Hoe te omgaan met onopgeëiste paychecks in uw bedrijf

Hoe verzend ik niet-geëiste paychecks naar de staat?

U hebt waarschijnlijk de zin gehoord, "Onwetendheid van de wet is geen excuus." Nou, dit is een van die gevallen die de regel illustreren: u kunt niet inbetaalde werknemerslooncontroles houden; je moet ze overdraaien naar jouw staat. Als u deze regel niet bewust was, komt u nadat u dit artikel hebt gelezen.

Ongeclaimde paychecks zijn een speciaal soort onopgeëiste goederen.

Als u op onopgeëiste paychecks zit, bent u (de werkgever) wettelijk gebonden aan de wetgeving van de staat om eventuele onbetaald paychecks terug te sturen naar de staat waar de laatste werkte. U kunt beboet of beboet worden als u de cheque niet retourneert, zelfs als de persoon niet gevonden kan worden.

Waarom moeten onopgeëiste paychecks worden overgedragen aan de staat?

Het principe achter deze wet heet "escheat" (het wordt uitgesproken zoals het er uit ziet, in twee lettergrepen: es-cheat.) Escheat betekent "overgave" en het is gebaseerd op een gemeen- schapswetenschap die onopgeëiste eigendom vereist, wordt teruggestuurd (overgegeven) aan de staat, niet door de persoon die het heeft, bewaard.

Wat zijn de regels voor het terugbetalen van werknemerbetalen?

De wetten van de Escheat verschillen per staat, maar de meeste hebben de vereiste dat de onderneming die de paycheck uitreikt moet inspannen om de ex-medewerker te vinden en binnen een bepaalde tijd de loonsnelheid (s) te wijzigen (een jaar limiet vanaf het moment dat de paycheck is uitgegeven is gebruikelijk).

Hoe informeer ik de ex-medewerker?

Stuur eerst een gecertificeerde brief naar het laatst bekende adres van de persoon (daarom behoudt u goede payroll records, toch?). De tijd tussen notificatie en indiening varieert per staat, maar het is meestal niet langer dan 180 dagen (ongeveer 6 maanden). Dat wil zeggen, u moet de persoon in kennis stellen en wacht dan niet meer dan de opgegeven tijd voordat u de salaris naar de staat overschakelt.

Een certificaat verzenden betekent dat u een record hebt als de brief niet beschikbaar is. Dit zal u helpen de staat te tonen die u uw due diligence heeft gedaan om te proberen de ex-medewerker te vinden.

Hoe stuur ik onbetaald Paychecks in?

Elke staat heeft een andere eis. In Iowa bijvoorbeeld, moet u proberen ex-medewerkers van juli tot september te lokaliseren en uw rapport uiterlijk 1 november in te zenden.

Hoe kan ik de Escheat-wetten voor mijn staat vinden?

Begin met een zoekopdracht op "escheat" en uw naam van de staat. Of u kunt op de website van uw staats penningmeester, afdeling van de inkomsten, of belastingbureau kijken om informatie te vinden. Bizfilings heeft een staat van onopgezette eigendomswetten. Onthoud dat elke staat verschillende eisen heeft.

Een procedure instellen voor het behandelen van niet-betaalde paychecks

• Stel een notitie op de loonlijst voor het einde van elk jaar en voer een rapport uit dat de informatie voor elke loonstrook laat zien.Teken de betaalrekeningen die niet zijn gehaald.
• Stuur dan de gecertificeerde letters uit.
• Ten slotte volgt u de eisen van uw staat om niet-opgewaardeerde paychecks te retourneren voor ex-medewerkers die geen cheques hebben geïnvesteerd.