Vijf vergaderingen Uw medewerkers zullen bedanken voor het doden of repareren

De slechtste ontmoeting die ik ooit heb meegemaakt, was een zogenaamde strategie sessie gefaciliteerd door een individu die zeker geen strategist was. . Een kleine alarmklok lui toen hij de ontmoeting begon door ons allemaal een paar drumsticks van de stapel voor hem op de tafel op te halen. Hij gaf ons dan opdracht om onze eigen beat te vinden en te drummen op onze notebooks. Na een paar ongemakkelijke momenten groeide het ongemakkelijker, omdat hij deze internationale groep leidinggevenden moest aanmoedigen om onze beat te verbeteren en te improviseren als we het zo voelden.

De drumming was het hoogtepunt.

Het evenwicht van de vergadering is doorgegaan door een aantal van de slechtste typen strategische planning activiteiten die ik ooit heb meegemaakt om als professioneel deel te nemen. Het lage punt (ja, lager dan de drumming) vond plaats als hij ons in een biedende oorlog heeft gejaagd over hoeveel nieuwe klanten we volgend jaar zouden kunnen landen als gevolg van onze nieuwe 'missie' en 'visie' die we zo cavalierly hadden vervaardigd en gestemd na de eerste 90 minuten. Op een gegeven moment gooide hij het corporate equivalent van een "double dog dare" met de uitdaging van, "Is dat al de klanten die je kunt vinden? ! " Een van de andere deelnemers die een politieke opening voelen die de enige aanhanger van deze bijeenkomst werd, werd aan boord gezet en voordat je het wist, was een verzameling bedrijven die maximaal een paar honderd nieuwe klanten per jaar genereren, aan de haak voor het collectief vinden van 10.000 nieuwe klanten in het volgende jaar en 100.000 over drie jaar.

Ik heb een uur in mijn bedanking vertrokken en toen de dingen erg kwamen, stelde ik voor aan mijn baas dat we voor ons allemaal nodig hadden om de controle over deze vergadering te krijgen. Waarschijnlijk was ik bezorgd dat ik een moment van mezelf een openbaar spektakel zou maken. Mijn baas, die ongeveer dezelfde mate van ontsteltenis voelde, had genoeg gehad en hij had deze tramtrein op een gemak gemonteerd zonder veel extra schade.

Terwijl je gewoon denkt aan die ontmoeting, belt je gevoelens van post-slecht ontmoetingsstresyndroom (een ongedocumenteerd maar vaak voorkomend fenomeen in de bedrijfsleven), het is een illustratie van de kracht die we hebben als managers en leiders om deze bijeenkomsten te gebruiken voor goed of kwaad.

Het saldo van dit artikel biedt een aantal extra vergaderingen aan die spanning en strijd verspreiden. Omdat de manager of leider verantwoordelijk is voor het samentrekken van mensen om te communiceren, delen en ideeën te genereren, wordt u goed gediend door deze ontmoetingssoorten uit uw routine te elimineren. Bij minstens vijf vergaderingen zal uw team danken voor het elimineren of repareren van

1.8: 00 a. m. Maandag Morning Staff Meetings.

Het probleem bij deze ontmoeting is dat niemand er ooit voor klaar is. Immers, het is 8:00 a. m. Op maandagmorgen is er nog niks gebeurd en wat er vorige week gebeurde is meestal de oude geschiedenis. Het tweede probleem bij deze ontmoeting is dat iedereen voor de voorbereiding moet werken, ze moeten zondagavond werken, wat wel fijn is, maar waarborgt u een aantal serieuze stemmen voor "jerk van het jaar" van werknemers en de familieleden van werknemers.

De oplossing:

als je maandag een teamvergadering wilt doen, duw het later tot 's ochtends of vroeg in de middag. Beter nog, duw het tot dinsdagochtend.

2. Round-the-Table Status Meetings.

U kent deze vergadering. Het is de plek waar mensen rond de kamer bewegen met hun nieuwste updates, saga's, fantasieën en dromen. Zit op de verkeerde plaats en eindigt u als de 22

nd ^{persoon om een ​​update aan te bieden aan een groep waarvan de blaas overbelast is en de hersenen gevoelloos zijn van de politiek georiënteerde updates die voortkomen uit de mond van collega's in verre- weg functies.} De oplossing:

ontmoet als je moet, maar stel enkele regels op de updates. Vraag mensen om zich te concentreren op belangrijk nieuws dat iedereen beïnvloedt of om uitdagingen te identificeren die hulp nodig hebben uit verschillende functies. Doe alles om de pijnlijke mars van gratis en statusbeheersingsstatus updates te beperken die ongedisciplineerde round-the-table vergaderingen genereren. 3. Terugkerende ontmoetingen die hun doel hebben verloren.

