Wettelijke factureringsrichtlijnen - betaalbare uren

Tracking en factureringstijd aan klanten is een belangrijk en onvermijdelijk onderdeel van het werken in een advocatenkantoor. Partners, medewerkers, paralegals, procesadviseurs en andere timekeepers rekenen hun tijd in stappen van zes, tien of vijftien minuten, afhankelijk van het bedrijfsbeleid en de klantrichtlijnen. Als u uw tijd niet heeft aangerekend, kan de onderneming de klant niet facturen en wordt de onderneming niet betaald. Dus, timekeeping is een functie die essentieel is voor het succes van het advocatenkantoor.

Als de wettelijke kosten stijgen, zijn klanten meer kostenbewust en tech-savvy geworden. Bijgevolg worden de wettelijke facturen nauwkeuriger onderzocht en worden diverse databasesoepassingen gebruikt om factuurgegevens elektronisch te analyseren en analyseren. Een groeiende trend naar e-facturering (elektronische facturen) heeft wettelijke facturen onderworpen aan toegenomen onderzoek, onderhandeling en geschil.

Of u nu nieuw bent voor de factureringstijd of een veteraan tijdbeveiliger, de onderstaande tips kunnen u helpen om snelle, accurate en nauwkeurige tijdsopdrachten te maken.

Handboekspecifieke factuurbeschrijvingen

Gedetailleerde taakbeschrijvingen zijn een fundamenteel onderdeel van een goed opgestelde factuur. Het is belangrijk dat de beschrijving van uw inspanningen voldoende detail bevat om de beoordelaar in staat te stellen de aard en de verdienste van de taak te beoordelen.

Het vinden van de juiste balans tussen kortheid en detail kan lastig zijn. Een taakomschrijving die te lang en woordenmatig is, vergroot dubbelzinnigheid en verduidelijkt het begrip.

Een te korte beschrijving maakt het moeilijk om de geschiktheid van de uitgevoerde taak en de tijd te beoordelen. Bijvoorbeeld, perfunctieve zinnen zoals "file review; "Trial prep" en "document review" doen weinig om het verhaal te vertellen van wat je deed en waarom je in een bepaalde taak betrokken was.

In plaats van 'document review' is een betere omschrijving 'Beoordeel de tweede vraag van de eiser'.

Block Billing

Block facturering is de praktijk om een ​​groep taken op te nemen in een blokoverzicht onder een single-time entry. Bijvoorbeeld: "Ontwerp van ondervraagde verzoeken, telefoonconferentie met Dr. Brown re: expertrapport, samenvatting van de afzetting van de heer Smith, review en herziening van correspondentie tegen tegenovergestelde advocaat. 7. 3 uur."

Klanten herkennen blok facturering als een strategie om ondoeltreffendheid te vermijden. Bovendien laten veel rechtbanken geen blokfacturering toe omdat het de effectieve vergoeding van advocaatkosten na een oordeel belemmert. Een effectievere manier van factureren is om afzonderlijke activiteiten en de bijbehorende tijd afzonderlijk te specificeren.

Record tijd onmiddellijk

Het opnemen van uw tijd direct na het voltooien van een taak is de beste manier om de nauwkeurigheid te verzekeren. Het is moeilijk om een ​​dag (of week of maanden) activiteiten te reconstrueren. d stimuleert tijd "padding" (opblazen van de werkelijke tijd die wordt besteed aan een taak om onvoltooide spullen in te vullen).

U kunt het onpraktisch vinden om elke taak in uw tijdsoftware in te voeren op het moment dat u het invult. Daarom is het verstandig om een ​​systeem te ontwikkelen voor het opnemen van tijd die aanmoedigt om tijdig te houden.

Sommige timekeepers dicteren elke taak onmiddellijk nadat ze het hebben uitgevoerd en hebben het op het einde van de dag getranscribeerd. Anderen vinden het makkelijker om een ​​notitieboekje te houden, elke taak bij de hand vast te leggen en vervolgens in te voeren (of een secretaris in te voeren) aan het einde van de dag, week of factuurperiode.

Onthoud uw publiek

Net als elk document dat u voor de beoordeling van een ander voorbereidt, is het belangrijk om uw publiek in gedachten te houden bij het opnemen van tijdsopdrachten. Jullie kennen veel de persoon die uw facturen controleert - misschien is de interne raad aan het bestand toegewezen. Begrijp echter dat de review daar niet kan eindigen. In veel gevallen wordt een factuur verwerkt door een aantal individuen op verschillende niveaus binnen en buiten het bedrijf, waaronder juridische professionals, accountants bij de cliëntencorporatie en derdepartij-accountants.

Bij het opnemen van uw tijd, is het het beste om afkortingen, slang en complexe jargon te vermijden. Gebruik een beknopte juridische terminologie, maar houd er rekening mee dat uw tijdschriften kunnen worden beoordeeld door personen die niet in de wet zijn getraind.

Bekend jezelf met klantenbeleidbeleid

Elke klant heeft zijn eigen factuurbeleid en -procedures. Deze beleidslijnen staan ​​vaak in de retentie- of aanstellingsbrief van de klant. In dit factureringsbeleid kunnen personeelsbeperkingen, budgettaire richtsnoeren, uitbetalingsbeleid en specifieke timekeeping-richtlijnen worden vermeld. Door in het begin kennis te maken met de grondregels, kunt u verantwoordelijker zijn voor uw tijd en tegemoet komen aan de verwachtingen van de klant.

Bedrijfskliënten maken gebruik van taakgebaseerde facturering steeds groter. Op taak gebaseerde facturering volgt een firma's facturering door de litigieuze taak. Elke inhoudelijke activiteit wordt toegewezen aan een computercode die vooraf door de klant is geselecteerd. De gecodeerde factuur wordt dan elektronisch gesorteerd en geanalyseerd, waardoor een diepgaand analyse van een factuur mogelijk is. Een deel van het vertrouwen maken met het factuurbeleid van klanten is het leren en toepassen van de vele gespecialiseerde op taak gebaseerde facturatiecodes die uniek zijn voor elke klant.