klein bedrijf moet u wellicht vertrouwd zijn met QuickBooks of andere boekhoudsoftwareprogramma's.

Goede mondelinge en geschreven communicatievaardigheden zijn essentieel. Wanneer u bij een kantoorjobbet werkt, moet u detailgericht zijn en in het bezit zijn van proefleesvaardigheden. Je zou een solide opdracht moeten hebben van de Engelse taal, waaronder schrijf- / bewerkingsvaardigheden. Sommige taakverplichtingen kunnen betrekking hebben op het creëren van documenten en / of websites. Je moet comfortabel zijn om communicatie of webinhoud te herzien of samen te stellen.

De rol van kantoormanager kan deel uitmaken van uw verantwoordelijkheden. Om een ​​succesvolle manager te zijn, moet u kunnen multitasken en goed georganiseerd zijn. Als manager regelt u vaak evenementen als evenementendiner en fondsinsamelingen of planningsklubbeambten en plannen voor uw collega's.

Hoe een baan als secretaris / administratief assistent zoeken

Voordat u uw zoekopdracht begint, verzamelt u referenties van eerdere werkgevers. Als u niet veel werkervaring heeft, kunt u een persoonlijke referentie gebruiken.

Werkgevers die een secretaresse of een administratief medewerker huren, zoeken naar een persoon die met gemak kan werken, wie goed met andere medewerkers past en wie vertrouwd kan worden met vertrouwelijke informatie. Sterke brieven van aanbeveling kunnen deze kwaliteiten aantonen.

Tik op je netwerken om leads te krijgen op vacatures. Bereik contact op met Facebook en LinkedIn-contactpersonen, familievrienden, buren en voormalige werkgevers en laat ze weten dat u de introducties op prijs stelt voor iedereen die ze weten te huren.

Als u bijvoorbeeld uw zoekactie richt op een sector zoals wet, medicijnen, publicaties of hoger onderwijs, vraag uw contacten specifiek voor verwijzingen naar professionals die zij kennen op die gebieden van werkgelegenheid.

In persoon toepassen

U bent een vertegenwoordiger van het bedrijf dat u huurt en vaak de eerste indruk geeft aan klanten of klanten. Dit betekent dat een scherp beeld en sterke interpersoonlijke vaardigheden belangrijk zijn voor secretaresses en administratieve assistenten om te bezitten.

Als u een manier kunt vinden om door de potentiële werkgevers op de hoogte te worden gebracht, kan het u een kans geven als kandidaat. Met uw brieven van aanbeveling en hervatten in de hand, bezoek lokale organisaties en bedrijven. Hier is hoe u een baan in persoon kunt aanvragen.

Maak een beroep op de poortwachters en vraag of u met een van de leidinggevenden of leidinggevenden kunt spreken over ondersteunende functies bij de organisatie. Als managers niet beschikbaar zijn, vertel de receptioniste een aantal belangrijke feiten over je referenties en vraag of ze vriendelijk genoeg zijn om je CV te delen met hun bureaus.

Zoek een vacature online

Doe een Google-zoekopdracht voor vacatures met zoekwoorden zoals administratief assistent, marketing assistent, redactionele assistent, medisch secretaris, juridisch secretaresse en kantoorassistent om vacatures te genereren. Veel administratieve banen worden ook geadverteerd op het werkgebied van de website voor uw lokale krant of kamer van koophandel.

Interviewing voor administratieve assistent banen

Uw persoonlijke beeld- en interpersoonlijke vaardigheden worden beoordeeld door werkgevers wanneer u een open positie interviewt. Zorg ervoor dat u onberispelijk gekleed en verzorgd bent. Groet je interviewer met een warme glimlach en stevige handdruk. Zorg voor een goed oogcontact met elk van uw interviewers in groepsituaties.

Wees voorbereid op het interview door het bedrijfsleven te onderzoeken. Word vertrouwd met wat zij in het kantoor doen en wie hun klantenkring zijn.

Bereid je ook voor om jezelf te verkopen door 5 - 7 activa te benadrukken die je in staat stelt effectief te zijn in je rol als secretaris of administratief assistent bij de organisatie. Voor elke activa die u vermeldt, wees klaar om een ​​rol, project of werk te verwijzen waar u die kracht toepast en wat positieve resultaten oplevert. Het vertellen van deze verhalen over hoe u in het verleden uitkwam, kan een lange weg naar overtuigende werkgevers overtuigen dat u de juiste dingen hebt om te presteren in de baan.

Controleer of de functieomschrijving voor de positie en maak een lijst van hun voorkeuren / eisen. Voor elke kwalificatie denk aan een voorbeeld van hoe u die kwaliteit vertoonde of die vaardigheid toepaste.

Bereid antwoorden op andere veelgestelde vragen voor administratieve interviews zoals uw zwakheden en uitdagingen die u in het verleden hebt ontmoet. Werkgevers zullen u waarschijnlijk vragen over relaties met toezichthouders in het verleden, dus wees klaar om te verwijzen hoe u goed met de bureaus hebt gewerkt en met uitdagende persoonlijkheden het probleem heeft behandeld en deze schriftelijke referenties handig hebben.

Opvolgen Na het interview

Stel een dankkaart of brief samen dat u duidelijk wilt dat u met die werkgever wilt werken.Geef uit hoe veel je waardeert dat ze de tijd nemen om je te ontmoeten en kort uit te leggen hoe je een uitstekende pasvorm voor de positie bent.

Als u met meerdere interviewers hebt ontmoet, probeer dan iets anders in elke communicatie te bevatten om aan te tonen dat u een zeer gemotiveerd en doordacht persoon bent.