Elke terugkerende ontmoeting waar niemand kan onthouden waarom deze ontmoeting nog steeds plaatsvindt is een kandidaat voor onmiddellijke eliminatie. De wetten van fysica overbrengen naar vergaderingen en een vergadering op het schema lijkt meestal op het schema te blijven, lang nadat het zijn nut op de werkplek heeft opgebruikt. Een nieuwe manager heeft de recurrente lijst van vergaderingen beoordeeld op het schema van zijn team en twee van hen geannuleerd omdat hij geen reden kon ontdekken waarom deze vergaderingen zouden bestaan. Hij kreeg meer dan een paar bedankt notities en een paar reacties van mensen die zich afvragen hoe hij deze ontmoeting slaagde dat ze het afgelopen jaar hadden geprobeerd te vermoorden.

De oplossing:

Bekijk alle recente vergaderingen waaraan je je team onderwerpt of dat je deelneemt aan en elimineer ze uit je leven en het leven van je teamleden. Als u de gastheer van de vergadering bent, informeer de gastheer van uw intentie en van uw perspectief op het nut van de vergadering. Als u de gastheer / sponsor bent, doe de leden van de poll en geef ze een stem en een stem. Een beetje draconische snijden van terugkerende vergaderingen opent waardevolle tijd voor andere belangrijker activiteiten. 4. G

roep Word-Smith Meetings . Dit is een ontmoeting waarbij je een groep mensen samenwerkt om iets te beantwoorden aan de formulering: een visie, een missie, een strategische verklaring, een scope statement in project management. De output van deze sessies is typisch een reeks onhandig geconstrueerde zinnen die compromissen van de kant van de persoon in rekening brengen.Niemand in de kamer komt akkoord met het eindproduct, maar iedereen knikt hun hoofd in instemming zodra de bewoordingen verder gaan dan belachelijk tot gewoon verschrikkelijk in een poging om de pijn weg te gaan.

De s

olution: verwerp nooit de ruwe formulering van iets aan een commissie. Neem zelf een stok aan het betreffende onderdeel, stoot het een paar collega's af, en als je iets aanpakt die voor je klaar is, vraag je om de input van een groep. Vraag vragen te verduidelijken, goede notities te nemen en vervolgens de verklaring (s) te verdwijnen en te herformuleren en, indien nodig, het proces te herhalen. 5. Template Strategy Meetings.

Ik eindig waar ik begon met de zeer gebroken strategiebijeenkomst die in de opening van dit artikel wordt beschreven. Er is geen magisch proces of sjabloon of zelfs eenvoudige reeks stappen die de strategische duidelijkheid helpen ontstaan. Het uitvoeren van een S. W. O. T. (sterke, zwakke punten, kansen en bedreigingen) analyse is niet altijd op het kritieke pad om te komen tot een nauwkeurige beoordeling van voorwaarden en kansen. En getallen en doelen en groei zijn geen strategieën. Pas op voor iedereen die suggereert dat ze een simpel proces hebben voor dit complexe onderwerp.

De oplossing:

Beleggen in een hooggekwalificeerde en ervaren strategie facilitator of adviseur die begrijpt hoe te begeleiden, soms leiden en soms volgen in het nastreven van het ontwikkelen van een handige, zinvolle strategie. De juiste professional zal de groep aansprakelijk houden om antwoorden op de juiste (moeilijke) vragen te vinden die op de weg naar strategische duidelijkheid moeten worden beantwoord. De Bottom Line:

Vergaderingen zijn onbetaalbare mogelijkheden om te verbinden, te communiceren, relaties op te bouwen en creatief probleemoplossing te stimuleren. Ze zijn ook kansen rijp voor overmatig gebruik en zelfs misbruik. Streef naar de manager die de macht en het belang van vergaderingen respecteert. Gebruik deze forums om de juiste redenen door ze te architectoniseren om te richten op belangrijke problemen, ideeën en ideeën op te zoeken, respecteren de tijd die iedereen in de sessies zet. Uw teamleden zullen uw positieve aanpak meer waarderen dan u ooit weet.