Video: How To Create A Successful Fundraising Event | 5 Tips 2024
De meeste locaties zijn gewend aan de druk die samenhangen met meerdere evenementen in een korte tijdsperiode. Immers, hun bedrijf hangt af van hun kwaliteitsservice, en elk evenement is een gelegenheid om hun vaardigheden aan te tonen aan evenementenplanners en deelnemers. De meest kritische tijd komt echter voor de show zelfs begint, wanneer de klant naar de banketkamer gaat om op te stellen. Het is op dit moment waar de toon voor de rest van de dag wordt ingesteld.
Dit is een les die ik snel als locatiecoördinator heb geleerd, en later heb ik mijn eigen setup checklist ontwikkeld om klanten tevreden te houden (en bezet) tijdens de stressvolle setup periode.
Klaar uw winkelwagens
Het eerste wat uw klant wil doen is om al hun evenementen uit hun voertuig uit te pakken. Dit kan een moeilijke taak zijn, vooral als de parkeersituatie moeilijk is om te navigeren. Stel je voor dat iemand met een lading zware dozen in je lokaal loopt. Wat is het eerste waar ze naar op zoek zijn? Het antwoord is natuurlijk een kar of iets anders dat hun lading zal verlichten en de lastige baan van lossen aanzienlijk makkelijker maken. Met karren beschikbaar, wanneer ze in de locatie lopen, is het een makkelijke manier om ze "opgelucht" te laten voelen door gewoon op te komen.
Bereid de registratietabellen op
Volgende op de lijst met dingen om te doen voor de meeste klanten wordt het registratie-setup opgezet. Dit betekent dat uw locatie beter de volledige registratiekomponenten heeft voordat ze aankomen.
Dat omvat alle tafels, stoelen, elektrische en plinten. Het organiseren van naamplaatjes en incheckmaterialen vergt veel tijd voor de evenementenplanners, en ze moeten niet op je wachten om deze eenvoudige dingen op hun plaats te krijgen, zodat ze kunnen beginnen.
Alle tafeltjes en linnengoed instellen.
Het instellen van alle tafels en stoelen in de gebeurtenisruimte kan natuurlijk enige tijd duren.
Hopelijk, als u van een eerdere gebeurtenis afkomt, heeft u van tevoren de klant verteld wanneer u verwacht dat alle kamercomponenten worden ingesteld. Als je cliënt in een kamer loopt met tientallen werknemers die zich scrambelen om tafels en stoelen te stapelen, zullen ze waarschijnlijk paniek raken. Ideaal gezien heeft uw operations team alles met tafellinnen op hun plaats zodat de planners kunnen beginnen met het plaatsen van middelpunten, veiling items, enz.
Ontvang alle signages vroegtijdig
Gewoon omdat de hoofdplanner weet hoe het gebouw wordt gezocht betekent niet dat haar ondersteunende bemanning doet. U kunt iedereen veel onnodige moeite redden door de signage in uw gebouw bij te werken zodra de setup periode op het punt is om te beginnen. Houd er rekening mee dat verkopers als bloemisten en DJ's ook moeten weten waarheen te gaan. Dit zijn alle dingen die je moet beoordelen voor de afspraak, maar ze zijn ook nodig om op de grote dag te kijken.
Beoordeel BEO's en Facturen
Nogmaals, waarschijnlijk hebben u deze documenten meerdere malen verstuurd gedurende de dagen die tot aan het evenement leiden, maar het doet nooit pijn om het een keer opnieuw te beoordelen. Hoewel de installatie tijd hectisch is, moet u 15 minuten uitsnijden om samen deze documenten te bekijken. Locatie coördinatoren moeten een pakket klaar hebben voor hun cliënt die de BEO, kamerdiagram en toekomstige factuur omvat.
Zeer weinig ervaren planners zullen de kans krijgen om deze kritieke kranten te beoordelen.
Introducties
Zorg ervoor dat de belangrijkste leden van uw team naar uw cliënt komen voor een formele inleiding. Deze lijst bevat de catering manager, banket kapitein, bedrijfsleider en audio / visuele coördinator. Denk namens uw cliënt bij het introduceren van het team - zijn er details die van meet af aan met uw managementteam worden besproken? Het starten van een kort gesprek is een effectieve manier om te markeren wie verantwoordelijk is voor elk gebied.
Deze korte checklist van gebeurtenis setup items zal een lange weg naar houden uw klant blij bij aankomst. Als primaire vertegenwoordiger voor uw locatie is het altijd de beste om de klanten uw mobiele telefoonnummer te geven als er iets misgaat terwijl u in uw kantoor werkt.
Onthoud dat ze gefrustreerd kunnen worden als ze iets nodig hebben, maar ze zullen nog meer gefrustreerd zijn als ze niemand kunnen vinden om hen te helpen!
De ideale locatie voor het evenement vinden
Het selecteren van de beste locatie kan cruciaal zijn voor het succes van uw evenement. De volgende 8-stappen routekaart helpt u door het proces van locatie planning te begeleiden.
Bewerken Short Checklist Checklist
Als je een fictie schrijver bent, of je nu een roman of een scherm speelt , u moet weten hoe u uw werk voor grammatica, spelling en meer kunt bewerken.
Wat betekent locatie op locatie Locatie?
Locatie is alles in onroerend goed, maar wat betekent dit? "Locatie, locatie, locatie" is de mantra die het vaakst wordt herhaald door Realtors, maar waarom?