Evenementregistratiegids: Oplossingen voor succes

Vooruitgang in technologie heeft in het bijzonder een significante impact gehad op event planning en event registration. Lang geleden zijn de dagen van papieruitnodigingen die in een envelop met een postzegel komen. Online registratie wordt steeds vaker voor elk type evenement, van zakelijke seminars en jaarlijkse conferenties naar mijlpaal verjaardagen en bedrijfsfeest functies. Hoewel dit online proces simpel lijkt kan het nog steeds werken.

Gelukkig voor evenementenplanners, zijn er tal van gereedschappen beschikbaar om te helpen bij de registratie van evenementen. Keuzes omvatten eenvoudige platforms die de basis van gebeurtenisregistratie aanpakken en degenen die meer geavanceerd zijn, multifunctionele toepassingen aanbieden. Sommige gebeurtenis registratie programma's verwerken gebeurtenis betalingen. Sommige geven ook automatische terugbetalingen als een registratie wordt geannuleerd. Andere pakketten creëren geregistreerde naam tags. Event registratie tools kunnen ook integreren met een website van een conferentie of bedrijf, alsmede verbinding maken met hun social media platforms.

Helaas, met zoveel mogelijk opties, kan het proces van het selecteren van het evenement registratie tool voor uw bedrijf overweldigend zijn. Hier volgt een gids om de gebeurtenisregistratie tools te selecteren die het beste voor uw evenementenplanning bezorgen.

Event Registration Software selecteren: Waar te beginnen?

Bij het selecteren van gebeurtenis registratie tools, het is het beste om te beginnen met het bepalen van uw behoeften en wensen.

Denk aan uw registratieprioriteiten en uw evenementenplanning. Stel jezelf deze vragen voor:

• Zijn uw behoeften simpel en hoeft alleen de verwerking van de registraties en betalingen te worden verwerkt?
• Gebruikt u meerdere sessies binnen het hoofdgebeurtenis dat extra registraties vereist?
• Heb je hotelboekingen of reisovereenkomsten nodig?
• Ondersteunt u een conferentie website?
• Zal u naamlabels verstrekken, audiovisuele vereisten coördineren of speciale uitzettingsessies halen?
• Behandelt u meer dan één evenement?
• Is uw evenement een jaarlijks evenement of een eenmalig evenement?

Met de antwoorden op deze vragen kunt u de software voor het registratie van evenementen vinden die het beste bij u passen.

Event Registration Tools

Met zoveel keuzes in event registration software, is het makkelijk om vast te leggen in flashy features en de nieuwste tools, ongeacht of ze voor uw evenement werken of zelfs helemaal gebruikt worden. Laat je niet lokken door de nieuwste en de beste. In plaats daarvan, maak een lijst van die functies die u momenteel in uw registratieproces gebruikt, en voeg die toe die u wilt gebruiken om het proces te stroomlijnen. Enkele functies die beschikbaar zijn, zijn onder meer: ​​

• Event Online Registration
• Registratie bij het registreren van de site
• Registratie van deelnemers aan groep
• Zelfcontrole van deelnemers
• Event Payment Processing
• Beheer en rapportages van deelnemers > Aanwezige badgecreatie en management
• Registratie voor individuele sessies
• Formulierontwikkeling
• Kamerbeheer
• Marketingmanagement
• Social Media
• Onderzoeksresultaten en gebeurtenissen
• Niet alle gebeurtenisregistratie tools zijn Duur

Veel evenementen registratie tools bieden standaard functies tegen een redelijke prijs, die goed geschikt zijn voor het beheer van eenvoudige evenementen.

Deze programma's bevatten basisregistratieformulieren die kunnen worden gekoppeld aan uw website. Zij kunnen registratiegegevens verzamelen, inclusief creditcardgegevens, om de creditcardbetalingen te registreren en te verwerken. Daarnaast kunnen deelnemers registratie lijsten worden samengesteld of geëxporteerd. Afhankelijk van het type gebeurtenissen dat u van plan bent en de frequentie van de gebeurtenissen, kunnen deze eenvoudige gereedschappen een goede pasvorm bieden door precies wat u nodig hebt zonder precies te voorzien van allerlei extra functies die u niet gebruiken.

Multi-Faceted Event Registratie Tools Extra mogelijkheden aanbieden

Als je event planning werk je grote conferenties plannen, kunnen gebeurtenis registratie tools die extra functionaliteit bieden dan de basisprincipes, misschien net wat je nodig hebt. Oplossingen omvatten die die gebeurtenisregistratie verwerken en die functie combineren met de mogelijkheid om diverse details van een groter en complexer evenement bij te houden en te melden.

Als deelnemers van het evenement zich registreren voor de conferentie en zich inschrijven voor specifieke workshops binnen een bepaalde sessie, zijn er tools om deze functie in staat te stellen.

Sommige software maakt het mogelijk om meerdere deelnemers van één organisatie met één bron van betaling te verwerken, en bieden verschillende prijsstructuren op basis van groepsverlagingen of vroegtijdige registratiekosten. Als u aangepaste rapporten nodig heeft, zoek dan een eventregistratiepakket dat automatisch rapporten genereren door aanwezigheidslijsten op te stellen op basis van individuele workshops of andere parameters die u selecteert. Conferenties roepen gewoonlijk op gedrukte nametags, dus zet deze op uw lijst "must have" zodat deze automatisch kunnen worden gemaakt als onderdeel van het registratieproces voor het evenement en zoek naar aanpassing om na te gaan of de deelnemer is geregistreerd voor de hele conferentie, een deel van de week of alleen een specifieke dag.

Gereedschappen voor het integreren van registratie

Voor deze evenementenplanners die talrijke gebeurtenissen voeren, kunnen de registratiegegevens in uw bestaande database integreren, een kritieke functie voor uw organisatie zijn. Overweeg de huidige methoden om registranten in uw database toe te voegen en verbeterpunten te identificeren. Het is belangrijk om op verschillende manieren te denken, deze informatie kan worden geïntegreerd met bestaande informatie, zoals personen die zich hebben vrijwillig of doneren. De meeste gebeurtenisregistratie applicaties bieden de mogelijkheid om gegevens handmatig uit te voeren. Deze methode is echter tijdrovend omdat het handmatig de informatie opnieuw in uw database hoeft te importeren. Verken pakketten die niet alleen voldoen aan uw evenementenregistratie eisen, maar ook ondersteunen van uw constituerende managementbehoeften.

Neem een ​​test drive voordat u kiest.

Nadat u uw keuze van de registratie software voor gebeurtenissen hebt verkleind, kunt u bepalen of ze een gratis proefperiode bieden. Dat geeft u de mogelijkheid om niet alleen de functies uit te testen, maar om te kijken of het de functionaliteit heeft die u nodig heeft en als het goed past bij uw evenement. Het is ook een gelegenheid om hun niveau van klantenservice te ervaren bij het beantwoorden van uw vragen of het oplossen van een probleem dat u heeft.